Blogi

Toimintajärjestelmän 6 hyötyä johdon näkökulmasta

Julkaistu 18.09.2024 kirjoittaja Arter

Toimintajärjestelmä on yrityksen johtamiselle merkittävä työkalu, se auttaa rakentamaan tehokasta, hyvin johdettua ja kehityskykyistä organisaatiota. Toimintajärjestelmä mahdollistaa paremman näkyvyyden yrityksen toimintaan, helpottaa päätöksentekoa ja antaa yritykselle systemaattisen tavan kehittää kilpailuetuaan markkinoilla.

1. Toiminnan läpinäkyvyys

Toimintajärjestelmän tavoitteena on tarjota selkeä kuvaus yrityksen toiminnasta. Se kertoo mitä yrityksessä tehdään, mitkä ovat sen toimintaperiaatteet ja miten toimintaa mitataan ja kehitetään.

Toimintajärjestelmään kuvatun tiedon avulla henkilöstön on mahdollista ymmärtää oman roolinsa merkitys osana isompaa kokonaisuutta, esimerkiksi toimintaympäristön vaatimuksiin vastaamisessa, asiakaskokemuksen kehittämisessä tai yrityksen strategian toteuttamisessa.
Toimintajärjestelmä mahdollistaa nopeamman reagoinnin ja suunnanmuutokset nopeasti ja hallitusti, sillä toiminnan kuvaamisen ja dokumentoinnin avulla muutoksien tekeminen helpottuu ja nopeutuu, koska tällöin yrityksessä voidaan keskittyä toiminnan kehittämiseen sen sijaan, että yhteinen ymmärrys liiketoiminnan ydinprosesseista puuttuu.
Toimintajärjestelmään tuodaan kaikki työtä ohjava tieto eli ohjeistukset ja toiminnan kuvaukset kuten prosessikuvaukset, toiminnan mittaaminen ja erilaiset raportointikäytännöt kuten poikkeama- tai läheltäpitiraportointi ja reklamaatioiden käsittely.
Lisäksi tiedon keskittäminen yhteen paikkaan vapauttaa aikaa liiketoiminnan jatkuvalle kehittämiselle. Toiminnan kuvaaminen helpottaa myös muutoksien suunnittelussa ja toteutuksessa.

2. Tiedon helppo saatavuus ja ajantasaisuus

Johtamisessa on tärkeää, että ajantasainen tieto on helposti saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.

Hyvin ylläpidetty toimintajärjestelmä jouhevoittaa arkea ja vapauttaa sekä johdon että henkilöstön aikaa ydintekemiseen – strategisten ja operatiivisten päätösten tekemiseen.

3. Systemaattinen riskienhallinta ja jatkuvuussuunnittelu

Riskien tunnistaminen ja niihin varautuminen kuuluu yleensä johdon työpöydälle. Toimintaympäristön ja liiketoiminnan riskienhallinta on tehokkaampaa, kun yritys on määritellyt ja dokumentoinut selkeät toimintatavat riskienhallintaan, jatkuvuussuunnitteluun ja kriisitilanteiden hallintaan.

Toimintajärjestelmä parantaa organisaation toimintakykyä, mikä voi antaa ratkaisevaa kilpailuetua erityisesti muutosten aikana.

Johdon näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että yritys on valmiimpi kohtaamaan haasteita ja pystyy reagoimaan niihin ripeämmin kuin kilpailijat.

4. Aineettoman pääoman dokumentointi

Jatkuvuuden kannalta on hyvä pitää mielessä myös yrityksen aineeton pääoma. Aineeton pääoma on yrityksen tärkeä voimavara, ja sen dokumentointi on valitettavan usein laiminlyöty.

Aineeton pääoma tarkoittaa yrityksen ei-fyysisiä resursseja, joita ei voi nähdä tai koskettaa, mutta jotka ovat välttämättömiä liiketoiminnan menestykselle. Se koostuu kolmesta pääosa-alueesta:

1. Inhimillinen pääoma: Yrityksen henkilöstön osaaminen, taidot ja kyky ratkaista ongelmia.
2. Rakenteellinen pääoma: Prosessit, järjestelmät, teknologiat ja toimintatavat, jotka tukevat yrityksen toimintaa ja varmistavat jatkuvuuden.
3. Suhdepääoma: Asiakassuhteet, kumppanuudet, brändiarvo ja maine, jotka muodostavat yrityksen ulkoisen verkoston.

Mikäli aineettoman pääoman dokumentointi puuttuu, tieto saattaa jäädä yksittäisten työntekijöiden tai osastojen tietopääomaksi, jolloin yrityksen kyky hyödyntää sitä tehokkaasti voi kärsiä.

Jos yrityksen avainhenkilöt poistuvat tai prosessit eivät ole systemaattisesti dokumentoituja, tietoa katoaa ja liiketoiminnan jatkuvuus vaarantuu.

5. Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen

Toimintajärjestelmä auttaa varmistamaan, että yritys toimii vaatimustenmukaisesti, olipa kyseessä sitten ulkoiset standardit tai sisäiset vaatimukset.

Toimintajärjestelmään dokumentoidun tiedon avulla yritys voi todentaa tietynlaisen toimintansa esimerkiksi ulkopuoliselle auditoijalle ja henkilöstö pystyy helposti varmistamaan, miten jokin asia tuli hoitaa kun kaikki työtäohjaava tieto on viety yrityksen toimintajärjestelmään.
Lisäksi yrityksen on helpompi mukautua uusiin vaatimuksiin esimerkiksi vastuullisuuden osalta, kun se on dokumentoinut toimintansa toimintajärjestelmään.

6. Toimintajärjestelmä auttaa kilpailukyvyn kehittämisessä

Toimintajärjestelmä ei ole vain hallinnollinen työkalu – se on strateginen ratkaisu, joka auttaa yrityksen johtoa varmistamaan liiketoiminnan jatkuvuuden, tehokkuuden ja kehityskyvyn.

Hyvin rakennettu ja ylläpidetty järjestelmä tuo joustavuutta, nopeuttaa päätöksentekoa, vähentää riskejä ja mahdollistaa johdolle paremman näkyvyyden siihen, miten yritys toimii ja kehittyy.

Toimintajärjestelmän hyödyntämisessä, rakentamisessa ja ylläpidossa johdon sitoutuminen on kriittisessä roolissa

Toimintajärjestelmän ylläpito ja kehittäminen edellyttää johdon jatkuvaa sitoutumista. Ilman johdon tukea järjestelmästä tulee helposti irrallinen osa organisaatiota, eikä se tue toiminnan todellista kehitystä.

Johdon rooli on varmistaa, että järjestelmä ei jää staattiseksi dokumentiksi, vaan sitä käytetään aktiivisesti arjen toiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen.
Tämä edellyttää säännöllistä mittaamista, suunnittelua, auditointeja ja koulutusta, jotta varmistetaan, että toiminta on linjassa asetettujen tavoitteiden kanssa.