Blogi
Kaikki hyöty irti toimintajärjestelmästä laadun 7 perusperiaatteen avulla
Toimintajärjestelmä on kokonaisuus, joka tuo organisaation toiminnan havainnolliseen muotoon ja välittää tiedon helposti organisaation toimijoiden saataville. 30.3. pitämässäni webinaarissani käsittelin toimintajärjestelmän rakentamista ja ylläpitoa. Webinaarissa esittelin tarkemmin muun muassa seuraavia toimintajärjestelmän osioita:
- Prosessien tunnistaminen ja kuvaaminen
- Työohjeiden hallinta ja versiointi
- Sisäisten auditointien ja poikkeamien hallinnointi
- Uhkien ja mahdollisuuksien tunnistaminen
Katso alta 30.3.2021 pidetyn Kaikki hyöty irti toimintajärjestelmästä -webinaari alta. Blogi jatkuu webinaaritallenteen ala puolelta.
Laadunhallinnan 7 perusperiaatetta antavat työkaluja toimintajärjestelmän koko potentiaalin hyödyntämiseen
Kilpailun ja asiakkaiden vaatimusten kasvaessa, laadunhallinta on entistä tärkeämpää. Organisaatioiden kannattaakin noudattaa laadunhallinnan perusperiaatteita, jotka antavat työkaluja toimintajärjestelmän koko potentiaalin hyödyntämiseen.
ISO-viitekehysten osalta voimme luetella seuraavat seitsemän laadunhallinnan perusperiaatetta:
1. Asiakaskeskeisyys
Jokainen organisaatio on riippuvainen asiakkaistaan. Siksi onkin tärkeää, että organisaatiot ymmärtävät asiakkaiden nykyiset ja tulevat tarpeet, jotka voivat olla joko suoria tai epäsuoria. Asiakaskeskeinen organisaatio ei ainoastaan vastaa asiakkaiden odotuksiin, vaan pyrkii jopa ylittämään ne parhaan kokemuksen varmistamiseksi. Vuorovaikutus ja asiakastyytyväisyyden mittaus tuovat lisäarvoa asiakkaiden odotusten ymmärtämiseen.
2. Johtaminen
Johtajat määrittävät organisaation toimintaa. Laadunhallintakäytäntöjen avulla johtajat voivat luoda ja ylläpitää esimerkillään asianmukaista toimintaympäristöä, jotta henkilöstö voi työskennellä yhdessä organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.
3. Ihmisten täysipainoinen osallistuminen
Ihmiset ovat jokaisen organisaation toiminnan ydin. Organisaation tulisikin määrittää selkeästi jokaiselle vastuut, tavoitteet ja päätösvaltuudet toiminnan selkeyttämiseksi. Jokaiselle työntekijälle tulisi pystyä myös antamaan tunnustusta, kannustusta ja tarvittavaa koulutusta, jotta mahdollistetaan tunne henkilökohtaisesta kehittymisestä.
4. Prosessimainen lähestymistapa
Tuloksia saavutetaan prosessien, resurssien ja ohjauksen kautta. Kokonaisuuden hahmottamiseksi, organisaatiossa tulisikin ymmärtää eri prosessien kytkökset toisiinsa. Prosesseista tulisi myös tunnistaa riskit ja mahdollisuudet, sekä määrittää, miten niitä hallitaan.
5. Jatkuva parantaminen
Jatkuvan parantamisen tulisi olla organisaation toiminnan peruspilari. Johdon tehtävänä on antaa toiminnalle selkeät työkalut jatkuvan parantamismallin rakentamiseen, ja viedä tämä kultuuri osaksi päivittäistä toimintaa.
6. Näyttöihin perustuva päätöksenteko
Päätöksenteossa tulee aina ensin ymmärtää syy-seuraussuhteet. Jotta päätöksenteossa ilmenee mahdollisimman vähän epävarmuutta, organisaatiolla on oltava saatavillaan kaikki tarvittava tieto. Tällä varmistetaan myös päätöksenteon systemaattisuus ja luotettavuus. Toimintajärjestelmä kokoaa päätöksenteon tukena tarvittavan tiedon kätevästi yhteen paikkaan.
7. Suhteiden hallinta
Toimittajat, kumppanit ja sidosryhmät vaikuttavat organisaation onnistumiseen. Hyviin tuloksiin pääseminen on todennäköisempää, kun yhteistyösuhteita hoidetaan suunnitelmallisesti ja myös ulkoisten toimijoiden vahvuudet hyödynnetään osana toiminnan kehittämistä.
Millainen on hyvä toimintajärjestelmä?
Toimintajärjestelmän osiot varmistavat laadukkaan toiminnan toteuttamista:
- Dokumentit, ohjeet ja toimintakäsikirja tukevat oikein tekemista, ja varmistavat toiminnan tason.
- Palvelu-ja tuotantoprosessit vakioivat ja kehittävät toimintaa.
- Organisaation valitsemat toiminnan tasapainoiset mittarit ohjaavat tavoittelden suunnassa.
- Kyselyt, palautteet ja arviointien havainnot kirjataan ylös, käsitellään ja hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.
Hyvä toimintajärjestelmä toimii paikkana hakea, siirtää ja päivittää organisaatiolle parhaat käytännöt. Se kokoaa toiminnassa tarvittavan tiedon yhteen paikkaan, ja sitä kautta edistää organisaation oppimista ja tiedonkulkua. Hyvää toimintajärjestelmää on myös organisaatiolle helppo ylläpitää.
IMS-toimintajärjestelmä – kaikki tarvittava yhdessä paikassa
Kehittämällämme IMS-ohjelmistolla voit luoda toimintajärjestelmän, jonka avulla saat luotua selkeän kuvan asiakkaalle tarjottavasta palvelusta, sekä siitä, miten nykyiset olemassaolevat prosessinne tukevat palvelun toteutusta. Sekavien prosessien sijaan voit suunnitella ja luoda koordinoidut toiminnot, joiden avulla organisaatio toimii tehokkaasti, mikä parantaa koko organisaation suorituskykyä.
IMS-ohjelmisto tarjoaakin selkeän ja yhtenäisen kuvan koko organisaatiosta, eli siitä, miten eri prosessit vaikuttavat toisiinsa. Lisäksi toimintaan liittyvät riskit voidaan tunnistaa, ja niihin voidaan varautua. Tällä tavalla organisaatiossa voidaan välttyä päällekkäiseltä toiminnalta. Tulevaisuudessa on myös helpompi kehittää ja luoda uusia palveluita, sekä niihin liittyviä prosesseja.
