Onnistunut prosessityö – Näin saavutat tuloksia

Avaimet onnistuneeseen prosessityöhön

1. Selkeytä prosessityön tavoite ja tarkoitus: Prosessityötä aloittaessa ja tehdessä tulee aina olla selkeät tavoitteet.
2. Osallista ja kouluta: Aloita prosessin kuvaaminen yksinkertaisesti ja tarkenna tarvittaessa.
3. Vastuuta, tue ja varmista prosessityön jalkautuminen: Prosessien tuominen osaksi organisaatiota on usein pitkä tie, joten on tärkeää nähdä, onko asetettuja tavoitteita saatu ratkaistua.
4. Tuo tulokset esille: Onnistumiset on tärkeää saada selkeästi näkyville. Kun onnistumiset saadaan näkyville, prosessien tuleminen osaksi organisaation jatkuvaa kehittymistä on todennäköisempää.

Kävin läpi Avaimet onnistuneeseen prosessityöhön -webinaarissa oman kokemukseni pohjalta:

• • • prosessityön yleisimmät haasteet,
    • millaisia huomioita olen tehnyt työskennellessäni lähes sadan organisaation prosessien parissa ja
    • minkä avulla on saatu aikaan tuloksia prosessityössä.

• Prosessityön tavoitteet ja tarkoitus

  Prosessien piirtämisen tarkoitus on yleisesti dokumentoida ja visualisoida toimintaa. Prosessien kuvaamista voidaan kuitenkin hyödyntää eri tarkoituksiin ja ratkaista hyvin erilaisia haasteita.

  Prosessien kuvaamiselle kannattaa asettaa selkeät tavoitteet ja miettiä, mihin asioihin sillä pyritään saamaan ratkaisua. Jos tarkoitus on vain kuvata prosessit sertifikaattia varten, ei voida olettaa, että kuvaamisen jälkeen prosessit tulevat onnistuneesti osaksi arkea ja niitä aktiivisesti kehitetään.

  Prosessityöllä tulee olla selkeät tavoitteet: mitä sillä pyritään ratkaisemaan?

  

  Prosessien kuvaamisen aloittaminen

  Muista määritellä:

  • • • • • • • ketkä prosesseja tulevat katsomaan ja
              • ketkä tulevat kuvaamaan prosesseja.

  Mitä laajempaan käyttöön kuvaukset organisaatiossa tulevat, sitä enemmän prosessien kouluttaminen vie aikaa. Organisaatiossa tulee miettiä, miten paljon erilaisia kuvioita prosessien kuvaamiseen käyttää, miten paljon eri vaihtoehtoja prosesseista kuvaa, koska yksinkertaisestakin prosessista saa luotua monimutkaiselta näyttävän kaavion.

  Prosessien kuvaustaso

• Prosessien kuvaamisessa ei ole yhtä oikeaa tasoa, vaan se riippuu siitä, mikä tuo eniten hyötyä. Yleisesti prosessienkuvaamisessa keskitytään siihen, että kuvataan prosesseissa toimivien roolien välistä tehtävien virtaa. 
• Prosessikuvausten ei tarvitse yksityiskohtaisesti visualisoida jokaista työtehtävää, vaan tarkkuus tulee määrittää sen perusteella, mikä on hyödyllistä kohderyhmälle eli prosessikuvausta hyödyntävälle porukalle.
• Mitä tarkempi kuvaus, sitä enemmän tuota sen kuvaaminen ja ylläpito vaatii.
• Kuvaustason lähtökohtana voi olla yleinen taso, jota tarvittaessa tarkennetaan yksityiskohtaisemmaksi.
•  

  

• Prosessien dokumentointi

  Prosessien dokumentoinnissa ja niitä kuvatessa on tärkeää osallistaa prosessissa työskenteleviä, ja kuvata nimenomaan yhteinen näkemys toiminnasta. Parhaat käytännöt työtehtäviin ovat usein jo olemassa, ja ihmisten osallistaminen mahdollistaa sen, että ne myös saadaan dokumentoitua.

  Dokumentoinnissa tulee myös huomioida, että kuvausten saatavuus työntekijöille tulee mahdollistaa ja tehdä mahdollisimman helpoksi.

• Prosessien lukemista on vaikeampi pakottaa, mutta tärkeää on kuitenkin antaa niiden katseluun mahdollisuus.
  

• Prosessien johtaminen – huomioi ainakin nämä seikat

• Prosessikuvaukset tulisi olla säännöllisesti esillä ja niitä tulisi käydä läpi yhdessä esihenkilöiden kanssa varmistaen, että ne ovat ajan tasalla.
• Uusien palaverikäytäntöjen luomisen sijaan olemassa olevia käytäntöjä voidaan hyödyntää prosessien esittelyyn ja läpikäyntiin.
• Prosessia toteuttavilla työntekijöillä on arvokasta tietoa prosessista, joten heidän osallistumistaan ja mielipiteidensä kuulemista on tärkeää edistää.
• Vastuiden määrittäminen selkeyttää sen kenen vastuulla on ylläpitää, muokata ja hyväksyä tehdyt prosessikuvaukset.  Selkeiden vastuiden avulla prosessien muokkausprosessi ja kehitysehdotusten huomioiminen nopeutuu.
• Esihenkilöiden tehtävänä on varmistaa uusien toimintamallien noudattaminen ja huolehtia poikkeavien toimintatapojen huomioimisesta.
• On tärkeää arvioida, miten prosessit toimivat ja miten niitä voidaan kehittää. Mitä paremmin prosessikuvaus vastaa todellista toimintaa, sitä tehokkaammin sitä hyödynnetään.
  

  Lue lisää:

  👉Prosessien pitkäjänteinen kehittäminen kuvauksia hyödyntämällä| blogi
  👉Prosessien kehittäminen laadunhallinnan tukena | blogi
  👉 Prosessien pikaopas | ladattava opas