Ovatko tietoryhmät tiedonhallintamallin hankalin kuvaus?

Tiedonhallintalaissa on kyse tietovarantojen kuvaamisesta

Tiedonhallintalaki vaatii kuvaamaan tiedonhallintayksikön loogisissa tietovarannoissa olevia tietoja – eli sitä, miten tietoja käsitellään ja mistä tiedot koostuvat. Tietoryhmät ovat lain mukaisesti yksi tapa osoittaa tietovarannoissa olevien tietojen koostumusta. Lain tiedonhallintamallia koskeva pykälä haluaa kuvauksen tietovarannon ”keskeisistä tietoryhmistä tietoaineistoissa”, kun taas asiakirjajulkisuuskuvausta käsittelevä pykälä tahtoo kuvauksen ”tietoaineistoista tietoryhmittäin”.

Tietoryhmien kuvauksella on tarkoitus esittää ymmärrettävällä ja havainnollisella tavalla tietovarannon tietoja.

Tietoryhmien kuvaus on luonteeltaan paljon vapaamuotoisempi, kuin esimerkiksi vastaava tiedonhallintamallin kuvaus: tietoaineisto. Tietoaineistoihin liittyy asiakirjallista tietoa, tiedon tuhoamista, arkistointia ja säilytysaikoja, eli käytännössä sellaisia asianhallinnan tietoja, jotka voidaan kaivaa esimerkiksi suoraan tiedonohjausjärjestelmästä. Sen sijaan tietoryhmän alla ei ole mitään vastaavalla tavalla ohjaavaa käsitettä.

Tiedonhallintalaki itse ei määrittele tietoryhmää lain määritelmät-kohdassa, ja lain suositukset taas tarjoavat lähinnä ylätason ajatuksia tietoryhmien käyttökohteesta joidenkin esimerkkien kera. Suositukset eivät ota erityisesti kantaa siihen, millä työtavalla tietoryhmät konkreettisesti tuotetaan.

Tämä vapaamuotoisuus on omiaan aiheuttamaan haasteita kuvaajalle, joka haluaa saada tiedonhallintamallin sisällöt nopeasti ja tehokkaasti kasaan.

Pidin aiheesta syyskuussa myös webinaarin, jossa kävin läpi, mistä tietoryhmät ovat päätyneet tiedonhallintalakiin ja miten organisaatiossa voidaan lähteä liikkeelle tietoryhmien mallintamisessa.
>>  Voit katsoa webinaarin lataamalla tallenteen itsellesi sivun alareunasta.

Mitä tietoryhmät ovat?

Tietoryhmät ovat tyypillinen kokonaisarkkitehtuurikuvaus, jolla pyritään kuvaamaan tietoa ”sopivalla tasolla”. Yleensä sopivan tason valinnassa vastakkain ovat:

• jokin ylätason kuva siitä, miten tietoa luokitellaan (loogiset tietovarannot, rekisterit, päätietoryhmät jne.) ja
• alapuolella se, missä kyseistä tietoa tarvitaan tai missä se sijaitsee (tiedonsiirrot, prosessien väliset yhteydet, tietokannat).

JHS 179, eli julkisen hallinnon suositus kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluun ja kehittämiseen, määrittelee päätietoryhmä-termin seuraavasti:

Päätietoryhmä on toiminnasta ja tietotarpeista johdettu ylätason tietokokonaisuus”.

Eli kyse on tiedon kuvaamisesta toiminnan ehdoilla. Tämä tarkoittaa käytännössä esimerkiksi sitä, että käytetään virallisten sanastojen mukaista termistöä: esimerkiksi opetushallinnon järjestelmiin kerätään tietoa ”opiskelijoista” tai ”henkilöstöstä”, eikä ”käyttäjistä”.

Mistä tietoryhmät tulevat?

Tietoryhmiä voidaan johtaa esimerkiksi viitearkkitehtuurista, sanastoista tai käsitemalleista.

• Esimerkki viitearkkitehtuurista on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämä Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojen kansallinen kokonaisarkkitehtuuri v 2.1
• Sanastosta taas esimerkki voisi olla vaikkapa Opetus- ja koulutussanasto OKSA

Näitä soveltamalla pystytään saamaan listaus päätietoryhmistä, tai keskeisistä käsitteistä, joista pystytään johtamaan päätietoryhmiä. Tämän jälkeen päätietoryhmiä voidaan jakaa vielä hieman tarkemmiksi tietoryhmiksi, mikäli siihen on tarvetta. Tiedonhallintalain minimisisällön kannalta tällainen päätason tietoryhmien listaaminen tosin voisi olla jo varsin riittävää.

Mitä tietoryhmillä tehdään?

Tietoryhmiä käytetään kahdella tavalla.

1. Niillä osoitetaan jonkin loogisen tietokokonaisuuden tarkempaa koostumusta, tai
2. niiden avulla kuvataan arkkitehtuurikappaleiden välisiä yhteyksiä.

Esimerkiksi tiedonhallintamalli itsessään haluaa kuvauksia järjestelmien ja prosessien välisistä keskinäisistä yhteyksistä. Näitä voidaan kuvata esimerkiksi vapaatekstin avulla, mutta yhtä lailla kuvauksessa voi hyödyntää myös tietoryhmiä.

Integraatiot siirtävät tietoryhmiä, ja prosessit synnyttävät ja hyödyntävät erilaisia tietoryhmiä.

Näin lähdet liikkeelle tietoryhmien kuvaamisessa

Tiedonhallintamalliin ei voida määritellä yhteisiä periaatteita, vaan kukin tiedonhallintayksikkö kuvaa siinä parhaaksi katsomallaan tavalla tiedonhallinnan nykytilaa.

Tietoryhmien kuvaamisessa tämä yhteisten periaatteiden puuttuminen korostuu, koska erilaisilla organisaatioilla on hyvin erilaisia lähtökohtia tietoarkkitehtuurin kuvaukseen:

• Osalla organisaatioista on taustalla jokin aiempi projekti, jossa tietoryhmät on jo määritelty.
• Toisilla taas vaikuttaa taustalla jokin viitearkkitehtuuri, josta tietoryhmät voidaan ladata osaksi tiedonhallintamallia sormia napsauttamalla.
• Osalla myös työ tietoryhmien parissa lähtee liikkeelle täysin tyhjästä.

Selvitä ensin lähtötaso, ja arvioi tämän jälkeen tavoitetaso

Ensin tuleekin selvittää oman organisaation nykytila ja lähtötaso tietoryhmien suhteen. Tämän jälkeen voitte arvioida, mikä on tavoitetasonne.

Pohdinnassa kannataa miettiä esimerkiksi se, mihin tiedonhallintamallin kuvauksia halutaan käyttää, ja pohtia sen pohjalta, riittävätkö hajanaiset sanalliset kuvaukset, vai tarvitaanko taustalle yhtenäistä tietoarkkitehtuurikuvausta?

Suosittelen tutustumaan myös:

• Tietoarkkitehtuurin kuvaaminen ARC-ohjelmistolla | webinaari
• Tiedonhallintamallista kokonaisarkkitehtuuriin | blogi + webinaari
• Näin rakennat tiedonhallintamallin | ladattava pikaopas

Katso myös webinaarini – Tietoryhmät tiedonhallintamallissa – täyttämällä alla oleva lomake! Saat tallenteen sähköpostiisi.