Prosessilähtöisen toiminnan hyödyt

Prosessilähtöisen toiminnan tehokkuus ei ole sattumaa – prosessilähtöisyys on edustettuna kansainvälisissä viitekehyksissä

Alla listaus viitekehyksistä, joissa prosessilähtöinen toiminta on muun muassa edustettuna:

• ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 -standardien yksi pääperiaatteista on ”Prosessimainen toiminta”.
• EFQM Excellence -mallin yksi erinomaisuuden tunnuspiirteistä on ”Ketteryys (prosessien) johtamisessa”.
• Common Assessment Framework eli CAF-mallissa yksi erinomaisen suorituskyvyn tunnusmerkeistä on ”Tosiasioihin perustuva prosessijohtaminen”.
• JHS 179-suositus kehottaa kuvaamaan toiminta-arkkitehtuurin osana prosessikartan, prosessien välisen vuorovaikutuksen sekä prosessit itsessään.
• TOGAF-mallin arkkitehtuurin kehitysmallin yksi osa-alueista on ”Business Architecture”.

Prosessilähtöisen toiminnan 3 keskeistä hyötyä

1. Prosessilähtöinen toiminta parantaa asiakaskeskeisyyttä, mikä tarkoittaa, että organisaatio pystyy paremmin vastaamaan sidosryhmiensä tarpeisiin ja odotuksiin.
2. Prosessilähtöinen toiminta auttaa hallitsemaan vaihtelunmäärää, mikä tarkoittaa, että organisaation toiminta on sujuvampaa, ennustettavampaa ja vakioidumpaa. Tämä vähentää virheiden ja vaihtelun määrää, mikä puolestaan parantaa laatua ja tehokkuutta.
3. Prosessilähtöinen toiminta lisää läpinäkyvyyttä eli mahdollistaa kokonaisvaltaisen ymmärryksen organisaation toiminnasta ja miten mikäkin prosessi linkittyy mihinkin kokonaisuuteen. Tämä parantaa organisaation suorituskykyä, strategian mukaisuutta ja auttaa varautumaan mahdollisiin muutoksiin.

Prosessilähtöinen toiminta liiketoiminnan johtamisen näkökulmasta – strategian mukaisuus ja resurssien kohdistaminen

Hyvällä prosessienhallinnalla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä ja kilpailuetua markkinoilla. Prosessilähtöisellä toiminnalla sinun on mahdollista tunnistaa organisaatiosi toiminnasta kipupisteitä:

• Tuotantomekaniikasta saatetaan löytää puutteita, joita voidaan korvata paremmilla laitteilla, saavuttaen samalla tehokkuutta, laatua ja välillisesti myös säästöjä pienentyneinä reklamaatiokustannuksina.
• Prosessien kuvaamisen avulla voidaan tunnistaa prosesseista kohtia, jotka eivät tuota arvoa asiakkaalle ja näin prosessien läpimenoaikaa tai asiakaskeskeisyyttä voidaan parantaa.
• Organisaation johtamisprosessien kuvaamisen avulla voidaan varmistaa yhtenäiset johtamisen periaatteet ja strategian mukaisuus.
• Prosessikuvaukset auttavat myös tunnistamaan kenen vastuulle mikäkin kokonaisuus kuuluu ja onko organisaatiossasi jotain kokonaisuuksia, joita ei ole vielä vastuutettu kenellekkään.

Prosessilähtöinen toiminta liiketoiminnan kehittämisen näkökulmasta – tee kehittämisestä helpompaa ja systemaattista

Nykymaailmassa kaikkea toimintaa leimaa jatkuva ja kiihtyvä muutos. Ilman kykyä johtaa ja kehittää prosessejaan tässä ympäristössä, organisaatio tulee väistämättä taantumaan. Prosessilähtöisen toiminnan avulla:

• Nostat asiakaskeskeisyyden organisaatiosi fokukseen – prosessilähtöisen toiminnan avulla teet toiminnasta läpinäkyvää, mikä taas auttaa sinua ja koko henkilöstöä tunnistamaan toiminnastanne eli prosesseistanne ne kohdat, joilla voitte vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen.
• Kun ymmärrät miten mikäkin kokonaisuus toimii, toimintaa on huomattavasti helpompaa kehittää kuin tilanteessa, jossa toiminta on vain yksittäisten henkilöiden päässä. Prosessikuvauksen avulla voit esimerkiksi tunnistaa missä kohtaa toimintaa on järkevää mitata tai missä kohtaa prosessissa vastuu siirtyy tiimiltä toiselle.
• Pelkkä prosessien kuvaaminen ja mittaaminen ei yksinään riitä, lisäksi tulee ymmärtää, miten eri ihmisten roolit linkittyvät asiakashyötyyn.

Prosessilähtöinen toiminta työntekijän näkökulmasta – onnistumisen edellytykset ja motivaatio

Prosessilähtöinen toimintatapa ja erityisesti prosessikuvaukset, prosesseihin liittyvät mittarit ja ymmärrys siitä, millainen vaikutus omalla roolilla ja työpanoksella on asiakkaalle tuotettuun palveluun tai tuotteeseen, auttavat henkilöstöä onnistumaan omassa työssään.

• Ilman kuvausta siitä, miten asiat tulisi hoitaa, toiminta on jokaisen henkilökohtaisen näkemyksen mukaista.
• Prosessikuvaus auttaa koko organisaatiota toteuttamaan prosessin samalla tapaa ajankohdasta ja toteuttajasta riippumatta.
• Kun asiantuntija saa keskittyä substanssiosaamiseensa selvittelytyön ja säätämisen sijaan, on todennäköisempää, että työntekijä on tyytyväisempi työhönsä, mikä taas vaikuttaa positiivisesti asiakaskokemukseen. Lisäksi kun toimintatavat on kuvattu ylös, vapauttaa se aivokapasiteettia esimerkiksi ongelmien ratkomiseen.