Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla IMS-ohjelmistossa

Prosessien kuvaaminen on yhä tärkeämpää, sillä ilman kuvauksia liiketoiminnan kehittäminen ja muutostilanteet ovat entistä haastavampia.

Prosessiajattelu ja prosessien kehittäminen ovat olleet ISO 9001:2000 -standardien julkaisemisesta saakka keskeisessä roolissa toimintajärjestelmissä. Prosessien kuvaaminen on yhä tärkeämpää, sillä ilman kuvauksia on liiketoiminnan kehittäminen ja muutostilanteet entistä haastavampia.

• Katso alla olevasta webinaaritallenteesta, miltä prosessien kuvaaminen näyttää IMS-ohjelmistossa kolmisivutekniikalla tai jatka blogin lukemista tallenteen alta.
• Kolmisivutekniikka on Arterin perustajien kehittämä tekniikka, joka on käytössä vain Arterin ohjelmistoissa – tilaamalla maksuttoman ohjelmistodemon pääset kokeilemaan kolmisivutekniikkaa itse.

Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla = prosessikuvaus sisältää tarkemman vaiheidenkuvauksen, yhteenvetosivun sekä prosessikaavion

Kolmisivutekniikka on Arterin perustajajäsenien luoma tekniikka. Sillä tarkoitetaan prosessikuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista, sekä vaiheiden kuvaus -sivun, jossa voit avata tarkemmin prosessin työvaiheita.

Kolmisivutekniikan ansiosta sinun ei tarvitse mahduttaa prosessikaaviokuvaan kaikkea prosessin toteuttamiseen liittyvää tietoa.

Nimensä mukaisesti kolmisivutekniikalla prosessista syntyy kolme sivua tietoa:

1. Yhteenveto,
2. prosessikaavio ja
3. vaiheiden kuvaus.

Arterin IMS-ohjelmistossa kuvaat prosessit kolmisivutekniikan mukaisesti. Alle on avattu, mitä tietoa prosessista kuvataan kolmisivutekniikassa eri sivuille.

Näitä asioita kolmisivutekniikka sisältää

Kolmisivutekniikka – sivu 1. Prosessin yhteenveto

Prosessin yhteenveto kerää yhdelle sivulle prosessin tärkeimmät tiedot. Näitä asioita ovat:

• Prosessin nimi,
• prosessin tarkoitus,
• prosessin omistaja,
• prosessin lähtötilanne,
• prosessin lopputilanne,
• asiakkaat ja sidosryhmät,
• asiakkaan tarpeet ja vaatimukset,
• prosessin keskeiset resurssit,
• prosessin tavoitteet ja menestystekijät,
• prosessin mittarit,
• prosessin ohjaus- ja kehittämismenettely ja
• prosessin rajapinnat.

Kolmisivutekniikka – sivu 2. Prosessikaavio

Prosessikaavio on visuaalinen kuvaus prosessista ja sen vaiheista. Yleensä prosessikuvaus alkaa ja päättyy asiakkaaseen. Lisäksi prosessikuvaus mahtuu yhdelle A4:lle, siinä on noin 20 objektia, se on selkeä ja looginen. Alla esimerkki uimaratakaaviosta. 

Kolmisivutekniikka – sivu 3. Vaiheiden kuvaus

Vaiheiden kuvaus kertoo, mitkä asiat vaikuttavat prosessin eri vaiheisiin, mitä muuta ohjeistusta on saatavilla, kuka on vastuussa prosessin eri vaiheista tai mitä mittareita tai tietoa syntyy prosessin eri vaiheissa.

Vaiheiden kuvausten sarakkeet ja niissä kuvattava tieto

Vaiheiden kuvaukset –välilehti koostuu viidestä otsikosta:

1. Prosessin vaihe ja tehtävä: Ensimmäisessä sarakkeessa tulee esille automaattisesti uimaratakaavion avulla prosessin vaiheet (tekeminen ja valinnat). Sarakkeen otsikot määräytyvät prosessiin lisättyjen vaiheiden perusteella ja niitä on mahdollista järjestellä.
2. Vastuu:Toisessa sarakkeessa esitetään prosessivaiheen vastuut/ roolit ja tarvittaessa tarkemmin kuin prosessikaaviossa – esimerkiksi Vastaa (V), Päättää (P), Avustaa (A) tai Saa tiedoksi (T).
3. Kriittiset ja tärkeät tekijät: Kolmannessa sarakkeessa tuodaan lyhyesti esille mihin tässä vaiheessa pitää kiinnittää erityistä huomiota sekä muistutetaan asiakasvuorovaikutuksen kannalta tärkeistä seikoista.
4. Menetelmät, ohjeet ja mallit: Neljännessä sarakkeessa esitetään vaiheeseen liittyvät ohjeet, mallit, työkalut, lomake-pohjat, IT -ohjelmat, erityisosaamisen tarpeita ja muuta vastaavaa tietoa. Ohjeet esitetään usein toisen ohjelman käynnistävänä linkkinä, jotka voidaan näin avata. Tässä sarakkeessa ei kuvata toimintaa.
5. Syntyvä ja jäljitettävä tieto: Viimeisessä sarakkeessa kuvataan syntyvä ja jäljitettävä tieto. Esimerkkejä tälläisestä tiedosta ovat muistiot, pöytäkirjat ja kirjaukset eri järjestelmiin. Sarakkeessa voidaan listata myös systemaattisesti kunkin prosessivaiheen lähtötiedot tai tulostiedot.

Haluatko kokeilla kolmisivutekniikkaa? Tilaa maksuton IMS-demo ja kokeile ohjelmistoa maksutta 14 päivää

IMS-ohjelmisto on SaaS-palvelu, jonka tuotekehitys ja palvelimet sijaitsevat Suomessa. IMS-ohjelmisto soveltuu esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän rakentamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen. Ohjelmiston on helppokäyttöinen ja koko henkilökunnan työkalu, jonka avulla teet laadusta läpinäkyvää.

IMS-ohjelmisto koostuu osioista, joita esimerkiksi ISO-standardit ja SHQS-laatuohjelma edellyttävät organisaation toiminnalta. IMS-ohjelmisto koostuu:

• Prosessit-osiosta, jonka avulla kuvaat ja kehität prosesseja.
• Dokumentit-osiosta, jonka avulla hallinnoit ja ylläpidät toimintaa ohjaavaa dokumentaatiota.
• Käsikirjat-osiosta, jonka avulla luot ja ylläpidät käsikirjoja.
• Raportit-osiosta, jonka avulla keräät esimerkiksi palautteita, läheltäpititilanteita ja poikkeamia.
• Mittarit-osiosta, jonka avulla muutat raporttien avulla kerätyn tiedon toiminnan mittareiksi.
• Riskit-osioista, jonka avulla toteutat systemaattista riskien- ja mahdollisuuksien hallintaa.

Tilaa maksuton demokokeilu IMS-ohjelmistoon alta.