Prosessien ja järjestelmien rooli tiedonhallintamallissa

Kilpailun kiristyessä digitalisoituvassa maailmassa, vain tiedolla organisaatio voi saavuttaa todellista kilpailuetua.

Yleensä jokaisesta organisaatiosta ja yrityksestä löytyy tiedonhallinnan dokumentaatiota. Se saattaa olla esimerkiksi taulukointi käytössä olevista järjestelmistä. Usein kuitenkin kokonaiskuva puuttuu ja ohjelmistojen relaatiot, eli yhteydet toisiinsa ja yrityksen liiketoimintoihin, ovat vain hiljaisena tietona organisaatioissa. Tiedonhallintamallin avulla tietojärjestelmien ja prosessien dokumentoinnilla ja kuvaamisella, tämä hiljainen tieto tuodaan näkyväksi.

Julkishallintoisia organisaatioita tiedonhallintalaki velvoittaa toimimaan, mutta muissakin organisaatioissa ja yrityksissä tiedonhallintamallin avulla voidaan luoda asiakkaalle lisäarvoa ja saavuttaa lisää kilpailuetua. Tiedonhallintaa voi toteuttaa Arterin kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnoinnin ohjelmistolla ARCilla. 

Mikä on tiedonhallintamalli?

Tiedonhallintamallin taustalla on tiedonhallintalaki, jonka tarkoituksena on:

• Varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely, jotta julkisuusperiaate toteutuu.
• Mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa hallinnon asiakkaille hyvää hallintoa noudattaen tuloksellisesti ja laadukkaasti.
• Edistää julkishallinnon tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta.

Tiedonhallintamallin voi jaotella neljään osaan:

• toiminnan kuvaukset,
• tiedon kuvaukset,
• tietojärjestelmien kuvaukset,
• riskit ja tietoturvallisuustoimenpiteet.

Tutustu tarkemmin tiedonhallintalakiin täällä. 

Tiedonhallinnan merkitys organisaatioissa kasvaa

Tietojen ja toimintojen päällekkäisyydet luovat muun muassa hukkaa tai ylimääräisiä kuluja. Kun tiedonhallintamallin avulla organisaation toiminta on kirjattu ylös, pystyy organisaatio kehittämään toimintojansa systemaattisesti eteenpäin. Päätöksenteko helpottuu, kun päätökset voi perustaa tietohallintamallin avulla kerättyyn todelliseen tietoon.

Tieto, jota ei hyödynnetä on turhaa. Tiedon tulee olla luottamuksellista, eheää ja saatavilla olevaa, jotta sitä voidaan hyödyntää yrityksen eri prosesseissa. Hukassa oleva informaatio tai matkan varrella muuttunut tieto, ei ole enää relevanttia käytön kannalta.

Tiedon eheyteen, saatavuuteen ja luottamuksellisuuteen liittyy tiedonhallinnan haasteita. Kuten miten tieto kirjataan ja mihin se kirjataan, jotta olennaiset tiedot valuvat oikeisiin paikkoihin eri ihmisten ulottuville organisaation eri toimintoihin.

Tiedonhallinnassa on myös hyvä pitää mielessä se, millaisessa muodossa informaatio jaetaan eri sidosryhmille. Visuaaliset sisällöt ovat nopeasti ja helposti sisäistettävissä verrattuna vaikkapa taulukkomuotoiseen tietoon.

Tiedonhallintamallin avulla kuvataan organisaation prosessit ja niiden toteutumiseen tarvittavat tiedon kuvaukset

Tiedonhallintamallissa kannattaa lähteä liikkeelle prosesseista. Mitkä ovat organisaation ydinprosessit, missä ne tapahtuvat ja millaista tietoa niiden toteutukseen tarvitaan? Mistä prosessien toteutumisen tueksi tarvittava tieto saadaan, haetaan ja mihin se arkistoidaan?

Prosessit toteuttavat organisaation tietotarpeet. Tarpeiden avulla tehdään kuvaukset tiedosta eli millaisia tietoaineistoja, -ryhmiä ja -rekistereitä organisaatiossa hallinnoidaan ja luodaan.

