Miten toteuttaa laatukulttuurin tai johdon auditointi?

Auditoinneissa pitäisi uskaltaa paneutua toiminnan lisäksi organisaation johtajuuden ja vallitsevan kulttuurin auditointiin. Sillä niissä piilee edellytys ihmisten mielekkäälle toiminnalle sekä omalle motivaatiotilalle antaa parhaansa asiakkaiden ja työnantajansa eteen.

Tässä tekstissä käydään läpi millaisia asioita on järkevää selvittää laatukulttuuria ja johtajuutta auditoitaessa. Alla olevat listaukset ovat esimerkkejä, näkökulmia ja raameja auditoinnin suunnittelijalle ja toteuttajalle. Ota vinkit talteen!

Kysymyksiä laatukulttuurin sisäiseen auditointiin

Kysy sisäisessä auditoinnissa, miten:

• Vastuullisuus on sisäänrakennettua?
• Systemaattinen oppiminen ja kokeilun kulttuuri toteutuu?
• Faktapohjaiselle päätöksenteolle luodaan edellytykset?
• Toteutuu diagnotisoiva ote asioihin: Mistä johtuu? Mihin puututtava?
• Henkilökuntaa osallistetaan?
• Avoin ja läpinäkyvä tiedonkulku ja kommunikointi toteutuu?
• Parantaminen kytkeytyy organisaation tavoitteisiin?
• Opit jaetaan toisille?
• Tutkitaanko useita vaihtoehtoja ennen parhaan ratkaisun toteuttamista?
• Prosesseilla on selkeät tuotokset?

Organisaation tuloksekkaan toiminnan merkittävä parantaminen edellyttää organisaation kulttuurin muuttamista, siksi suosittelen auditoimaan, millaiset edellytykset auditointikohteissanne on tavoitellulle toiminnalle. 

Voit selvittää sisäisen auditoinnin avulla seuraavia asioita:

• Jotta kulttuuria voi muuttaa, pitää ymmärtää, miten voidaan auttaa henkilöstön kaikkia jäseniä muuttamaan omaa käyttäytymistään.
• Käyttäytymisemme juontaa niihin arvoihin, joita itsekukin arvotamme tietoisesti tai tiedostamattamme eniten.
• Mielemme arvostukset viestivät uskomuksiamme ja ohjaavat käyttäytymistämme.
• Organisaatio koostuu erilaisista ihmisistä, joilla kaikilla on omat arvonsa ja sitä myötä erilaiset käyttäytymismallit.
• Organisaation toimintaperiaatteet / menestystekijät perustuvat tuloksiin vaikuttaviin syy-seuraussuhteisiin. Arvosta jokaista, johda nöyrin mielin, ajattele systeeminäkökulmasta, vahvista yhtenäistä toiminnan tarkoitusta ja luo lisäarvoa asiakkaille.
• Kun ihmiset ohjautuvat toimintaperiaatteiden mukaan, heidän huomionsa kiinnittyy itsestä toisiin.
• Miten työssä sovellettavia työkaluja ja menetelmiä hyödynnetään tulosten aikaansaannin apuna?
• Miten työkalujen ja menetelmien käyttö tukeutuu organisaation toimintaperiaatteisiin?
• Miten johto vaikuttaa omalla toiminnallaan siihen, että toimitaanko yhteisten toimintaperiaatteiden mukaisesti?
• Kuinka esihenkilötaso vaikuttaa konkreettisesti toimintaperiaatteiden toteutumiseen ja miten työntekijöitä virheettömyyteen, laadunvarmistamiseen, prosessimaiseen toimintaan ja tieteelliseen ajatteluun ohjataan.

Miten toteuttaa johdon auditointi?

