Onnistu prosessityössä – Käytännön prosessityö IMS-ohjelmistoa hyödyntäen

Hyödynnämme Arterilla toimintajärjestelmän alustaa IMSiä arjen sujuvoittamiseksi sekä toiminnan kehittämisen tukena. Onnistu prosessityössä – Käytännön prosessityö IMS-ohjelmistoa hyödyntäen webinaarissa kävin läpi seuraavat teemat:

• Miksi prosesseja kuvataan?
• Miten prosesseja voidaan kuvata IMS-ohjelmistoa hyödyntäen?
• Miten ohjelmisto tukee prosessien kehittämistä?
• Miten seuraat ja mittaat prosesseja?
• Miten IMS-ohjelmisto tukee arjen tekemistä ja johtamista?

Case Arter – miten IMSiä hyödynnetään esimies- ja tiimityössä?

Toimin Arterilla asiantuntijapalveluiden päällikönä ja Professional Services -tiimin vetäjänä. Hyödynnämme IMS-ohjelmistoa esimerkiksi:

• perehdyttämisessä,
• prosessien kehitystyössä ja
• materiaalipankkina.

Miten prosesseja voidaan kuvata IMS-ohjelmistoa hyödyntäen?

IMS-ohjelmiston avulla rakennat organisaation prosessihierarkian eli prosessipuun, joka sisältää:

• Prosessikartan
• 1. prosessitaso
• n. prosessitaso
• prosessin kuvaustaso

IMS-ohjelmiston etuna on se, että ohjelmisto pakottaa kuvaamaan organisaation prosessit hierarkian mukaisesti.

IMSin kuvauseditorin avulla prosessien kuvaaminen on helppo toteuttaa ja kuvaustavalle voidaan määrittää yhtenäiset linjat esimerkiksi käytettävien symboleiden tai värien avulla.

Prosessikuvauksien tekemisen helpottamiseksi kuvauspohjia voidaan tehdä ennakkoon valmiiksi. Pohjaan voidaan kirjata valmiiksi esimerkiksi prosessi alku ja loppu, roolit; asiakas, myynti, kokoonpano ja prosessin aikana hyödynnettävät IT-järjestelmät. Alla olevaa kuvaa voidaan kutsua uimaratakaavioksi, jossa käydään prosessi läpi alusta loppuun.

Arterin käyttöönotto- ja konsultointi prosessikuvaus on totetettu seuraavalla tavalla, lue alla olevaa kuvaa vasemmasta yläreunasta lähtien:

• Kuvaus alkaa asiakkaasta ja projektin myyneeltä henkilöltä tulee tieto konsultointitiimin vastaavalle myydystä projektista määriettyjen lähtötietojen kera IMSin raportointi-toiminnallisuuden avulla.
• Projekti resursoidaan ja vahvistetaan niin konsultin kanssa kuin asiakkaalle.
• Konsultti tekee suunnitelman projektin toteutuksesta.
• Konsultti valmistelee projektin.
• Projekti toteutetaan asiakkaalle.
• Projekti päättyy ja siitä kerätään palautetta.
• Projektin opit kerätään talteen ja käydään läpi kuukausipalaverissa.

VINKKI:

Selkeä ja hyvä prosessikaavio mahtuu A4:lle ja siinä on noin 20 elementtiä tai symbolia. Lähde liikkeelle ylhäältä ja tarkenna kuvauksia tarvittaessa.

Kolmisivutekniikka auttaa yksityiskohtien aukikirjaamisessa

Kolmisivutekniikan avulla prosessin vaiheet on mahdollista kuvata tarkemmin auki ja linkittää esimerkiksi käsikirjoihin, tunnistettuihin riskeihin tai luotuun mittaristoon.

Kolmisivutekniikka helpottaa prosessikuvauksen pitämistä selkeänä ja simppelinä, kun yksityiskohdat on kirjoitettu auki toiselle tasolle.

