Näin selvität organisaatiosi prosessien kypsyystason

Yritysten ja organisaatioiden tehokkuus riippuu siitä, kuinka hyvin ne kykenevät hallitsemaan ja kehittämään omia prosessejaan. Optimoitu ja suorituskykyinen organisaatio ei ainoastaan täytä toimintaansa kohdistuvia vaatimuksia vaan myös sopeutuu tuleviin liiketoimintaympäristön haasteisiin ja muutoksiin.

Prosessiajattelu on yksi keino kehittää yrityksen jatkuvuuden hallintaa jatkuvan parantamisen ja prosessien hallinnan avulla.

Oheinen prosessien kypsyystasomalli auttaa sinua arvioimaan, missä kehitysvaiheessa organisaatiosi prosessit ovat ja millaisia asioita prosessien kehittämisen eteen on järkevää tehdä.

Taso 0: Tuntematon

Kypsyysmallin alin taso kuvaa tilannetta, jossa organisaatio ei ole tunnistanut toimintansa vaatimuksia tai vaatimuksiin liittyvää suorituskykyään. Prosessit ovat hajanaisia, eikä niiden hallintaan tai kehittämiseen ole kiinnitetty huomiota. Prosesseja ei todennäköisesti ole kuvattu vielä minnekkään vaan tieto löytyy vain henkilöiden omasta päästä.

Tästä tilanteesta siirtyminen vaatii tietoisuuden lisäämistä esimerkiksi henkilöstön kouluttamista prosessiajatteluun liittyen ja esimerkiksi yhteisten tapojen määrittämistä prosessien kuvaamiselle, jotta seuraavalle tasolle eli lähtöpisteeseen, jossa prosessit on kuvattu, on mahdollista siirtyä.

Taso 1: Ymmärretty

Tällä tasolla organisaatio on tunnistanut toimintaansa kohdistuvat vaatimukset ja ymmärtänyt, kuinka hyvin se niitä noudattaa. Organisaatiossa on määritetty asiakkaaseen ja liiketoimintaan liittyvät kriittiset menestystekijät ja mittarit.

Tämä vaihe toimii pohjana parannusten kohdistamiselle ja arvioinnille. Tässä vaiheessa organisaatio alkaa kerätä tietoa ja ottaa ensimmäisiä askeleita kohti toiminnan järjestelmällistä kehittämistä. Lisäksi yritys on ainakin kuvannut ydinprosessinsa eli toisin sanoen dokumentoinut lähtötilanteensa, jotta sillä on edellytykset kehittää ja seurata toimintansa kehittymistä.

Taso 2: Vakiintunut

Kun siirrytään tasolle kaksi, organisaatio on tunnistanut toiminnan keskeiset ongelmat ja löytänyt niihin ratkaisut. Prosessit alkavat vakiintua, ja toimintatapoja juurrutetaan osaksi arkipäivää. Tämä taso luo edellytykset sille, että organisaation toiminta on tasalaatuista ja johdonmukaista, mikä luo pohjan seuraaville kehitysaskelille.

Tällä tasolla prosessien parantamiseen ruvetaan yleensä hyödyntämään Lean-työkaluja tai muita ongelmanratkaisu menetelmiä.

Taso 3: Toistettavissa

Kolmannella tasolla prosessit suoritetaan siten kun ne on dokumentoitu eli toiminta alkaa olemaan standardisoitua. Tämä tarkoittaa, että organisaatiossa on olemassa selkeät ohjeet ja menettelytavat, joita kaikki noudattavat. Lisäksi prosessien toistettavuutta tuetaan koulutuksilla ja toiminnan todentamisella kuten mittaamisella, sisäisillä auditoinneilla tai toiminnan sertifioinnilla. Prosessit ovat luotettavia ja johdonmukaisia kaikissa olosuhteissa.

Tällä tasolla yleistä on, että yritykset rupeavat kehittämään prosesseja sisäisten auditointien, muutosjohtamisen tai prosessikoulutuksien avulla.

Taso 4: Kyvykäs

Neljännellä kypsyystasolla prosesseja seurataan ja johdetaan ennustavilla mittareilla. Tämä mahdollistaa prosessien tehokkuuden ja tuloksellisuuden jatkuvan parantamisen. Ennakoiva johtaminen auttaa organisaatiota tunnistamaan mahdolliset pullonkaulat ja haasteet ajoissa, mikä vähentää yllätyksiä ja tehostaa toimintaa.

Prosesseja kehitetään esimerkiksi tulos- ja ennakoivan mittauksen sekä saatujen palautteiden avulla.

Taso 5: Suorituskykyinen

Kypsyysmallin korkein taso kuvaa tilannetta, jossa organisaatio ei ainoastaan johda prosessejaan tehokkaasti, vaan myös parantaa niitä jatkuvasti. Prosessien kyvykkyyttä ja tehokkuutta optimoidaan eliminoimalla hukkaa ja lisäämällä sopeutumiskykyä. Tämä taso mahdollistaa organisaation pysyvän kilpailukykyisenä ja ketteränä myös nopeasti muuttuvissa olosuhteissa.

Tärkeintä on aloittaa ja pitää mielessä toiminnan jatkuva parantaminen

• Prosessien kypsyystasomalli auttaa organisaatiotasi hahmottamaan kehitystarpeita ja etenemään systemaattisesti kohti parempaa suorituskykyä.
• Matka kypsyystasolta toiselle ei aina ole nopea, mutta se on välttämätön, jos haluatte saavuttaa pitkän aikavälin kilpailuetua.
• Tärkeintä on aloittaa matka, tunnistaa ja dokumentoida nykytilanne ja asettaa selkeät tavoitteet prosessien kehittämiselle. Mikäli lähtötasoa ei ole tunnistettu ja dokumentoitu, organisaation on vaikea todentaa kehitysaskeleitaan.
• Pidä mielessä jatkuva parantaminen, sillä monta pientä muutosta vie yritystäsi todennäköisesti enemmän eteenpäin kuin yksi iso muutos kerran viidessa vuodessa.

Haluatko oppia lisää prosesseista ja niiden kehittämisestä? Suosittelemme sinulle näitä sisältöjä:

👉 Kuinka nostaa prosessityö seuraavalle tasolle?| blogi
👉 Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla| blogi
👉 Onnistunut prosessityö – näin saavutat tuloksia | blogi