Prosessien pitkäjänteinen kehittäminen kuvauksia hyödyntämällä

Ilman prosessikuvauksia ja prosessidokumentaatiota toiminnan kehittäinen on mahdotonta

Ajatellaan tilannetta, jossa toiminnassa tapahtuu jotain negatiivisesti poikkeavaa. Toivommeko ainoastaan, että näin ei tule tapahtumaan uudelleen, vai pitäisikö sen sijaan tarkastella sovittua prosessia.

Jos on toimittu kuten on sovittu, voimme tarkastella prosessia ja mahdollisesti kehittää sitä niin, että näin ei tulisi enää tapahtumaan. Jos taas on toimittu toisin kuin olemme sopineet, voimme käyttää prosessikuvauksia hyödyksi ja varmistaa, että kaikki työntekijät osaavat jatkossa toimia kuten on sovittu.

Ilman kuvattuja prosesseja on melko turha käydä tällaista perusanalyysia läpi, sillä ei ole olemassa mitään sovittua tapaa, johon voimme tapahtumaa verrata.

Älkää siis luovuttako prosessien suhteen, vaikka se tuntuisikin alkuun piirtelyltä ilman suurempaa vaikutusta. Uskon, että valtaosa organisaatioista on aloittanut piirtelyllä.

Onnistujat ovat päässeet hommassa seuraaville askeleille, jolloin prosesseja on alettu johtaa ja käyttämään arjen työvälineenä.

Prosessien kehittäminen alkaa prosessikuvauksista ja työtä ohjaavasta dokumentaatiosta

Jotta pystyt kehittämään toimintaa ja prosesseja, on sinun ymmärrettävä lähtötilanne, jotta voit mitata ja arvioida toimintanne kehittymistä. Alla kuvaesimerkki prosessin kypsyystason tunnistamiseen. 

Prosessidokumentaation kattava hyödyntäminen mahdollistaa pitkäjänteisen kehittämisen

Kun olemme kattavasti dokumentoineet prosessimme, tulee luotua dokumentaatiota myös käyttää. Toteuttamamme prosessitutkimuksen mukaan prosessijohtamisessa jo pidemmälle edenneet organisaatiot erottuivat muista organisaatioista siinä, että niissä prosessikuvauksia käytetään toiminnan kehittämisessä ja perehdyttämisen välineinä.

Prosessikuvaukset ovatkin yksi parhaimmista perehdyttämisen välineistä: niiden avulla voidaan vähentää organisaatioista katoavaa hiljaista tietoa, mutta myös estää huonojen toimintatapojen jalkautumista uusiin työntekijöihin.

Prosessien kuvaamisessa pääset alkuun esimerkiksi tämän Prosessien kuvausohjeen avulla. Prosessikuvauksia ei ole tarkoitus käyttää siten, että tekijät aina tarkastavat niistä, kuinka asia tehdään ja miten prosessi etenee. Sen sijaan kuvausten tarkoitus on tuoda tietoisuutta ja toimia viestinnän välineenä. Myös työnteko on mukavampaa, kun on olemassa paikka, josta asiat voi tarpeen tullen tarkastaa.

Prosessijohtamisen nykytila

Prosessijohtamisella ja prosessien kehittämisellä voidaan vaikuttaa organisaation tuloksellisuuteen laaja-alaisesti, mutta se vaatii aikaa, osaamista ja prosessien dokumentoinnin lisäksi dokumentaation käyttöä arjessa.

Usein asiat jäävät puolitiehen, jos edes siihenkään, ja prosessien kuvaamisesta tulee pienen porukan ikuisuusprojekti, joka ei tunnu koskaan päättyvän. Itse kutsun tätä ”prosessien piirtelyksi”, jolla on valitettavan vähän tekemistä prosessien johtamisen kanssa.

IMS-ohjelmisto tehokkaan prosessijohtamisen tukena

IMS-toimintajärjestelmästä löytyy loistava työkalu prosessien mallintamiseen, mutta ilo jää hyvin pieneksi, ja piirtelyn tasolle, jos emme hyödynnä myös ohjelmiston muita ominaisuuksia.

Esimerkiksi:

✅ kolmisivutekniikan laaja-alainen käyttö,

✅ työohjeistuksen ja malliasiakirjojen linkittäminen prosessikuvauksiin,

✅ prosessien riskien tunnistaminen,

✅ datan kerääminen raportit-osiolla ja

✅ prosessimittareiden laadinta.

Yllä mainitut esimerkit tuovat paljon lisää verrattuna pelkkään yksittäiseen prosessikuvaukseen. Kun näiden lisäksi vielä hyödynnämme katselmointityökalua vastuuhenkilöineen ja automaattisin muistutuksineen, alkaa toimintamme muistuttamaan jo selvästi enemmän prosessien johtamista kuin niiden pelkkää piirtelyä.

Suosittelemme sinulle:

👉 Prosessien pikaopas | ladattava materiaali
👉 Onnistunut prosessityö – Näin saavutat tuloksia | blogi
👉 Mitä tehdä ennen kuin aloitat prosessien kuvaamisen? | blogi