Prosessijohtamisen hyödyt ja vinkit alkuun pääsemiseksi

Prosessijohtamisella tarkoitetaan toiminnan kuvaamista, kehittämistä ja johtamista prosessiajattelun mukaisesti. Sillä tavoitellaan ensisijaisesti parempaa ymmärrystä organisaation toiminnasta sekä toiminnan standardoinnin kautta saavutettavia tehokkuushyötyjä.

👉 Lataa itsellesi Prosessijohtamisen artikkeli tästä ja opi prosessijohtamisesta laajemmin.

Prosessijohtaminen on yksi johtamisen työkaluista

Nykypäivänä prosessijohtamista sovelletaan kaikilla toimialoilla, niin suurissa kuin pienissä organisaatioissa, sekä julkisella että yksityisellä sektorilla.

Prosessijohtaminen voi olla organisaation yksi johtamisen työkaluista muiden työkalujen ohessa. Prosessijohtamisen toimintamalli auttaa liiketoiminnan kehitystyötä kustannustehokkuuden näkökulmasta lyhyelläkin aikavälillä. Pitkällä aikavälillä  se luo mahdollisuuden kilpailukyvyllä erottautumiseen.

Hyvällä prosessien hallinnalla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä ja kilpailuetua markkinoilla. Kuvaamalla prosessit selkeästi, toiminnasta on mahdollista havaita kipupisteitä. Kun yritysten tekeminen on kuvattua, voidaan eri osa-alueita kehittää kohdistamalla resurssit oikein.

Prosessien tarkoitus on siis linjata organisaatio saavuttamaan menestystä jatkuvan kehityksen avulla.

Prosessien kuvaamisen hyödyt

Prosessien kuvaamisen avulla organisaatiossa voidaan hyödyntää tehtyjä kuvauksia seuraavanlaisesti:

✅ prosessin riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen,
✅ syy-seuraussuhteiden analysointi,
✅ ajankäytön tehostaminen (siirtoajat, odotusajat, varastointiajat jne)
✅ resurssiongelmien tunnistaminen,
✅ prosesseille mittareiden avulla saadun datan hyödyntäminen,
✅ lisäarvoa tuottavien ja tuottamattomien vaiheiden selkeytys,
✅ ympäristönäkökulmien kartoitus,
✅ vaarojen tunnistaminen,
✅ automatisointi-, yhdistämis-, yksinkertaistamis- ja eliminointimahdollisuuksien arviointi.

Muita prosessiomaisen toiminnan hyötyjä:

✅ Tehdään läpinäkyväksi ammattilaisten roolit eri arvontuotantoketjuissa asiakkaille.
✅ Tunnistetaan täsmällisemmin prosessien suunnassa informaation kulun ja sisällön tarpeita sekä miten teknologiaa käyttäen prosessia ja lopputulosta voitaisiin parantaa.
✅ Tunnistetaan erillisten IT-sovellusten aiheuttamia arjen ongelmia – päällekkäinen tietojen syöttäminen, sovellusten keskustelemattomuus kuin myös mahdollisuudet informaatiovirtojen automatisointiin.
✅ Havainnollistetaan asiakkaan, esim. opiskelijan osallistuminen prosessiin, ”totuuden hetket”, joissa erityisesti tulisi onnistua.
✅ Tunnistetaan osaamisen kehittämisen täsmätarpeita, mikä on nykytila ja tavoitetila prosessin eri vaiheissa.
✅ Strategian ja vision toteuttaminen käytännön kautta.

Prosessijohtaminen on keino hyödyntää prosesseja laadunhallinnassa.

Jatkuva parantaminen on olennainen osa prosessiajattelua

Menestyjä organisaatiot hiovat asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat prosessinsa huippuunsa. He myös mittaavat ja optimoivat prosessejaan jatkuvasti. Prosessityössä toiminnan jatkuva parantaminen on olennainen osa ajattelu ja toimintatapaa.

Prosessit mallinnetaan, jotta niiden kulku ymmärretään ja tämän jälkeen toimintaa voidaan lähteä kehittämään. Jatkuva parantaminen lähtee strategisten tavoitteiden asettamisesta ja niiden toteuttamisesta.

Kehitystyön taustalla on siis ajatus siitä, mitä ja erityisesti miten yritys tuottaa palveluitaan paremmin kuin kilpailijansa. Pelkkä prosessien kuvaaminen ja mittaaminen ei sinällään riitä, vaan lisäksi tulee ymmärtää, miten eri toiminnot sekä ihmisten roolit linkittyvät asiakashyötyyn.

