Miten hyödyntää IMS-ohjelmiston Raportit-osiota?

Organisaatioilla on usein tarve erilaisen tiedon ja palautteen keräämiseen sekä käsittelyyn. Tarve syntyy tyypillisesti oman toiminnan kehittämisestä, tai esimerkiksi ISO 9001:2015 standardin vaatimusten täyttämisestä.

IMS-ohjelmiston Raportit-osio on joustavasti käytettävissä oleva työkalu tiedon keräämiseen, käsittelyyn ja toiminnan kehittämiseen

Yleisempiä sovelluskohteita ovat mm.:

• havainnot ja poikkeamat
• aloitteet
• asiakaspalautteet
• auditointien raportit ja poikkeamat

Havaintoja ja poikkeamia voidaan kirjata ja käsitellä lähes mistä tahansa aiheesta, tarpeen ja mielikuvituksen mukaan. Esimerkiksi laatuun, ympäristöön, työterveys- ja turvallisuuteen sekä vastuullisuuteen liittyvät raportoinnit ovat hyvin yleisiä sovelluskohteita.

Näin luot raporttipohjan IMS-ohjelmistossa

Kun raportoitava aihe on selvillä, seuraavana vaiheena on raporttipohjan rakenteen laatiminen. Oleellista on miettiä: 

• mitä tietoa halutaan kerätä,
• kuka tietoa raportoi,
• ja millaisia käsittelyketjuja tarvitaan.

Raportit-osio ei rajoita käsittelyketjujen pituutta, toki käytettävyys arjessa on aina hyvä pitää mielessä.

Alla esimerkki Läheltä piti -raporttipohjan luomisesta IMS-ohjelmistossa. 

IMS-ohjelmiston Raportit- ja Mittarit-osio – joko hyödynnät niitä yhdessä?

Helppokäyttöisyyden lisäksi on hyvä pohtia mittarointia jo heti raporttia suunnitellessa. IMS-ohjelmistossahan Raportit- ja Mittarit -osiot toimivat erinomaisena työparina:

• Tietoja, joita raporteilla kerätään, voidaan käyttää alkeistietojen muodostamiseen mittareita varten.
• Tässä avainasemassa ovat pudotuslistat, joita IMS-pääkäyttäjä voi luoda erilaisiin tarkoituksiin.
• Pudotuslistojen arvot toimivat taas sisältönä mittareille.

Raporttipohjan vaiheistus, tietosisältö, käyttöoikeudet ja reititys on rakennettava niin, että koko annetun palautteen käsittelyketju huomioidaan. Raporttipohjalla käytettävät pudotuslistat sekä ohjaavat palautteen antajaa että muodostavat mitattavan tiedon.

Yllä mainittu saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta itsekin IMS-pääkäyttäjänä toimineena voin sanoa, että asia ei ole ollenkaan hankala.

Raportti-osio on IMS-ohjelmiston osioista oma suosikkini juuri sen monipuolisuuden takia, ja helposti luotavat mittarit ovat loistava lisä raporteille.

Käytännön esimerkki – aliraportit-toiminnon hyödyntäminen sisäisissä auditoinneissa

Auditointien raportointi toimii hyvänä esimerkkinä IMS-ohjelmistin Raportti-osion aliraportit-toiminnolle:

• Tällöin auditoinnista voidaan laatia erillinen yhteenvetoraportti, johon liitetään aliraportteina yksittäiset auditointihavainnot.
• Tämänlaisella rakenteella hyötynä on se, että yksittäisen havainnon aliraportti voi sisältää paljon yksityiskohtaisempaa tietoa ja havainnon analysointia, kun taas yhteenvetoraportista saadaan hyvä yleiskuva suoritetuista auditoinneista.

Ota IMS-ohjelmiston Raportit-osio itsenäisesti tai asiantuntijan avulla käyttöön

Raportit-osio on IMS-ohjelmistossa aina käytettävissä, vaikka ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä tämä osio olisikin rajattu pois käytöstä.

Mikäli siis tunnistat organisaatiossasi raportointitarpeita, nykyiset raportit kaipaavat päivitystä tai haluat muutoin jutella Raportit-osion käytöstä, ota yhteyttä ja rakennetaan teille toimivat raportointikäytännöt!