Millainen on nopeasti oppiva organisaatio?

Meidän organisaatiomme on kova myymään. Meillä ei osata markkinoida. Kyllä me tuotekehitys osataan.

Mitä sillä oikeastaan tarkoitetaan, että organisaatio osaa tai ei osaa jotain? Osaaminen on lähtöperäisesti ihmisiä kuvaava ominaisuus. Vaikka organisaatiot koostuvatkin ihmisistä, ei organisaatiota voi suoraa rinnastaa yksittäiseen henkilöön, jolla voidaan helpommin ajatella olevan osaamista jostain aiheesta.

Organisaatioilla kuitenkin on osaamista sekä kyky oppia – organisaation osaaminen sijaitsee henkilöstössä, järjestelmissä sekä dokumentaatiossa. Osaaminen siirtyy yksittäisiltä henkilöiltä organisaatiolle silloin, kun osaaminen tai tieto dokumentoidaan tai tuodaan muulla tavalla koko organisaation hyödynnettäväksi.

Tässä kirjoituksessa avaan lyhyesti sitä, mitä organisaatioiden osaaminen tarkoittaa, miten organisaation oppimiskykyä voidaan kehittää sekä miten nämä asiat liittyvät laadunhallintaan ja kokonaisarkkitehtuuriin.

Mitä organisaation osaaminen on?

Organisaation osaamisen voidaan ajatella koostuvan sen kyvykkyyksistä. JHS 179 -suositus määrittää kyvykkyyden seuraavasti:

Organisaatioiden, niin yritysten kuin julkisten organisaatioidenkin, kyvykkyyksien toteuttamiseen tarvitaan yleensä yhdistelmiä seuraavista kolmesta osakokonaisuudesta:

• • toimintamallit ja prosessit,
  • henkilöstö ja osaaminen sekä
  • tiedot ja järjestelmät.

Nämä nähdään erityisesti yrityksissä kilpailutekijöinä ja kriittisinä menestystekijöinä.

Organisaation myynnin kyvykkyyden voidaan siis ajatella koostuvan organisaation myyntiprosesseista, myyntihenkilöstöstä ja heidän osaamisestaan sekä prosesseja tukevista järjestelmistä sekä niiden sisältämistä tiedoista. Näiden edellä mainittujen tekijöiden taso määrittää organisaation myynnin osaamisen.

Organisaation osaamisesta osa sijaitsee henkilöstössä, mutta sitä on myös henkilöstön ulkopuolella, esimerkiksi järjestelmissä ja dokumentaatiossa. Tässä korostuu merkittävä ero organisaation ja henkilöiden osaamisen välillä. Osaaminen siirtyy yksittäisiltä henkilöiltä organisaatiolle silloin, kun se dokumentoidaan tai tuodaan muulla tavalla koko organisaation hyödynnettäväksi.

Hiljaisella tiedolla tarkoitetaan nimenomaan sellaista tietoa, joka on vain henkilöillä, mutta jota ei ole siirretty organisaation yleiseen tietoisuuteen.

Miten organisaation kykyä oppia voidaan kehittää?

Aikaisemman kyvykkyyden määritelmän mukaisesti organisaation osaamista voidaan jollain tietyllä alueella kehittää kolmella tavalla:

1️⃣ parantamalla toimintamalleja ja prosesseja,
2️⃣ kehittämällä henkilöstön osaamista tai
3️⃣ kehittämällä järjestelmiä tai niiden sisältämää tietoa.

Tämä kertoo myös siitä, miten organisaation oppimista voidaan kehittää: luomalla menetelmiä, jotka systematisoivat tai edesauttavat prosessien, osaamisen tai järjestelmien kehittämistä ja muuntavat hiljaista tietoa organisaation tiedoksi.

Organisaation kyky oppia on siis yksi kyvykkyys muiden joukossa ja sitä voidaan kehittää aivan samoilla keinoilla. Muutamia esimerkkejä organisaation oppimisen toimintamalleista voisi olla:

✅ Osaamisen kehittämisen prosessi,
✅ parhaiden käytäntöjen pankki,
✅ Benchmark-päivät,
✅ prosessidokumentaation katselmointi
✅ ja järjestelmäauditointi.

Keinoja on tietenkin paljon enemmän ja yllä oleva lista on vain yksi esimerkki.

Laadunhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri osana oppimista

Laadunhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin käsitteiden alle niputetaan yleensä suuri joukko erilaista dokumentointia, joka sisältää tyypillisesti myös kuvauksia organisaation prosesseista ja toimintatavoista.

Nämä dokumentaatiot sisältävät myös ne toimintatavat, jotka edistävät organisaation oppimiskyvyn kehittämistä.

Voidaan siis sanoa, että laadunhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri antavat organisaatioille rakenteen ja välineet hallinnoida ja kehittää organisaatiotaan oppivaan suuntaan.

Me Arterilla olemme kehittäneet ARC- ja IMS-ohjelmistot myös tätä tarkoitusta varten: organisaation laadunhallinnan (IMS) ja kokonaisarkkitehtuurin (ARC) kotipesiksi.

Ohjelmistot auttavat asiakkaitamme tunnistamaan ja dokumentoimaan omia kyvykkyyksiään, kuten organisaation kykyä oppia. Pilvipalveluna toimivat ohjelmistot myös helpottavat hiljaisen tiedon muuntamista organisaation tiedoksi, sillä dokumentoinnin jälkeen tiedon jakaminen on helppoa.

Suosittelemme:

👉 Mistä muutoskyvykkyydessä ja muutosvalmiudessa on kyse? | blogi
👉 Kyvykkyydet kokonaisarkkitehtuurityössä | blogi
👉 Jatkuvan parantamisen kulttuurin rakentaminen – Toyota Kata -oppeja | ladattava artikkeli

Tämän blogitekstin on kirjoittanut Markus Meurman.