Prosessijohtamisella arvoa asiakkaalle ja edellytykset kilpailukyvyn kasvattamiseen

Prosessijohtamisessa organisaation strategia, organisaatiorakenne, arvon maksimointi, suorituskuvun johtaminen, yhteistyö, oppiminen, tietojohtaminen sekä organisaatiokulttuuri ovat kokonaisuuksia, jotka tukevat prosessijohtamista.

Prosessiajattelun voi nähdä tapana, jolla tunnistetaan:

✅ Asiakkaiden tarpeet ja odotukset siitä, miten edetään vaihe vaiheelta eteenpäin ja miten asiakas lopulta saa tuotteen tai palvelun, jota oli hakemassa.

✅ Organisaation osaamisalueiden yhdistäminen: mitkä osaamisalueet tulee yhdistää, jotta tuote tai palvelu valmistuu ja asiakkaan odotukset täytetään tai ylitetään.

Jotta prosessiajattelu ja prosessijohtaminen sisäistetään organisaatiossa, vaatiii se aikaa, johdon sitoutumista, muutosjohtamista, koulutusta ja asian tuomista jatkuvaksi osaksi arkea.

Esimerkkejä prosessiajattelun kehityspiirteistä ja prosessijohtamisen eri tyypeistä

• Toiminnallinen / linjaorganisaatio, jossa toiminta perustuu hierarkiaan ja, jossa vallitsee tarkka työnjako. Haasteita aiheuttaa kokonaisuuden hallinta.
• Tulosyksikköorganisaatio, jossa prosessit on tunnistettu, mutta niillä ei ole vaikutusta toimintatapoihin. Arki rullaa linjan mukaisesti: kokouskäytännöt, johtaminen, tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen on organisoitu linjan mukaisesti. Pyrkimyksenä yhteiset toimintatavat.
• Matriisiorganisaatiossa toimintaa ohjataan prosessilähtöisesti. Prosesseille on asetettu mittarit ja tavoitteet, kokouskäytännöt organisoitu prosessien ympärille ja toimintajärjestelmä on laadittu prosessien ympärille. Yhteiset toimintatavat ylittävät organisaatiorajat.
• Puhdas prosessiorganisaatio. Siirtyminen tähän malliin edellyttää merkittäviä muutoksia perinteisessä ajattelu- ja toimintatavoissa sekä organisaatiokulttuurissa.

Prosessien kehittämisen edellytykset

• Organisaation johdon selkeästi ilmaisema tahtotila.
• Aikaikkunoiden tietoinen määrittely kehitystyölle.
• Työkalujen ja ongelmanratkaisun taitojen kouluttaminen ja harjoittelu.
• Aloite- ja ideointikäytäntöjen parantaminen.
• Läpinäkyvyyden lisääminen eli toisin sanoen laadun tai jatkuvan parantamisen kulttuurin sitkeää rakentamista.
• Selkeä roolijako.

Näin pääset alkuun prosessijohtamisessa – prosessijohtamisen checklist

Alta löydät kuuden kohdan listan, jonka avulla pääset alkuun prosessijohtamisessa.

1️⃣ Prosessien tunnistaminen: Organisaation prosessit on nimetty ja niiden määrä voidaan laskea.
2️⃣ Prosessien kuvaaminen: Jokaisen tunnistetun prosessin kulusta on olemassa visuaalinen dokumentaatio, vuokaavio tai joku muu kuvaustapa.
3️⃣ Prosessien omistajien nimeäminen: Jokaisella prosessilla on yksiselitteinen omistaja ja omistajan tehtävät, vastuut ja valtuudet on määritelty.
4️⃣ Prosessien jatkuva parantaminen: Prosessien kehittämisen ja katselmoinnin menetelmät on määritetty ja dokumentoitu omana prosessinaan tai jollain muulla tavalla.
5️⃣ Prosessien tehokkuuden mittaaminen: Prosesseille on oleellisilta osin asetettu niiden suorituskykyä kuvaavia mittareita.
6️⃣ Prosessien rajapintojen selkeyttäminen: Prosessien rajapinnat on tunnistettu ja määritelty selkeästi.

Prosessijohtamisen kompastuskiviä

📌 Organisaatio ei ole hahmottanut omaa MAKROPROSESSIAAN asiakkaiden tarpeista asiakkaiden tyytyväisyyteen koko asiakkuuden elinkaaren aikana.
📌 PROSESSIAJATTELUA ei ole ymmärretty organisaation VISION JA STRATEGIAN olennaisena toteuttamiskeinona.
📌 JOHTO ei ole omaksunut prosessiajattelua kilpailukyvyn luomisvälineenä.
📌 MIND SETTING on edelleen funktiopohjalla – rajapinnat jäävät vaille huomiota.
📌 Strategia maastoutetaan linjaorganisaation mukaisesti porras portaalta alemmas.
📌 Prosessit jäävät löytämistilaansa eli kuvaamaan kuvaushetken tapaa toimia, tavoitetilan miettimistä ei tapahdu, koska aikaa ei ole.
📌 Prosessikuvauksia ei voida kuvaamisen jälkeen tehokkaasti hyödyntää. Prosessikaaviot muodostavat omat erilliset tiedostonsa, asiakirjat sirpaloituvat erinäisiin tallennuspaikkoihin, raportit ovat eri tekniikoilla luotuja, mittarit ovat hajallaan eri henkilöiden koneilla, levyasemilla, INTEGRAATIOASTE ei tue tehokasta prosessikuvausten hyödyntämistä.

