Blogi
Näin toteutat tiedonhallintamallin – ARC-ohjelmisto apunasi tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamisessa
ARC-ohjelmistoon on luotu valmis etusivukaavio, joka kokoaa yhteen tiedonhallintamallin sisällöt. Kaavioon on sisällytetty kokonaisuudet, jotka tiedonhallintalaki velvoittaa kuvaamaan sekä kokonaisuudet, joiden kuvaaminen tuottaa hyötyjä organisaatiolle. Tästä esimerkkinä prosessikartta.
Tiedonhallintamallin rakentamisessa huomioidaan jo olemassa olevia kuvauksia toiminnasta, sillä tiedonhallintamallissa ei varsinaisesti ole kyse uuden asian dokumentoinnista.
ARC-ohjelmistoon voit tuoda tietoa Excel-taulukoista sekä viedä tietoa Exceliin. Tämä toiminnallisuus mahdollistaa sen, että organisaatiossa kaikkien ei tarvitse opetella ARC-ohjelmiston käyttöä, vaan tietoa voidaan kerätä ensin Excel-taulukkoon, josta tiedot ladataan ARCiin. Tutustu tarkemmin ARC-ohjelmistoomme tästä.
Tiedonhallintamallin valmiiseen pohjaan kuuluvat osiot:
- Toiminta,
- tieto,
- tietojärjestelmä,
- mallin hyödyntäminen ja kehittäminen
- sekä tukimateriaali.
Osiot vastaavat tiedonhallintamallin jaotteluun: toiminnan kuvauksiin, tiedon kuvauksiin, tietojärjestelmien kuvauksiin sekä riskeihin että tietoturvallisuustoimenpiteisiin.
Kunkin osion alta löytyy valmiit taulukoinnit, johon kyseistä tietoa organisaatiossa voidaan tuottaa tai viedä. Jokaisesta valmiista taulukkopohjasta löytyy myös kuvaus siitä, millaista tietoa taulukkoon on tarkoitus syöttää ja vinkkejä tiedon jaotteluun sekä kirjaamiseen.
Alla olevassa kuvassa sinisellä pohjalla olevat osiot ovat kokonaisuuksia, jotka tiedonhallintalaki velvoittaa julkishallintoisia toimijoita kuvaamaan. Pinkillä pohjalla olevat osiot ovat taas tiedonhallintamallia tukevia kokonaisuuksia, joiden kuvaaminen tuottaa hyötyä organisaatiolle.
Tiedonhallintamallin avulla kuvaat toimintaprosessien, tietovarantojen ja tietojärjestelmien väliset suhteet
Organisaatiossa palvelut toteutetaan toimintaprosessien avulla, jotka voivat koostua muista prosesseista tai tukiprosessiesta.
Palvelua toteutettaessa syntyy tietoa ja tiedosta syntyy tietovarantoja. Mikäli tietovaranto sisältää henkilötietoa, vaikuttaa siihen tietosuoja-asetukset eli GDPR. Mikäli tietovaranto luovutetaan organisaation jollekulle sidosryhmälle, tiedonluovutuksesta tulee organisaatiossa tunnistaa tiedonluovutus.
Tietovaranto koostuu esimerkiksi dokumenteista ja asiakirjoista, yksittäinen tietovaranto koostuu taas tietoryhmistä.
Toimintaprosessit tarvitsevat tietoa tietovarannoista ja tietoa käsitellään tietojärjestelmien avulla.
Tiedonhallintamallissa tulee kuvata ainakin:
- vastuuviranomainen,
- prosessin tarkoitus,
- sidokset muihin prosesseihin
- ja yhteydet tietojärjestelmiin ja tietovarantoihin.
Itse prosessien aukikuvaamista tiedonhallintalaki ei velvoita tekemään. Mutta prosessien kuvaamisesta on hyötyä esimerkiksi organisaation toiminnan kehittämisessä.
