Viisi vinkkiä etätyöpäivien leanaamiseen

Kevät 2020 on vaatinut kaikilta sopeutumista. Asiantuntijatyössä poikkeuksellinen tilanne näkyy työpaikan normaalien rutiinien vaihtumisena etätöihin. Enää ei törmätä työkavereihin kahvihuoneessa tai pakerreta yhteistä linjaa toimiston neuvottelutiloissa.  Mutta kuten konttorilla, myös etätoimistolla voi omaa työtään tehostaa omaksumalla toimintatapoja leanin filosofiasta. Näitä vinkkejä meille antoi vuosien etätyön ja toiminnan leanauksen kokemuksella Jari Saali.

Ensimmäisenä Jari nostaa esiin yrityksen sisäiset tiimit ja niiden pelisäännöt. Ohjeena onkin:

Laadi tiimille päiväaikataulu ja pidä siitä kiinni

Tiimille kannattaa rauhoittaa ajat eri työtehtävien tekemiselle ja yhdessä toimimiselle.

Varataan oma aika, joka on rauhoitettu asiakaspuheluille ja oma aikansa yhteiselle palaveeramiselle ja toisaalta hetkiä kehitystyölle tai asiantuntijatyölle. Näin päivä ei pirstaloidu häiriöillä vaan tiimin pelisäännöt ja aikataulu ohjaavat tekemistä”, Jari Saali kertoo.

Etätyö antaa myös vapautta sovittaa työtehtäviä omaan rytmiin sopivaksi. Siispä:

Jaksota omaa työtä sinulle sopivalla tavalla

Aamuihmiselle parasta keskittymisaikaa saattaa olla aamukahvihetki ennen muun perheen heräämistä. Toiselle arjen luksusta on sängystä ylös kömpiminen tiimin yhteiseen palaveriin suoraan, jolloin iltapäivästä tai jopa illasta on parempaa aikaa tehdä ne kaikista haastavimmat ja keskittymistä vaativimmat työtehtävät.

On siis tärkeä tuntea itsensä. Mikä on minulle paras aika toimia? Tiimin yhteisiin aikatauluihin tämän voi sovittaa niin, että porukan yhteiset ajat sovitaan keskelle päivää.  Näin jokainen voi rakentaa henkilökohtaisen aikataulunsa tämän ympärille, niin että aikaa ja energiaa on saattaa asiat kerralla valmiiksi.

Myös omia työskentelytapoja ja työvälineiden käyttöä leanaamalla on mahdollista vähentää takaraivossa pyörivien asioiden määrää:

Laita sähköpostit ja pikaviestintäkanavat järjestykseen

Viestien luokittelu on Jari mukaan erityisen tärkeää etätöissä. Jos on viestejä, jotka vaativat reagoimista heti, pitää niihin vastatakin suoraan. Toiset viestit taas vaativat enemmän ajattelua, jolloin ne kannattaa siirtää ja palata niihin ajan kanssa, niin että ne saa kerralla käsiteltyä.

Kannattaakin ottaa hyöty irti sähköpostikansioista ja -tunnisteista ja ottaa vastaan ilmoituksia vaan tärkeimmiltä pikaviestintäkanavilta. Todella harva asia on oikeasti sellaisia, että niistä pitää olla kartalla jokaisella sekunnilla.

On tärkeää pyhittää hetkiä myös sellaiselle työskentelylle, joka vaatii keskittymistä.

Älä päivystä koko aikaa

Välillä voi laittaa äänettömälle puhelimet, sähköpostit ja muut kanavat, joita pitkin tulee ilmoituksia. Kalenterista kannattaakin varata aikaa erikseen työlle, joka sujuu paremmin keskeytyksettä. Myös tiimeissä, joiden tehtävänä on olla tavoitettavissa, kannattaa päivystysaikoja jaksottaa.

On hyvä pohtia, onko esimerkiksi tarpeellista, että teknisen tuen pyyntöihin on vastaamassa jatkuvasti useampi henkilö vai voisiko tätä tehdä vuoroissa. Näin osalle jää aikaa keskittyä saattamaan loppuun suurempia kokonaisuuksia.

Jari kannustaa leanausmielessä myös tietotyöläiset tekemään omasta työstään mahdollisimman yhdenmukaista usein toistuvien tehtävien kanssa. Ohjeena siis:

Standardisoi omat työtapasi

Jos joka asian tekee vähän eri tavalla; tallentamalla tiedoston eri paikkoihin ja käsittelemällä asian eri tavalla, luo se vaihtelua. Ja vaihtelu on aina sellaista, joka hidastaa. Mitä enemmän on aina samat perusprinsiipit ja teet aina samalla tavalla, sen tehokkaammaksi rutiini muodostuu. Näin ei aina tarvitse pohtia työtapaa vaan voi keskittyä siihen itse työhön”, Jari kertoo.

Monimutkaisista ja paljon erilaista tekemistä sisältävistäkin työtehtävistä saa rutiininomaisia, kun ne pilkkoo tarpeeksi pieniin osiin.

Miten tämä kaikki sitten liittyy toiminnan leanaamiseen?

Ihmisen mieli ei valitettavasti toimi itsestään leanisti, vaan se häiriytyy helposti keskeytyksistä. Siksi tekemistä pitää suunnitelmallisesti ohjata siihen suuntaan. Yhden asian valmiiksi saattaminen kerrallaan varmistaa sen, ettei keskeneräisiä töitä tule jatkuvasti lisää. Näin asiat eivät jää vellomaan ja odottamaan siihen palaamista ja tekemisen aloittamista jälleen kerran. Tämä on taas ajatus, joka tulee suoraan leanin filosofiasta.

Jatkuva aloittaminen muuttuu asioiden valmiiksi saamiseksi tehokkaammin ja stressittömämmin. Jarin vinkeissä on ideana toiminnan pätkiminen pienempiin hallittaviin kokonaisuuksiin, jotka saadaan myös valmiiksi. Tämä on leanistakin tuttua kerralla kuntoon ajattelua.

Leanin ei siis aina tarvitse olla valtava kehitysprojekti, jossa organisaation prosesseja tarkastellaan suurina kokonaisuuksina. Leania on myös jatkuva parantaminen, eli toiminnan kehittäminen pienissä paloissa jatkuvasti. Ja tätä toimintaa on myös etätyöskentely.

Lue lisää: 

• Harppaa kolmella askeleella kohti leaninpaa työskentelytapaa | blogi
• Tee työstäsi LEAN – miten saada aikaan enemmän tekemällä vähemmän | blogi
• Leanin avulla kirkkautta kaaokseen – visualisoimalla teet töitä fiksummin | blogi