Selvitä muutosjohtamisen haasteet kokonaisarkkitehtuurin keinoin

Organisaatio haluaa siirtyä nykyisestä lähtötilanteesta A, tilanteeseen B, jossa esimerkiksi tiettyä organisaation toimintoa ja sen toimintaa on päivitetty. Näiden tilanteiden välissä organisaatiossa tapahtuu muutos, jota tulee systemaattisesti hallita onnistumisen varmistamiseksi.

Käymme tässä blogissa läpi, kuinka voit käytännössä tukea onnistuneen muutosjohtamisen toteuttamista kokonaisuuden hallinnan, eli kokonaisarkkitehtuurin avulla.

Miksi muutosjohtamista tarvitaan?

Muutosjohtaminen on pohjimmiltaan ihmisten johtamista. Yksi tärkeimmistä tekijöistä potentiaalisen muutoksen onnistuneelle läpiviennille on organisaation sitoutunut henkilöstö.

Muutosjohtaminen perustuu usein asiakkaiden tarpeiden tai teknologian muutokseen. Eräs suurimmista tekijöistä muutoksen hallinnan tarpeelle onkin ollut teknologian kehittyminen ja muutokset.

Mikään muu ei ole pysyvää, paitsi muutos, saattaa olla hieman kulunut toteamus, mutta pitää kuitenkin edelleen vahvasti paikkaansa. Nykymaailmassa muutosvauhti kiihtyy jatkuvasti, ja organisaatioille saattaa olla haastavaa valmistautua aidosti muutoksiin ja niiden johtamiseen.

Muutosjohtamisen haasteet – Miksi muutos usein epäonnistuu?

1. Organisaatiossa ei tunneta lähtötilannetta. Ei esimerkiksi tiedetä, mistä organisaatio ja oma tekeminen koostuu tai ei tunneta organisaation palveluita ja henkilöstön kyvykkyyksiä tarpeeksi kattavasti.

2. Henkilöstön näkökulmasta ei viestitä tarpeeksi yksityiskohtaisesti, miksi tulee muuttua. Muutos vie usein henkilön omalle epämukavuusalueelle, mitä halutaan välttää. Samalla voidaan kokea tehokkuuden laskevan, vaikka se olisikin muutoksen kohdalla vain hetkellistä.

3. Muutosta ei aikatauluteta, seurata ja mitata.

Mitä onnistunut muutosjohtaminen sitten vaatii?

Tunne oma organisaatio

Jotta muutoshaasteisiin pystytään vastaamaan, tulee organisaation olla rakenteeltaan riittävän joustava. Lisäksi on tärkeää tuntea oma organisaatio, esimerkiksi pohtimalla:

✅ Mistä osa-alueista organisaatiomme koostuu?
✅ Mitä palveluita meillä on ja miten tuotamme niitä?
✅ Mistä organisaatiomme kyvykkyydet koostuvat?
✅ Minkälaisia mahdollisuuksia meillä on muuttaa toimintaamme?

Esimerkki ajankohtaisesta, ulkopuolelta tulleesta muutoksesta on maailmanlaajuinen pandemia, joka on pakottanut organisaatiot muuttamaan toimintatapojaan.

Organisaatioiden joustavuus ja mahdollisuus muuttaa omia toimintatapojaan nopeasti esimerkiksi teknologisten kyvykkyyksien avulla, ovat korostuneet ja muutoksen vaikutukset, kuten lisääntynyt etätyö, näkyvät toiminnassa kenties jopa pysyvästi.

Muutosvastarintaa vastaan – Helpota muutokseen sitoutumista kahden kysymyksen avulla: Miksi ja Miten?

Organisaatioissa saattaa esiintyä muutosvastarintaa, mikäli muutosta ei hyväksytä. Joskus työn ja organisaation pienetkin muutokset voivat olla haastavia sisäistää, ennen kuin niiden edut täysin ymmärretään. Tämän haasteen selvittämisessä korostuu johdon tuki ja sitoutuminen.