Auditoi, miten johtoryhmäläiset toimivat – kysy heiltä ja heidän alaisiltaan, miten alla olevat asiat toteutuvat käytännössä:

• Miten ylimmän johdon edustajat ovat jalkautuneet kentälle?
• Johtajien ja esimiesten taito kysyä hyviä kysymyksiä ja kuunnella huolellisesti, mitä henkilöstöllä on sanottavaa.
• Mitkä ovat konkreettiset keinot tunnistaa tapoja, joilla toteutetaan ja löydetään ideoita henkilöstön arkisten ongelmien ratkaisemisemiseksi.
• Johdon tuki ja apu henkilöstön omien kehitysideoiden toteuttamisessa.
• Hyvästä työstä kiittäminen julkisesti ja kahden kesken.
• Tavoitteiden saavuttamista tukevasta käyttäytymisestä palkitseminen.
• Visuaalisten taulujen käyttö, joiden avulla henkilöstö näkee ollaanko edistymässä, taantumassa ja vahvistamassa erottautumista kilpailijoista. 

Auditoi, miten parantamiskulttuuria ylläpidetään. Tutki miten seuraavat asiat toteutuvat ja näkyvät käytännössä:

• Johdon näkyvä sitoutuminen ja oma esimerkki.
• Visio ja toimintajatus tukevat jatkuvaa parantamista.
• Resurssien saatavuudesta huolehditaan.
• Kommunikoinnissa ylläpidetään viestiä miten kukin hyötyy eteenpäin menosta.
• Aikaansaannoksia mitataan ja niistä viestitään.
• Johto seuraa aktiivisesti kehitystä ja kommunikoi avoimesti.
• Kannuste- ja palkitsemismenettelyt tukevat parantamista.

Mitä piirteitä kannattaa arvioida laatukulttuurissa ja johtajuudessa?

Laadukkaan johtamisen arviointipiirteitä ovat:

• Huomion antaminen ulkoisten ja sisäisten asiakkaiden tarpeille ja ko tarpeiden muutosten tunnistamiselle.
• Johto kasvattaa henkilöstön toimintavaltuuksia ja luottaa heidän toimintaansa parhaan tuotoksen aikaansaamisessa ja kykyyn ottaa vastuu.
• Johto edistää pitkän tähtäimen tavoitteiden pohjalta henkilöstön osaamista, taitoja, parantamistekniikoita, työympäristöä.
• Johto painottaa ennen kaikkea jatkuvaa parantamista pelkän ylläpidon sijaan. Aina on tilaa parantamiselle niin pienissä kuin suurissa asioissa.
• Johto painottaa ennaltaehkäisevää toimintaa tulipalojen sammuttamisen sijaan.
• Johto korostaa yhteistyön ja kommunikoinnin tärkeyttä niin prosessisuunnassa kuin muiden tiimien ja toimintojen välillä.
• Johto toimii itse myös valmentajana ja liikkuu kentällä kuulemassa missä mennään.
• Johto yhdessä henkilöstön kanssa yhdessä oppii tapahtuneista virheistä. Virheet ovat parannusmahdollisuuksia eivätkä syyllistämisen kohteita.
• Johto panostaa oman kommunikointinsa kehittämiseen.
• Johto liikkuu kentällä ja kommunikoi henkilöstön kanssa muun muassa laatuperiaatteista, jotka toimivat henkilöstön päätöksenteon ohjaajina.
• Toimittajat ja yhteistyökumppanit valitaan laatuvaatimusten, ei vain hintatietojen pohjalta. Toimittajia otetaan mukaan projekteihin ennakoivasti.
• Ylimmän johdon edustus on mukana jatkuvan parantamisen hankkeiden priorisoinnissa ja valinnassa.
• Johto rohkaisee ja antaa tunnustusta tiimeille ja yksilöille tukien ihmisten odotuksia työpanoksensa arvostamisesta.
• Visioida tulevaisuutta ja pystyä kommunikoimaan se muille.
• Toimia optimistisesti ja positiivisesti.
• Edistää yhteistyötä.
• Hallita ristiriitoja ja suhteita: rakentamalla luottamusta, tyynnyttämällä huolenaiheita, rakentamalla konsensusta, tasapainottamalla kilpailevien ja vastakkaisten tavoitteiden välillä, neuvottelemalla ja hakemalla konfliktien ratkaisuihin sopivia kompromisseja, luomalla ja huolehtimalla henkilökohtaisista ja ammatillisista suhdeverkostoista.
•  Kommunikoimalla: käyttämällä merkittävän osan työajasta projekteissa kommunikointiin, ohjaamalla odotuksia, ottamalla vastaan palautteita, antamalla itse rakentavaa palautetta, kyselemällä ja kuuntelemalla.
• Olla itse kunnioittamisen arvoinen, kohtelias, ystävällinen, rehellinen, luotettava, lojaali ja eettinen.
• Osoittamalla yhtenäisiä kannanottoja.
• Olemalla kulttuurimielessä herkkäaistinen, ongelman ratkaisija, päättäväinen.
• Olemalla itse elämänpituinen opiskelija, joka on tuloshakuinen ja toimeenryhtyvä.