Organisaation prosesseja toteutetaan tietojärjestelmien avulla

Tietojärjestelmät auttavat organisaatioita toteuttamaan prosessejaan. Järjestelmien rooli tiedonhallinnassa on tärkeä, sillä niiden toiminnallisuudet, turvallisuus sekä yhteiskäyttöiset kappaleet eri tietojärjestelmien välillä kertovat järjestelmän tärkeydestä organisaation toiminnassa.

Dokumentoimalla prosesseissa käytössä olevat tietojärjestelmät organisaatio pystyy taklaamaan seuraavia haasteita:

• Tietojärjestelmien kulut pysyvät aisoissa, kun järjestelmiä osataan hankkia silloin, kun vastaavanlaista järjestelmää ei yrityksestä löydy entuudestaan.
• Toimintatapojen ja työnjäljen laadun varmistaminen helpottuu, kun yhteiset toimintatavat voidaan määrittää käytössä oleville tietojärjestelmille.
• Muutostilanteissa osataan huomioida tietojärjestelmän mahdollisesta vaihdoksesta aiheutuvat muutokset eri järjestelmiin, prosesseihin ja sidosryhmiin.
• Toimintojen ja tietojärjestelmien päällekkäisyyksiä pystytään poistamaan.

Aineetonpääoma on yrityksen kilpailuetu ja julkishallinnon organisaatioiden tehokkuuden lähde

Organisaation työntekijöiden osaaminen on aineetonta pääomaa, josta puhutaan usein myös yrityksen hiljaisena tietona. Tieto on usein ainutlaatuista, jolla yritys tuottaa asiakkailleen arvoa. Aineettomissa pääomissa pääomaluokat voidaan jaotella seuraavanlaisesti:

• rakennepääoma eli dokumentoitu tieto,
• inhimillinen pääoma eli organisaation hiljainen tieto; työntekijöiden asenne, osaaminen ja koulutustausta,
• suhdepääoma eli organisaation sidosryhmäsuhteet, organisaation sisäiset suhteet, brändi, maine sekä yhteistyösopimukset.

Kun aineettoman pääoman elinkaari ja kulku organisaatiossa on kuvattu, voidaan sen tuottamaa arvoa kehittää ja samalla kartoittaa prosesseihin liittyviä mahdollisia riskejä. Riskien tunnistamisen avulla, prossesseja voidaan parantaa tietoturvan ja kyberturvallisuuden kantilta.

Ymmärtämällä nykytilanteen, luot paremman tulevaisuuden

Julkishallintoisille organisaatioille tiedonhallinnan kuvaaminen määritetään laissa. Jotta tiedonhallintaa voidaan kehittää, tulee ensin ymmärtää sen nykytilaa eli kuvaamalla organisaation tiedonhallinta. 

Julkishallintoisten, kuten muidenkin, organisaatioiden kulmasta tiedonhallintamallin avulla pystytään tunnistamaan esimerkiksi prosessien ja järjestelmien päällekkäisyydet. Prosessit, järjestelmät ja integraatiot järjestelmien välillä tulevat olla turvallisia. Kun mahdolliset riskit tunnistetaan tiedonhallintamallin avulla, pystytään niitä hallitsemaan ketterämmin.

Arterin ARC-ohjelmisto on kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalu. Se mahdollistaa organisaation rakenteiden ja niiden välisten yhteyksien kuvaamisen visuaalisesti.

Selainpohjaiseen ARC-ohjelmistoon voidaan mallintaa toiminnan osa-alueita strategiasta tietojärjestelmiin, ja se sisältää valmiin viitekehyksen, jonka avulla kokonaisarkkitehtuurityön voi aloittaa ketterästi organisaation omien kehitystarpeiden mukaisesti. Muodostuvan kokonaiskuvan avulla liiketoiminnan muutosvaikutuksia voidaan arvioida ja ennakoida tukien tietoperusteista päätöksentekoa.

Lue lisää:

• Tiedonhallintalain pikaopas | ladattava materiaali
• Kokonaisarkkitehtuurin pikaopas | ladattava materiaali
• Kokonaisarkkitehtuurin hyödyt organisaatiolle – Kaikki kokonaisarkkitehtuurista | blogi

Kokeile veloituksetta, kuinka ARC-ohjelmisto sopisi yrityksenne tarpeisiin tilaamalla demo alta!