PDCA-malli – jatkuva parantaminen käytännössä

PDCA-syklistä tai Demingin laatuympyrästä lähtöisin oleva ajattelu on edelleen kaiken laatutyön, laatumallien ja standardien taustalla.

Jatkuvan parantamisen ja PDCA-mallin hyödyt

1. Tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen: Jatkuva parantaminen keskittyy prosessien optimointiin ja resurssien parempaan hyödyntämiseen. Tämä johtaa sujuvampaan työnkulkuun, vähentää hukkaa ja lisää organisaation kykyä tuottaa enemmän arvoa samoilla resursseilla.
2. Monta pientä parannusta vuoden aikana on yleensä parempi vaihtoehto kuin yksi iso muutos vuodessa, sillä usein isot muutokset saattavat tuottaa systeemiin aluksi enemmän haittaa kuin hyötyä.
3. Jatkuva parantaminen PDCA-mallin mukaan ei edellytä jatkuvaa toiminnan muuttamista, se huomioi myös toiminnan vakioinnin, mikä on laadunhallinnan kannalta olennaista, sillä ilman toiminnan vakiointia, hyväksi koetut toimintatavat eivät ehdi toteutua käytännössä, jos toimintaa muutetaan ihan koko ajan.

Jatkuva parantaminen = PDCA-mallin hyödyntäminen liiketoiminnan kehittämisessä

PDCA eli Plan, Do, Check, Act tai kotoisammin suunnittele, toteuta, tarkista, korjaa on yksi laadunhallinnan kivijalkoja ja on ollut sitä jo 1950-luvulta alkaen.

Näin PDCA-malli toimii käytännössä:  

• Plan – Suunnittele // Tunnista toiminto, jossa on parantamisen varaa ja aseta selkeä mitattavissa oleva parannustavoite. Esimerkkejä mitattavissa olevista tavoitteista voivat olla tehtäviin käytetyn ajan vähentäminen, virheiden vähentäminen, toiminnan standardisointi vaihtelun vähentämiseksi. Suunnittele, kuinka saavutat nämä asetetut tavoitteet.
• Do – Toteuta // Toteuta suunnitelmasi kuten olit sen suunnitellut.
• Check – Tarkista // Vertaa tuloksiasi asettamiisi mittareihin ja arvioi, olivatko suunnitelmasi ja toteutuksesi tehokkaita. Laatua ei voida kehittää ilman arviointia. Toistuvat arvioinnit mahdollistavat vertailun ja seurannan.
• Act – Korjaa // Jos suunnitelmasi oli arviosi mukaan tehoton, tarkista se ja toista prosessi. Jos suunnitelmasi oli tehokas, tee siitä osa jokapäiväistä tekemistä. 

Toista prosessi ja jatka kohti toiminnan jatkuvaa parantamista. Niin tekevät lukuisat muutkin laatuihmiset, koska PDCA-malli on ansainnut paikkansa laadunhallinnan ja toiminnan jatkuvan kehittämisen kivijalkana. 

Näin pidät PDCA-mallin pyörimässä – 3 vinkkiä

1. Laatupäällikön tehtäväksi usein jää pitää PDCA-ympyrä pyörimässä organisaation eri tasoilla, huolehdithan siitä että organisaatiollasi on osaamista ja tuntemusta jatkuvan parantamisen osalta.
2. Vastaako organisaatiosi laatujärjestelmä PDCA-mallia? Tarkista alla olevan kuvan avulla, että laatujärjestelmänne sisältää olennaiset toimintaa ohjaavan dokumentaation ja toimintamallit, jota PDCA-malli edellyttää. 
3. Kouluta henkilöstöä hyödyntämään jatkuvan parantamisen työkaluja. Työkaluja ovat PDCA-mallin lisäksi esimerkiksi Leanin tarjoamat työkalut – Kaizen, 5S, standardoitutyö, tahtiaika, arvovirtakuvaus, Gemba ja Kanban.

PDCA-malli ISO 9001 -standardin vaatimusten mukaisesti

Alla kuvan muodossa se, miten laadunhallintaan ja ISO 9001 -standardin edellytyksiin voi vastata PDCA-syklin mukaisesti. 

QEHS-toimintajärjestelmän sisältö PDCA-mallin mukaan

Oheiseen kuvaan on listattu se, mitä QEHS-järjestelmän sisällön tulee olla, jotta se vastaa PDCA-mallin mukaiseen toimintaan.

Miksi yksinkertainen malli – PDCA – toimii yhä niin hyvin?  

Yksi selitys on varmasti sen selkeydessä ja kansantajuisuudessa.

PDCA-ympyrä on tehokas tapa tehdä näkyväksi laadunhallinnan keskeistä periaatetta jatkuvaa parantamista, tai japaninkielisellä lean-terminologialla ilmaistuna Kaizenia.   

Jatkuva parantaminen on laadukkaan tekemisen polttoainetta, koska ilman sitä toiminta alkaa pikkuhiljaa rappeutumaan ja kilpailijat saavat laadullista etumatkaa.

Tämä johtuu pienistä, jokapäiväisistä ongelmista, joita korjataan purkkaratkaisuilla. Näiden ylläpitäminen taas vaatii ylimääräistä työtä.

Laatupäällikön tehtävänä onkin luoda kehittämistä ja oppimista tukeva ilmapiiri, jossa toiminnan toistuvan arvioinnin kautta ollaan valmiita ajattelemaan uudella tavalla. Ja tässä työssä PDCA on erinomainen apuväline.  

Vaikka PDCA-malli on tunnettu erityisesti laadunhallinnassa, on jatkuvan kehittämisen mallista hyötyä muissakin yhteyksissä kuin vain laadunhallinnassa. Sovella mallia alla olevan kuvauksen mukaisesti ja kehitä organisaation toimintaa visionne mukaiseen suuntaan.