Yhteyskaavion avulla kerrotaan ja visualisoidaan toimintojen riippuvaisuussuhteet toisiinsa ja esimerkiksi riskeihin, tietovarantoihin. ARC-ohjelmisto luo automaattisesti yhteyskaaviokuvan ohjelmistoon syötettyjen tietojen peruseella.
Kaavion avulla organisaatiossa voidaan tunnistaa esimerkiksi näppärästi se, miten suunnitellut muutokset vaikuttavat vaikkapa tietojärjestelmien välillä liikkuvaan tietoon tai toimintaprosesseihin. Alla video, jossa demonstroidaan yhteyskaavion tyyli kertoa prosessien, tietovarantojen ja järjestelmien riippuvaisuussuhteita. Nuolet yksiköiden välillä kertovat toimintojen vaikutuksista toisiinsa.
Tiedonhallintamallia tukevat materiaalit
Organisaatiossa voidaan kehittää toimintaa ja muutoksen hallintaa kuvaamalla tietojärjestelmien palvelutaso eli kokonaisarkkitehtuurissa looginen taso = mitä kullakin järjestelmällä tai tiedolla tehdään.
Tietojärjestelmistä on kannattavaa kuvata tietojärjestelmien väliset yhteydet eli integraatiot: mikä järjestelmä lähettää tietoa, mikä vastaanottaa tietoa tai luovuttaa tietoa eteenpäin. ARCista löytyy myös piirotyökalu, jolla prosesseja voi piirtää auki. ARCissa voi luoda myös erilaisia taulukoita vaikkapa johdon tarpeisiin tai esimerkiksi prosesseihin liittyen voidaan hakea ja listata hallintapalveluihin liittyvät prosessit. Ohjelmistoon kertaalleen tuodusta tiedosta voidaan siis tuottaa erilaisia ja erilaisiin tarpeisiin sopivia näkymiä, tiedonhallintamallissa hyvänä esimerkkinä on julkisuusasiakirjakuvaus-taulukoinnin luominen.
ARCilla voidaan visualisoida koko organisaation toimintaa strategiasta tavoitteisiin, hankkeisiin ja kyvykkyyksiin. Ohjelmistoon lähdetään keräämään ja määrittämään ja tunnistamaan niitä asioita, joita halutaan kuvata organisaation toiminnasta.
Näitä materiaaleja ovat yllä olevassa Tiedonhallintamalli, etusivukaavio, ARC-ohjelmisto -kuvassa pinkillä pohjalla olevat kohdat:
- Tehtävät ja palvelut
- Prosessikartta
- Tiedonhallinnan metamalli
- Tiedonhallintalautakunnan suositukset
- Vastuutaulukko
Webinaarissa esitettyjä kysymyksiä ja vastauksia
- Ovatko esimerkiksi kuntatasolla lakisääteiset palvelut Suomi.fi:ssa listatut palvelut?
- Kyllä, ja mikäli palvelut ovat kuvattuina palvelutietovarannossa hyvin, voidaan näitä kuvauksia hyödyntää ARCin tiedonhallintamallissa. Myös JHS 200 voidaan ammentaa tiedot palveluista ARCiin.
- Onko jo käytössä olevien ohjelmistojen integrointi ARCiin?
- Ohjelmistointegraatioihin liittyen ARCin tuotekehityksessä työskennellään 2020 syksyn ja loppuvuoden aikana API-rajapinnan dokumentoinnin parissa. Dokumentaation tarkoituksena on mahdollistaa integraatioiden rakentaminen esimerkiksi CMDB-järjestelmistä ARCiin. Esimerkiksi Efectestä.
- Saako ARCista ulos julkaisukelpoisen kuvauksen julkisuusasiakirjoista?
- Julkisuusasiakirjakuvauksen saa ARCista ulos taulukkomuodossa, jonka voit jakaa eteenpäin organisaatiossanne.
Lue lisää:
- Kaikki tiedonhallintalaista ja -mallista | blogi
- Tiedonhallintalain pikaopas | ladattava materiaali
- Miten aloitan tiedonhallintamalliin valmistautumisen | blogi
