Blogi
Mitä prosessikartalla ja prosessihierarkialla tarkoitetaan?
Liiketoiminnan kuvaaminen on hyvä aloittaa prosessikartasta ja prosessipuusta
Prosessikartan ja prosessipuun määrittelee organisaation johto:
- Prosessikartassa esitetään organisaation johdon tunnistamat ydin- ja tukiprosessit – eli määritellään kuvattavat prosessit ja niiden keskinäinen suhde toisiinsa. Prosessikartta on yleinen, usein graafinen esitys organisaation eri prosesseista ja niiden välisistä yhteyksistä
- Prosessipuu kertoo taas prosessihierarkiasta.
Mistä tunnistaa hyvän prosessihierarkian?
Hyvän prosessihierarkian tunnistaa siitä, että se voidaan esittää helposti listana, josta näkee ensisilmäyksellä prosessien välisen suhteen ja mikä kuuluu mihinkin. Esimerkiksi tällaisesta listauksesta voi olla apua:
- Ydinprosessi 1
- Osaprosessi 1.1
- Prosessi 1.1.1
- Prosessi 1.1.2
- Osaprosessi 1.2
- Prosessi 1.2.1
- Osaprosessi 1.3
- Prosessi 1.3.1
- Prosessi 1.3.2
- Prosessi 1.3.3
- Prosessi 1.3.4
- Ydinprosessi 2
- Osaprosessi 2.1
- Prosessi 2.1.1
- Prosessi 2.1.2
- Osaprosessi 2.2
- Prosessi 2.2.1
- Prosessi 2.2.2
- Jne…
- Osaprosessi 2.1
- Osaprosessi 1.1
Listaus on myös hyvä tapa hahmotella prosessihierarkian ajoa ennen prosessikartan tekemistä.
Hierarkiassa ylhäältä alas siirryttäessä tapahtuu muutos käsitteellisestä ja abstraktista konkreettiseen jokapäiväiseen työhön, kuten alla oleva kuva havainnollistaa.
Mistä aloittaa prosessikartan tekeminen?
Prosessikartta on strategian operatiivinen jatke ja näyttää organisaation toimintalogiikan. Prosessikartan tekemisessä liikkeelle voi lähteä liiketoiminnalle ja asiakkaille keskeisistä prosesseista, esimerkiksi näin:
- Ydin- ja tukiprosessit tunnistetaan ensiksi, niistä rakennetaan prosessikartta.
- Ydin- ja tukiprosessien osaprosesseista rakennetaan prosessipuu.
- Alimman tason prosesseista piirretään ensin prosessikaaviot.
3 esimerkkiä prosessikartasta
Alla kolme esimerkkiä prosessikartasta:
- Ison organisaation prosessikartta,
- pk-yrityksen prosessikartta,
- pk-yrityksen prosessikartta.
Ennen kuin aloitat prosessien kuvaamisen, käykää läpi nämä asiat:
Ennen kuin prosesseja lähdetään kuvaamaan, on tärkeää selkeyttää kuvaamisen tarkoitus ja miettiä prosessien kuvaamisen perusteet kuntoon. On myös tärkeää selvittää:
✅ millaista osaamista organisaatiossa löytyy prosessien kuvaamiseen,
✅ prosessien kuvaamisen tarkoitus,
✅ olemassa olevat kuvaukset ja ohjeistukset kuvaamiseen sekä
✅ kuvausten laajuus ja aikataulun asettaminen prosessien kuvaamistyölle.
Kuvatkaa prosesseja niin ylätasolla kuin mahdollista, mutta niin tarkasti kuin tarvitsee
Yksi suurimmista sudenkuopista prosessien kuvaamisessa on lähteä kuvaamaan prosesseja liian yksityiskohtaisesti. Yksityiskohtainen kuvaaminen on niin työlästä, että prosessien kuvaaminen saattaa jäädä kertaluontoiseksi, eikä kuvauksien ylläpitoa jatketa.
Yksinkertainen sääntö prosesseja kuvatessa on: kuvaa niin ylätasolla kuin mahdollista, mutta niin tarkasti kuin tarvitsee. Mieti aina kenelle kuvausta tehdään ja mitkä ovat heidän tarpeensa kuvauksen suhteen.
Usein on helpompaa aloittaa kuvaaminen muutamasta prosessista ja siirtyä vasta sitten kuvaamaan laajemmin organisaation prosesseja kuin alkaa kuvaamaan kaikki prosessit kerralla.
Osallista prosesseissa toimivia henkilöitä prosessikuvausten tekemiseen
On tärkeää, että prosessien kuvaamiseen osallistetaan jo melko aikaisessa vaiheessa laajasti prosesseissa toimivia henkilöitä. Prosessikuvausten tarkoitus on kuitenkin kuvata todellista tekemistä. Jos prosessia kuvaa vain yksi henkilö, on kyseessä usein vain kapea näkemys toiminnasta.
Prosessikuvaus, joka on kuvattu ja käyty yhdessä läpi, tulee todennäköisemmin myös aktiivisempaan käyttöön.
Prosessikuvausten käyttöönotto, kuvaamistyö ja prosessikuvausten muokkaaminen
Prosessikuvausten käyttöönotossa ja kuvaamisessa on tärkeää, että prosesseja on helppo ja joustava muokata sekä, että ne ovat helposti kaikkien saatavilla.
Mitä useampi henkilö organisaatiossa lähtee kuvaamaan prosesseja sitä enemmän heidän kouluttamisensa vaatii resursseja, joten prosessien kuvaamisessa käytetyn ohjelmiston tulisi olla nopea oppia.
Tilaa prosessien kuvausohje suoraan sähköpostiisi alta!
Lomakkeen täyttämällä saat itsellesi Prosessien kuvausohjeen
* merkityt kohdat ovat pakollisia.