Jatkuvan parantamisen ja laatukulttuurin arviointipiirteitä ovat:

• Aikaansaannomisien seuranta ja mittaaminen.
• Miten sujuvasti toimenpiteitä tehdään – sille on laadittu mittareita lean-periaatteiden mukaan (kysyntävauhti, kesken olevien tehtävien määrä, läpimenoaika, tehtävien valmistumisnopeus, virheellisyys).
• Lyhyen tähtäimen tavoitteet on kirkastettu ja ne ovat linjassa pitkän tähtäimen tavoitteiden kanssa.
• Henkilöstö saa kaiken tarvitsemansa tiedon toimintansa kehittämiseen (pääsy informaatiolähteisiin, oman osaamisensa kehittämiseen).
• Organisaatio arvostaa oppimista, kokemuksen ja tietämyksen laajentamista.
• Organisaatio kommunikoi ja jakaa tietoa niin positiivisista kuin negatiivisista asioista.
• Organisaatiossa edistetään keskustelua tiimien ja yksilöiden kesken yhteisen ymmärryksen lisäämiseksi ja parhaiden käytäntöjen levittämiseksi.
• Organisaatiossa tehdään tarvittaessa ketteriä muutoksia toimintatavoissa.
• Seurantatiedot, kokemukset, opitut seikat ym. otetaan huomioon päätöksenteossa tavoitteiden ja niitä tukevien toimenpiteiden ohjaamisessa.

Auditoi myös, mitä laatukulttuuria heikentäviä toimintatapoja kohteessa esiintyy:

• Johto ei määrittele selvää suuntaa, jota kohti mennään.
• Ylimmän johdon sitoutumista on vaikea tunnistaa.
• Organisaatiossa ei hahmoteta kilpailutilannetta ja omaa paikkaa markkinoilla.
• Osastot toimivat omien tavoitteidensa mukaisesti, yhteistoimintaa asiakkaan ja organisaation kokonaisedun kannalta ei ymmärretä.
• Henkilöstön ohjaus perustuu valvontaan, ei innostamiseen ja henkilöiden huomioon ottamiseen.
• Laatukäsite sekoitetaan tuotteen tai palvelun eri lupausluokkiin.
• Hyväksytään ikään kuin itsestään selvänä, että virheitä syntyy ja mittarointi ei toimi eri vaiheissa.
• Tulipalojen kanssa taistelu, reaktiivinen toiminta, ongelmien luonteen tunnistamattomuus ja puolipehmeiden ratkaisujen käyttö ongelmien torjunnassa.
• Tämä ei ole minun ongelmani -asenteita.
• Kysy millaisia kulttuuria ja omaa motivaatiotasi heikentäviä piirteitä auditoitavat tunnistavat.

Lähde: Evaluation Capacity Diagnostic Tool.” Informing Change, accessed November 5, 2014

Lue lisää aiheesta:

👉 Kuinka onnistua auditoinnin toteutuksessa? | blogi
👉 Sisäisen auditoinnin malliraporttipohja| ladattava materiaali
👉 Mista uutta kipinää ja boostia auditointeihin? | blogi