Näin luot toimivan muutoksenhallinnan prosessin

Muutosta pitää johtaa. Muutoksesta tulee viestiä. Kaikkien olennaisten sidosryhmien tulee ymmärtää heidän näkökulmastansa muutoksen syyt ja vaikutukset. Muutos tulee sovittaa, ajoittaa, mitoittaa sekä palastella omaan toimintaympäristöön sopivaksi.

Muutosprosessin vaiheet ja muutoksenhallintamenetelmiä prosessin eri vaiheisiin

Muutoksen saavutukset pitää pystyä pitämään ja uudet toimintatavat tyypillisesti tarkoittavat myös jostain luopumista. Kuinka sitten luoda organisaation näköinen muutoksenhallintaprosessi? Katso myös pitämäni webinaari aiheesta alta.

Mikä on muutos? Miksi muutosta tapahtuu?

Muutoksen voi tiivistää muotoon: Siirrytään jostain tilasta toiseen, joko hallitusti tai hallitsemattomasti. Muutoksen kohteet ja laajuus/vaikuttavuus vaihtelevat, koska:

• Toimintaympäristö muuttuu.
• Sidosryhmien ja asiakkaiden vaatimukset, odotukset ja toiveet muuttuvat.
• Sisäiset kehitystarpeet sekä jatkuva parantaminen tuovat mukanaan muutoksia.

Jokainen muutos tulee arvioida ja siihen tulee sovittaa tilanteeseen sopivat käytännöt. Itse muutosprosessi, eli muutoksen läpikäymät vaiheet ovat kuitenkin tyypillisesti organisaatiossa samoja ja ne voidaan tunnistaa sekä kuvata.

>> Lataa muutoksenhallinnan avuksi maksuton muutosjohtamisen pikaopas.

Johdolla on merkittävä rooli muutoksenhallinnassa – näin muutosjohtaminen näkyy arjessa

Muutoksen onnistumisessa vastuu on johdolla. Varsinkin muutoshallinnan kautta johdolla on hyvä mahdollisuus osoittaa esimerkiksi ISO-standardien edellyttämää aktiivista osallistumista ja sitoutumista jatkuvaan parantamiseen.

Karkeasti jaan tässä yhteydessä johtamisen kahteen osaan eli ”arkijohtaminen” ja muutosjohtaminen. Eroja näiden välillä on muun muassa aikajänteessä sekä fokuksessa.

• ”Arkijohtamisen” aikajänne on suhteellisen lyhyt ja siinä keskitytään olemassa olevien toimintatapojen tehokkaaseen ja oikea-aikaiseen toistamiseen.
• Muutosjohtamisen aikajänne on pidempi ja siinä keskitytään uusien toimintatapojen luontiin ja kehittämiseen, sekä sen jälkeen niiden juurruttamiseen osaksi arkea.

Tehokkuus tulee olemassa olevien hyvien toimintatapojen hyödyntämisestä, sekä havainnoinneista ja oivalluksista siitä, mitä pitäisi muuttaa paremmaksi. Saamme siis arkijohtamisen tuloksena syötteitä muutosjohtamiselle.

Muutos taas kuluttaa organisaation voimavaroja (aikaa, rahaa, muita resursseja, uuden oppimista, kokeilemista jne.), joten muutos pitäisi toteuttaa mahdollisimman napakasti ja juurruttaa osaksi uutta arkea. Sitä kautta saamme tuloksia muutoksen vaikuttavuudesta ja toimivuudesta.

Muutoksenhallinnan keskeiset vaiheet

Onnistuneen muutoksen edellytykset luodaan jo alussa: keskeisenä elementtinä on viestintä. Kun organisaatio saa herätteen muutostarpeesta, on välittömästi aloitettava viestintä muutoksen kohderyhmiin. Näin luodaan kestävä pohja muutoshalulle sekä ymmärrykselle.

Kun organisaatio ja olennaiset sidosryhmät ovat omaksuneet tulevaan muutoksen olennaiset vaikutukset, kaikille on selvää esimerkiksi:

• Mikä muuttuu?
• Miksi ja milloin muutos tapahtuu?
• Kuinka muutos toteutetaan ja ketkä sen toteuttavat?
• Miten muutos vaikuttaa eri sidosryhmiin?

Tämän jälkeen voidaan aloittaa varsinainen muutostyö ja muutoksen juurrutus osaksi arkea, kuten alla oleva kuva havainnollistaa.

Muutoksenhallinnan keskeiset vaiheet ovat siis:

1. ”Herääminen” eli muutoksesta viestiminen.
2. Muutoshalu.
3. Ymmärrys muutoksesta.
4. Sitoutuminen muutokseen eli muutoskyvykkyyden luonti.
5. Muutoksen juurrutus organisaatioon.

Kytke muutoksenhallinta osaksi arkea ja toimintajärjestelmää

Jokaisella organisaatiolla on olemassa erilaisia hyväksi havaittuja, yhdessä sovittuja työtapoja ja työkaluja. Kartoita siis käytössänne olevat hyvät menetelmät ja valjasta ne tukemaan muutoshallintaanne. Samalla voit tunnistaa mahdolliset puutteet, joilla muutoshallintaa voidaan tulevaisuudessa tehostaa.

Työkaluja ja toimintatapoja muutoksenhallinnan tueksi voivat olla esimerkiksi:

• Vuosikello
• Toimintaympäristön analyysi (esimerkiksi SWOT, PESTEL)
• Strategia, päämäärät ja tavoitteet
• Sisäinen ja ulkoinen viestintä
• Osaamisen kehittäminen
• Riskienhallinnan menetelmät
• Palautekanavat ja mittaaminen
• Auditoinnit ja katselmukset
• Organisaation muut yhteiset toimintatavat ja työkalut

Muutosjohtamisen ABC – nämä ovat onnistuneen muutosjohtamisen elementtejä

Toimiva ja kattava muutoksenhallinta ei koostu ainoastaan yksinkertaisesta ”muutos tilanteesta A, tilanteeseen B” -ajattelusta, vaan sisältää useita eri elementtejä:

• Muutoksen johtaminen ja viestintä on aloitettu ennen muutoksen aloittamista.
• Tietoisuus siitä, mitä ja miksi halutaan muuttaa tavoittaa kaikki.
• Muutoksen suunta ja tavoitteet on kirkastettu.
• Resurssit ja edellytykset on varmistettu (mm. ihmiset, aikataulut, budjetti) koko muutoksen ajalle.
• Ymmärretään, että muutos vie aikaa ja vaatii oppimista tai harjoittelua.
• Organisaatio uskaltaa ja malttaa luopua vanhasta.
• Viestintä on aktiivista koko muutoksen elinkaaren ajan.
• Muutosvaikutus pystytään osoittamaan ja pitämään esillä esimerkiksi mittaamisessa.

Tarjoamme koulutusta ja työkalut toimivan muutoksenhallinnan tueksi

Me Arterilla autamme organisaatiotasi luomaan puitteet oikeanlaiselle ja -tasoiselle muutoksenhallinnalle. Tarjoamme asiantuntevaa koulutusta ja konsultointia, jotta muutoksenhallinta tukee ja on osa olemassa olevaa toimintajärjestelmänne.

• Ohjelmistoriippumattomien Qualitas Fennica -koulutusten lisäksi
• IMS- ja ARC-ohjelmistomme tukevat järjestelmällistä muutostyötä ja sen ylläpitoa ja kehittämistä nyt ja tulevaisuudessa.

Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Kuinka muutosjohtamisen voi visualisoida? | blogi
👉 Muutosjohtaminen ja lean: yhdessä vai erikseen? | blogi