Prosessiomistajan rooli ja roolin määritelmän haasteet

Yksi kompastuskivi prosessiojohtamisessa on prosessiomistajuuden määritelmä:

Kuka prosessinomistaja on, mitä hän tekee ja mitkä ovat hänen valtuutensa. Mistä asioista hän voi päättää, miten paljon aikaa rooli vaatii, mitä taitoja hänellä pitää olla, millaiset valtuudet hänellä on toimia yli organisaatio rajojen, miten organisaation johto tukee hänen toimintaa.

Prosessin omistajan rooli voi myös vaihdella, mikäli organisaation tuotteiden ja palveluiden kirjo vaihtelee täsmätuotteista hyvin ei-rutiinimaisiin palveluihin, joissa jokainen asiakascase pitää suunnitella erikseen.

Prosessin omistajan roolia ei tällaisissa tapauksissa voi määritellä yhdenlaisena, vaan siihen kuuluu uusia piirteitä aina verkostomaisen toiminnan ja kumppanuuden hallintaan asti.

Prosessiomistajan rooliin voi kuulua:

• • prosessin ylläpito- ja kehitystyö,
  • prosessille asetetun mittariston luominen ja seuraaminen,
  • tiedonkerääminen prosessin kehitystyön tueksi,
  • kehitystoimenpiteiden valikoiminen, suunnittelu ja toteutus,
  • päällekkäisyyksien välttäminen kokonaisuuteen liittyvien prosesseihin nähden,
  • epäjatkuvuuskohtien välttäminen
  • sekä osaoptimoinnin välttäminen.

Prosessiomistajan lisäksi prosessille voidaan nimetä toinenkin omistaja operatiiviseen toimintaan painottuvan prosessiomistajan lisäksi, organisaation johtoryhmästä, jonka vastuualueet tukevat operatiivisen prosessiomistajan roolia ja onnistumista.

Prosessinomistajia tulee kouluttaa omaan rooliinsa ja huomioida vastuunotossa myös se, että vastuu tuo uudenlaisia tehtäviä hoidettavaksi eli myös aikaa tulee löytyä roolin hoitamiselle.

Yksittäiset palaverimerkinnät eivät riitä, vaan roolin vastuut on kirjattava auki ja asetettuihin tavoitteisiin on sitouduttava ja johdon tuki lyödyttävä.

On myös hyvä punnita, miten prosessinomistajaa voidaan tukea siinä, että hän:

✅ ymmärtää liiketoimintaa ja organisaation prosessikartan,
✅ osaa ajatella kokonaisuuksia yli organisaatiorajojen asiakkaan, liiketoiminan ja strategisten muutostarpeiden silmillä,
✅ toimii ja osallistaa prosessiin kuuluvia päälliköitä mukaan kehityshankkeisiin,
✅ kouluttaa prosessissa toimivia ihmisiä sekä
✅ asettaa prosessille tavotteita.

Tässäkin kohtaa organisaation johdon rooli on tärkeässä asemassa, koska ilman heidän tukea ja apua, prosessiajattelu ja prosessiomistajuuden toteutuminen jää vajavaiseksi.

Organisaation strategia ja visio lähtökohtana prosessien kehitystyölle

Prosessien uudistustyö saattaa tulla organisaatiolle yllätyksenä. Kehitystyön lähtökohtana on järkevää pitää organisaation strategia ja visio.

Johtoryhmässä on järkevää selvittää, mitkä organisaation prosesseista vaikuttavat eniten strategian ja vision toteutumiseen.

Suosittelemme ensin muokkaamaan prosessit vision ja strategian mukaiseksi ja sitten vasta mahdollisen ulkoisen viitekehyksen, kuten ISO-standardien, mukaisiksi. Tällöin muutostilanteissa kokonaisuuden hallinta on helpompaa, kuin tilanteissa, joissa toimintaa kehitetään vain standardien sisältöä noudattaen.

Suosittelemme sinulle:

👉 Onnistunut prosessityö – näin saavutat tuloksia | blogi
👉 Prosessien kuvaamisen ensiaskeleet | blogi
👉 Kuinka nostaa organisaation prosessityöskentely seuraavalle tasolle? | blogi