Yhdestä prosessista tuloksena syntyy siis kolme sivua: yhteenveto, prosessikaavio ja vaiheiden kuvaus. Kolmisivutekniikan ansiosta sinun ei tarvitse mahduttaa prosessikaaviokuvaan kaikkea prosessin toteuttamiseen liittyvää tietoa.

Raporttipohjien käyttö kahdella tavalla – resursointipyyntö ja palautelomake

Konsultointitiimi hyödyntää IMSin raportointipohjia kahdella tapaa:

Projektin resursointipyyntö, tässä kohtaa pallo siirtyy myyvältä henkilöltä konsulteille. Raporttipohjaan on luotu projektin lähtötieto -kysely, jonka täyttämällä ja eteenpäin lähettämällä tiedot projektista siirtyvät resursoitavaksi ja siitä eteenpäin konsulteille.

Raportointityökalun avulla nähdään paljonko projekteja on tulossa, aloitettu ja valmistunut. Raportti auttaa myös muistamaan kaikkien tarvittavien kirjauksien tekemisessä ja saatavien lähtötietojen keräämisessä.

Hyödynnämme raporttipohjaa myös asiakaspalautteiden keräämisessä, jossa käytämme ulkoisen palautteen raportointi -toiminnallisuutta. Toisin sanoen raportista tehdään ulkoinen verkkosivu, eli ulkoinen url-osoite, jossa raportin – tapauksessamme palautelomakkeen – voi täyttää ja lähettää takaisinpäin.

Palaute saapuu IMSiin raporttina, ja raportista kirjautuu automaattisesti saatu palaute ohjelmistoon luotuihin mittareihin. Tapauksessamme mittareita ovat esimerkiksi asiakastyytyväisyys ja asiakaspalautteiden määrä.

VINKKI:

Raportointi-osion hyödyntäminen on koettu käytännöllisiksi tilanteissa, kun kapula siirtyy prosessissa toiselle henkilölle tai tiimille. Näin varmistetaan tarvittavien tietojen siirtyminen ja tiedon perille meno yhdessä määritettyjen sääntöjen mukaisesti.

Dokumentaatio-osion hyödyntäminen materiaalipankkina

Konsulttien hyödyntämät koulutusmateriaalit löytyvät IMSistä –  mukaan mahtuu muun muassa Word, PowerPoint ja PDF-tiedostot. IMSin avulla tiedostojen versionhallinta, muutosloki ja hyväksyntäprosessi hoituu kätevästi ilman erillistä sähköpostirumbaa. Kuukausipalaverin muistiot olemme myös tallentaneet IMSiin.

Kun dokumentaatio on kaikkien käytettävissä ja muokattavissa yhdessä sovitulla tavalla, kehittyy dokumentaatio esimerkiksi asiakastarpeiden ja liiketoimintaympäristön muuttuessa.

Oman kokemukseni mukaan prosessidokumentaatiota käytetään yleisimmin muutamassa eri tilanteessa:

• uuden työntekijän perehdytyksessä,
• harvakseltaan toteutuvien prosessien ohjeistuksena ja tukena,
• prosessien kehitystyössä.

VINKKI:

Luo säännöllisiä tilanteita, jolloin IMSiä käytetään tiimin kesken – esimerkiksi palautteiden ja mittarien läpikäynti kuukausipalaverissa.

Näin hyödynnämme IMS-ohjelmistoa Arterin konsulttien arjessa

• Prosessidokumentaation, ohjeiden ja konsultin käsikirjan kotipaikka.
• Perehdytysväline, niin konsulteille kuin muiden tiimien jäsenille.
• Koulutusmateriaalipankki, josta saatavilla uusimmat ja parhaat versiot eri materiaaleista.
• Yhteinen oppiminen asiakaspalautteesta.
• Konsulttien henkilökohtaiset mittarit.
• Projektien seurannan väline:
  • Uudet alkavat projektit raporttina.
  • Asiakaspalaute ulkoisen palautteen raportointina.