Jotta muutos ei jäisi puolitiehen, vaan siitä saataisiin luotua pysyvä tila, johdon tehtävänä on selkeästi viestiä henkilöstölle:

• MIKSI muutos tapahtuu ja sen jälkeen
• MITEN muutos tapahtuu.

Muutos voi esimerkiksi olla tarpeen, koska sama asia on mahdollista tehdä tehokkaammin, helpommin tai turvallisemmin. Tarve voi tulla myös organisaation ulkopuolelta sidosryhmiltä tai viranomaisilta, kuten esimerkiksi tietosuoja-asetus.

Oleellista muutosjohtamisen kannalta on myös ymmärtää, kenelle kulloinkin viestitään, ja räätälöidä viestiä sen mukaan. Kun muutos ja sen vaikutukset sidotaan konkreettisesti ja selkeästi osaksi omaa työnkuvaa, voidaan varmistaa henkilöstön parempi muutokseen sitoutuminen.

Tee suunnitelma ja aikatauluta muutos

Muutoksen johtamisessa on tärkeää varmistaa, että muutoksesta on päätetty ja siihen on sitouduttu yhdessä. Muutosprosessille kannattaa luoda yhteinen suunnitelma, jossa iso kokonaisuus pilkotaan helpommin lähestyttäviin palasiin. Prosessi kannattaa myös aikatauluttaa, jotta sen etenemistä voidaan järjestelmällisesti seurata.

Läpiviedyn muutosprosessin onnistunut lopputulos on haluttu pysyvä muutos toiminnassa, joka on sisäistetty myös organisaation kulttuurissa ja jokaisen henkilön toimintatavoissa.

Ota muutosjohtaminen haltuun kokonaisarkkitehtuurin avulla

Nykytilan kuvauksella mahdollistat oikeiden asioiden tekemisen. Kuvaamalla nykytila riittävän tarkalla tasolla, organisaatiossa varmistetaan, että askel askeleelta toteutetaan oikeita asioita muutoksen edistämiseksi ja lopulta tavoitetilaan pääsemiseksi. 

Luomalla organisaation nykytilan kuvauksen, opit aidosti tuntemaan organisaation ja sen eri osien väliset yhteydet. Nykytilan kuvaus, joka yleensä sisältää organisaation

• palvelut,
• prosessit ja
• tietojärjestelmät,

on korvaamaton osa muutosjohtamista, sillä se mahdollistaa suunnitelman tekemisen, sekä prosessin seurannan ja mittaamisen muutosmatkan aikana. Kun esimerkiksi henkilöstön kyvykkyyksistä ja olemassa olevista teknologioista on muodostettu yhteinen ja yhtenäinen näkymä, voidaan muutokseen valmistautua ja siitä voidaan viestiä tehokkaammin.

Tätä kolmikkoa – palvelut, prosessit ja tietojärjestelmät – ja niiden kuvaamista kutsutaan kokonaisarkkitehtuurin termein myös kokonaisarkkitehtuurin kerrosnäkymäksi, joka sisältää

• ylimpänä organisaation sisäiset ja ulkoiset palvelut,
• keskitasolla prosessit, joiden avulla liiketoiminnalle kriittisiä palveluita tuotetaan ja
• alimpana kerroksena tietojärjestelmät, eli mitä prosessit tarvitsevat, jotta palveluja voidaan tuottaa.

Kun toivotun muutosprojektin etenemistä voidaan seurata, voidaan myös korjausliikkeet toteuttaa ajoissa. Näin vältytään tilanteelta, jossa mahdollinen virheaskel huomataan vasta myöhemmin, kun se on esimerkiksi ehtinyt aiheuttaa taloudellisia kustannuksia.

