Prosessimittarit – miten määrittää ja kehittää niitä?

Prosessien mittaaminen on olennainen osa prosessien johtamista. Lisäksi mittaaminen toimii lähtökohtana jatkuvalle parantamiselle.

Mittaamisen tarkoituksena on:

• Vähentää päätösten epävarmuutta, eli vähentää virheitä.
• Laadukkaampien päätöksien tekeminen.

Prosessimittareissa on kolme päälinjaa

1. strategiasta johdettavat prosessimittarit,
2. sidosryhmien odotuksista ja vaatimuksista johdettavat operatiiviset mittarit
3. sekä niin strategisia kuin operatiivisia seurausmittareita tukevien ennakoivien mittareiden tunnistaminen.

Prosessimittareita miettiessä pidä mielessä ainakin nämä seikat 

• Mittaamme usein prosessien tuloksia ja vaikutuksia, jolloin saamme tietää ongelmasta vasta, kun se on käsissä. Me emme usein tiedä mistä nämä meidän ongelmamme johtuvat, eli mitä ovat ne asiat, jotka vaikuttavat prosessin tuloksiin ja vaikutuksiin.
• Syy-seuraus -suhteiden ymmärtäminen on mittaamisessa suuressa roolissa. Hyvä nyrkkisääntö on Pareton 20/80-sääntö, eli 20 prosenttia tekijöistä vaikuttaa 80 prosenttiin tuloksista.
• Mittaamisen idea ei ole tuottaa tarkkoja, täsmällisiä tai virheettömiä tuloksia, mutta jos pystymme mittaamaan tekijöitä, jotka vaikuttavat 80 % prosessimme tuloksiin ja vaikutuksiin, alamme todella pääsemään kiinni tekijöihin, joihin vaikuttamalla työntekijöillä on mahdollisuus onnistua työssään.
• Jos emme tutki tekijöitä, jotka vaikuttavat prosessin ulostulomittariin, saatamme joko käyttää kehitysresurssimme täysin vääriin asioihin, tai sitten sorrumme keskittymään vain työntekijöidemme suoritukseen ymmärtämättä, mitkä asiat siihen vaikuttavat.
• Mittausjärjestelmän kehittäminen on iteratiivinen prosessi ja toimivan mittariston luominen vaatii useita pohdintoja ennen kuin toimiva mittaristo on käytössä.
• Mittaristotyön ei ole tarkoitus olla koskaan täysin valmis, koska organisaation toimintaympäristö muuttuu, konteksti muuttuu, tuotteet ja palvelut muuttuvat sekä teknologia muuttuu.

Apukysymyksiä prosessimittareiden laadintaan ja kehittämiseen – 4 näkökulmaa

1. Pohdi: Mitä mitataan?

• • Mitä mittareita on valittu?
  • Mikä on mittauksen tarkoitus?

2. Pohdi: Miten mitataan?

• • Mitä tietoja kerätään?
  • Miten usein?
  • Miten tiedot kerätään?
  • Miten varmistetaan tietojen luotettavuus?

3. Pohdi: Miten tiedot käsitellään ja hyödynnetään?

• • Miten yhdistetään ja raportoidaan?
  • Miten esitetään ja käsitellään?
  • Ketä läsnä?
  • Kenelle ja miten tiedot jaetaan?
  • Mitä mittariin liittyvän tiedon hankinta maksaa?

4. Pohdi: Miten vastuut määritetään?

• • Kuka vastaa tietojen keruusta, käsittelystä ja raportoinnista?
  • Kuka vastaa tavoitteiden asettamisesta?
  • Kuka seuraa, että mittari ei aiheuta vääristynyttä käyttäytymistä?

Kiinnostaako toiminnan mittaaminen? Suosittelen sinun tutustumaan näihin sisältöihin:

👉 Havainnoista mittaamiseen – mittaamisesta tietämykseen | blogi
👉 Mittariston rakentaminen IMS-ohjelmistossa | blogi
👉 Hyvän mittarin ominaisuudet | blogi