Prosessien kuvaamisen ensiaskeleet – Mitä tehdä ennen kuin aloitat kuvaamisen?

Prosessien kuvaamisen aloittamiseen liittyy monessa organisaatiossa niin intoa kuin vastustusta. Usein prosessityön alussa innokkuus kuvaamiseen on kovimmillaan, mutta innokkuus saattaa helposti laantua ennen kuin työtä päästään soveltamaan käytäntöön.

Prosessityötä aloittaessa on hyvä tehdä melko laaja suunnitelma siitä, miten kuvaukset saadaan jäämään osaksi jatkuvaa parantamista, jotta tehdyt kuvaukset eivät jää vain kertaluontoiseksi rutistukseksi.

Ennen kuin aloitat prosessien kuvaamista, pohdi ainakin:

• Mitä prosessien kuvaamisella halutaan ratkaista tai kehittää.
• Mitkä ovat prosessityön tavoitteet.
• Kenelle prosessikuvauksia tehdään ja mitkä ovat heidän tarpeensa kuvauksien suhteen.
• Kuvauksien helppo ja yhtenäinen tekeminen ja saatavuus.
• Keitä osallistat prosessien kuvaamiseen?

Käytä aikaa suunnitteluun

Ennen kuin prosesseja lähdetään kuvaamaan, on tärkeää selkeyttää kuvaamisen tarkoitus ja miettiä prosessien kuvaamisen perusteet kuntoon. On myös tärkeää selvittää:

• millaista osaamista organisaatiossa löytyy prosessien kuvaamiseen,
• prosessien kuvaamisen tarkoitus,
• olemassa olevat kuvaukset ja ohjeistukset kuvaamiseen sekä
• kuvausten laajuus ja aikataulu.

Lähtökohtien selvittämiseen ja kuvausten aloittamiseen olisi hyvä valita  työryhmä, joka tulee ohjaamaan työn aloittamista ja etenemistä, sekä auttaa muuta organisaatiota kuvaamiseen liittyvissä asioissa.

Prosessien kuvaamisen tarkoitus ja tavoitteet

Ennen kuvaamista tulisi vastata kysymykseen, mitä prosessien kuvaamisella halutaan ennen kaikkea ratkaista tai kehittää? Jos tavoite prosessien kuvaamiseen on vain kuvata toimintaa, ei voida olettaa, että kuvaukset tulisivat automaattisesti osaksi toiminnan jatkuvaa kehittämistä.

Se halutaanko ensisijaisesti parantaa prosessien rajapintoja vai kuvata prosesseja esimerkiksi uuden henkilön perehdytykseen, vaikuttaa paljolti siihen, mitä asioita kuvaamisessa painotetaan. Kaikkea ei kannata lähteä ratkaisemaan kerralla. Prosessityön tavoitteiden valinta on tärkeää myös siksi, että tuloksia haluttuihin asioihin saadaan näkyville nopeasti. Tulosten julkaisulla vahvistetaan uskoa prosessien kuvaamiseen.

Kuvaamisen tarkkuus ja laajuus

Yksi suurimmista sudenkuopista prosessien kuvaamisessa on lähteä kuvaamaan prosesseja liian yksityiskohtaisesti. Yksityiskohtainen kuvaaminen on niin työlästä, että prosessien kuvaaminen saattaa jäädä kertaluontoiseksi, eikä kuvauksien ylläpitoa jatketa.

Yksinkertainen sääntö prosesseja kuvatessa on: kuvaa niin ylätasolla kuin mahdollista, mutta niin tarkasti kuin tarvitsee. Jos tarkempi kuvaus hyödyttää lukijaa, niin kuvausta kannattaa ilman muuta tarkentaa. Mieti aina kenelle kuvausta tehdään ja mitkä ovat heidän tarpeensa kuvauksen suhteen.

Myös prosessien kuvaamisen laajuutta kannattaa miettiä tarkasti. Varsinkin, kun prosessien kuvaamista aloitetaan, prosessityöhön suhtautuminen saattaa olla myös osittain negatiivista. Työn tarpeellisuutta on helpompi todistella, jos työstä on jo saatu positiivisia tuloksia.

Usein on helpompaa aloittaa kuvaaminen muutamasta prosessista ja siirtyä vasta sitten kuvaamaan laajemmin organisaation prosesseja kuin alkaa kuvaamaan kaikki prosessit kerralla.

👉 Lue lisää prosessikuvauksien toteuttamisesta ja Arterin perustajajäsenien kehittämästä kolmisivutekniikasta prosessien kuvaamisessa.

Kuvausten ohjeistus ja saatavuus

Kuvaajille tulisi olla selkeät ohjeet tai kattava koulutus, jotta prosessien kuvaaminen olisi tarpeeksi helppoa. Kuvausten tekemisen helppouden lisäksi kuvaukset tulisi olla myös nopeasti saatavilla.

Kuvaamisen helppouteen vaikuttaa paljon prosessien kuvaamiseen sovitut säännöt, liittyen muun muassa käytettäviin piirtokuvioihin ja kuvaustyyliin.

Dokumentointi esimerkiksi käytettävistä kuvioista tai ikoneista helpottaa kuvausten tekemistä, kun kuvioilla yksiselitteiset merkitykset. Mitä vähemmän erilaisia kuvioita on käytössä, sitä nopeampaa ja helpompaa niiden käyttö on oppia ja opettaa.

Prosessikuvauksilla on ainakin kaksi eri kohderyhmää:

• kuvaajat
• ja katsojat.

Kuvausten saatavuuden kannalta kannattaa miettiä, miten kuvaajat pääsevät nopeasti ja joustavasti muuttamaan kuvauksia sekä miten katsojat löytävät luodut kuvakset helposti.

Kuvaaminen ja käyttöönotto

On tärkeää, että prosessien kuvaamiseen osallistetaan jo melko aikaisessa vaiheessa laajasti prosesseissa toimivia henkilöitä. Prosessikuvausten tarkoitus on kuitenkin kuvata todellista tekemistä. Jos prosessia kuvaa vain yksi henkilö, on kyseessä usein vain kapea näkemys toiminnasta.

Prosessikuvaus, joka on kuvattu ja käyty yhdessä läpi, tulee todennäköisemmin myös aktiivisempaan käyttöön. Poikkeuksena erilaisten tavoitetilojen kuvaamiset, jotka ovat usein vain prosessien kehittäjien käyttöön. On tärkeää, että prosessikuvaus vastaa todellisuutta ja pysyy ajan tasalla.

Prosessikuvausten käyttöönotossa ja kuvaamisessa on tärkeää, että prosesseja on helppo ja joustava muokata sekä, että ne ovat laajasti saatavilla. Mitä useampi henkilö organisaatiossa lähtee kuvaamaan prosesseja sitä enemmän heidän kouluttamisensa vaatii resursseja, joten prosessien kuvaamisessa käytetyn ohjelmiston tulisi olla nopea oppia.

Myös kuvausten saatavuus tulee huomioida prosessien kuvausohjelmistoa päättäessä. Helposti löytyvät kuvaukset vähentävät myös prosessia katsovien kynnystä tarkastella omaa tai muiden prosessia.

Suosittelen sinun tutustuvat myös näihin sisältöihin:

👉Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla| blogi
👉 Prosessien pikaopas | pikaopas
👉 Onnistu prosessityössä – näin saavutat tuloksia | blogi & webinaari
👉 Prosessijohtamisen hyödyt ja vinkit alkuun pääsemiseksi | blogi