Blogi
Mitä prosessijohtaminen on?
- Prosessijohtamisella tarkoitetaan toiminnan kuvaamista, kehittämistä ja johtamista prosessiajattelun mukaisesti.
- Sillä tavoitellaan ensisijaisesti parempaa ymmärrystä organisaation toiminnasta sekä toiminnan standardoinnin kautta saavutettavia tehokkuushyötyjä.
- Nykypäivänä prosessijohtamista sovelletaan kaikilla toimialoilla, niin suurissa kuin pienissä organisaatioissa, sekä julkisella että yksityisellä sektorilla.
Prosessiajattelun ja -johtamisen hyödyt
- Prosessiajattelussa työtehtäville syntyy looginen suoritusjärjestys, josta pyritään karsimaan lisäarvoa tuottamattomia vaiheita, jolloin asiakkaille pystytään tuottamaan entistä parempaa palvelua.
- Prosessiajattelu tuottaa edellytykset henkilöstölle ymmärtää organisaation liiketoiminnan kokonaisuutta: Prosessien avulla kuvaat organisaation tärkeimmät toiminnot.
- Prosessit kannustavat jatkuvaan kehittymiseen ja uuden luomiseen.
- Hyvin kuvattujen prosessien avulla työt sujuvat laadukkaammin, virheiden syyt ja kehityskohteiden tunnistaminen helpottuu.
- Lisäksi prosessikuvaukset toimivat hyvänä perehdytysvälineenä ja dokumentaationa, josta voi tarkistaa miten tietty asia tehtiinkään.
Prosessijohtamisen historia
Prosessijohtamisen juuret ovat Taylorismissa, eli tieteellisessä liikkeenjohdossa. Tällöin syntyi ajatus siitä, että yksittäinen työliike on pienin mahdollinen organisaation osa. Näitä yksittäisiä osia standardoimalla ja kehittämällä pystyttiin kehittämään koko organisaation toimintaa.
Prosessiksi miellettiin joukoksi työliikkeitä, joilla syöte muutettiin tuotokseksi. Työliike sopi hyvin teollisen ajan toiminnan kehittämisen veturiksi, sillä työ oli luonteeltaan pääosin suorittavaa ja sisälsi jatkuvia toistoja. Prosessiajattelu on kuitenkin kehittynyt laajasti vuosien kuluessa, sisältäen nykyään huomattavasti kattavammin asioita pelkän työliikkeen lisäksi.
Tähän kehityskulkuun ovat vaikuttaneet erityisesti Michael E. Porter vuonna 1985 lanseeraamallaan arvoketjun käsitteellä, sekä useat laatuajattelun vaikuttajat, kuten William Edwards Deming. Voidaan jopa sanoa, että työliike loistaa poissaolollaan valtaosassa moderneja prosessikuvauksia. Sen sijaan prosessikuvaukset keskittyvät nykyään muihin asioihin, kuten tietovirtoihin ja työketjuihin. Ajatus ihmisestä pelkkänä koneen osana on hävinnyt.
Prosessijohtaminen on yksi johtamisen työkaluista ja keino hyödyntää prosesseja laadunhallinnassa
Prosessijohtaminen voi olla organisaation yksi johtamisen työkaluista muiden työkalujen ohessa:
- Prosessijohtamisen toimintamalli auttaa liiketoiminnan kehitystyötä kustannustehokkuuden näkökulmasta lyhyelläkin aikavälillä.
- Se luo myös mahdollisuuden tavoitella erottautumista muista toimijoista organisaation kilpailukyvyllä pidemmällä aikavälillä.
- Prosessijohtamisessa organisaation strategia, organisaatiorakenne, oppiminen, arvon maksimointi, suorituskyvyn johtaminen sekä työyhteisön kulttuuri ovat asioita, joilla pystytään tukemaan prosessijohtamista sekä suorituskykyä.
- Prosessijohtaminen on yksi keino hyödyntää prosesseja laadunhallinnassa.
Onnistu prosessiomistajuuden määrittämisessä
Yksi kompastuskivi prosessiojohtamisessa on prosessiomistajuuden määritelmä:
- Kuka hän on, mitä hän tekee ja mitkä ovat hänen valtuutensa.
- Mistä hän voi päättää, miten paljon aikaa rooli vaatii, mitä taitoja hänellä pitää olla, millaiset valtuudet hänellä on toimia yli organisaatio rajojen jne.
Prosessin omistajan rooli voi myös vaihdella, mikäli organisaation tuotteiden ja palveluiden kirjo vaihtelee täsmätuotteista hyvin ei-rutiinimaisiin palveluihin, joissa jokainen asiakascase pitää suunnitella erikseen. Prosessin omistajan roolia ei silloin voi määritellä yhdenlaisena, vaan siihen kuuluu uusia piirteitä aina verkostomaisen toiminnan ja kumppanuuden hallintaan asti.
Prosessijohtamisessa yleensä prosessille on määritetty prosessinomistaja, jonka vastuulla on tietyn prosessin johtaminen. Prosessinomistajan rooliin voi kuulua:
- prosessin ylläpito- ja kehitystyö,
- prosessille asetetun mittariston seuraaminen,
- tiedonkerääminen prosessin kehitystyön tueksi,
- kehitystoimenpiteiden valikoiminen, suunnittelu ja toteutus,
- päällekkäisyyksien välttäminen kokonaisuuteen liittyvien prosesseihin nähden,
- epäjatkuvuuskohtien välttäminen
- sekä osaoptimoinnin välttäminen.
Näin pääset alkuun prosessijohtamisessa – prosessijohtamisen checklist
Alta löydät kuuden kohdan listan, jonka avulla pääset alkuun prosessijohtamisessa.
1️⃣ Prosessien tunnistaminen: Organisaation prosessit on nimetty ja niiden määrä voidaan laskea.
2️⃣ Prosessien kuvaaminen: Jokaisen tunnistetun prosessin kulusta on olemassa visuaalinen dokumentaatio, vuokaavio tai joku muu kuvaustapa.
3️⃣ Prosessien omistajien nimeäminen: Jokaisella prosessilla on yksiselitteinen omistaja ja omistajan tehtävät, vastuut ja valtuudet on määritelty.
4️⃣ Prosessien jatkuva parantaminen: Prosessien kehittämisen ja katselmoinnin menetelmät on määritetty ja dokumentoitu omana prosessinaan tai jollain muulla tavalla.
5️⃣ Prosessien tehokkuuden mittaaminen: Prosesseille on oleellisilta osin asetettu niiden suorituskykyä kuvaavia mittareita.
6️⃣ Prosessien rajapintojen selkeyttäminen: Prosessien rajapinnat on tunnistettu ja määritelty selkeästi.
Kiinnostaako prosessiajattelu ja sen kehittäminen? Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:
👉 Kuinka nostaa prosessityö seuraavalle tasolle?| blogi
👉 Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla| blogi
👉 Onnistunut prosessityö – näin saavutat tuloksia | blogi