Pikastartilla liikkeelle kokonaisarkkitehtuurissa

Eräs kokonaisarkkitehtuurin kompastuskivistä on sen aloittaminen liian laajoista kuvauksista, jolloin työ saattaa venyä, ja kuvaukset eivät enää ole ajantasaisia. Kuvausresurssien sekä kuvausten tarkkuuden ja laajuuden tulee olla linjassa niiden ylläpitoresurssien kanssa.

Arterin kokonaisarkkitehtuurin pikastartti -palvelusta on karsittu kaikki ylimääräinen, jolloin käyttöönotto on mahdollisimman helppoa ja kokonaisarkkitehtuurityö tuottaa heti arvoa organisaatiolle.

Kokonaisarkkitehtuurin pikastartti -palvelu yhdessä ARC-työkalun kanssa mahdollistaa:

✅ selkeän ja helpon organisaation nykytilan kuvaamisen visuaalisella tavalla,
✅ yhteisen tavoitetilan kuvaamisen, sekä
✅ roadmapin suunnittelun ja kuvaamisen: kuinka pääsemme nykytilasta tavoitetilaan.

ARC-ohjelmisto sisältää yhteyskaavio-työkalun, jonka avulla näet yhdessä näkymässä, mitä organisaatiossa tuotetaan, kuka sen tuottaa ja mikä on sen yhteys strategiaan. Samalla pystyt havaitsemaan mahdollisia päällekkäisyyksiä esimerkiksi prosesseissa tai tietojärjestelmissä.

Kaavioiden avulla voit myös kuvata ohjelmistoon visuaalisesti esimerkiksi organisaation Palvelukartan, jossa eri olemassa olevien tai suunniteltujen palveluiden merkitystä liiketoiminnalle, tai niiden toteutusaikataulua osana projektia voidaan havainnollistaa dynaaminen korostus -toiminnon avulla. Ohjelmiston dynaaminen korostus auttaa helpolla tavalla visualisoimaan muutosta.

ARCin Roadmap-osio taas auttaa projektien ja suunnitelmien aikatauluttamisessa ja seurannassa. Muutossuunnitelman kuvaaminen vaihe vaiheelta mahdollistaa järjestelmällisen etenemisen, jossa myös edellistä vaihetta voidaan palata tarkastelemaan.

Yleisesti visualisoinnin avulla voidaan parantaa muutosjohtamista sekä organisaation sitouttamista, kun kokonaiskuva muutosmatkasta on selkeä ja kaikkien saatavilla. Näin voidaan myös ennakoida tulevat esteet ja tyypilliset haasteet muutosmatkan aikana. Lisää muutosjohtamisen visualisoinnista ARC-ohjelmiston avulla voi lukea täältä.

ARC-työkalun, kokonaisarkkitehtuurityön ja asiantuntijan tuen avulla organisaationne on mahdollista vastata seuraaviin kysymyksiin tiedon näkökulmasta:

• Mitä mahdollisia muutoksia organisaatiossamme on tapahtumassa seuraavan vuoden tai 5 vuoden aikana?
• Miten olemme varautuneet näihin muutoksiin, ja viemään ne organisaatiossamme onnistuneesti läpi?

Yhtenäisen näkymän varmistaminen tuo jo itsessään lisäarvoa, kun tuntemus nykytilasta kasvaa. Sen lisäksi helppokäyttöinen ohjelmisto mahdollistaa myös laajan jatkokehittämisen, esimerkiksi tietoturvallisuuteen tai syvällisempään kokonaisarkkitehtuuriin.

Kokonaisarkkitehtuurin monien mahdollisuuksien hahmottaminen helpottuu, kun voitte yhdessä asiantuntijamme avulla käydä läpi oman organisaationne tilanteen ja tarpeet, ja keksiä yhdessä ratkaisuja. Olisiko palvelustamme hyötyä teidän organisaatiollenne? Ota yhteyttä tilaamalla alta maksuton demo, ja tutustu lisää ratkaisuun!