Sisäinen auditointi jatkuvan parantamisen ja Lean-kehittämisen tukena

Tämän päivän auditoijaa voisi hyvinkin kutsua yritys- tai organisaatiotutkijaksi, joka selvittää sekä vaatimustenmukaisuuden toteutumista, että yhdessä kohteiden kanssa aktivoi kehittämistarpeiden tunnistamista.

Johtamisjärjestelmästandardit toivat vuonna 1987 tullessaan mukanaan sisäisen auditoinnin yhtenä keskeisenä laadunvarmistuksen ja kehittämisen välineenä. Auditoinnin historialla on jo yli 30 vuoden jälki suomalaisissa organisaatioissa.

Karkeasti arvioiden Suomessa tehdään vuosittain 30 000-40 000 sisäistä auditointitapahtumaa vuodessa, joten ainakin kokemusta on kertynyt. Yllättävän hiljaista on kuitenkin eri foorumeilla viestintä siitä, mitä tuloksia auditoinneilla on saatu aikaan.

Tämän päivän auditoijaa voisi hyvinkin kutsua yritys- tai organisaatiotutkijaksi, joka selvittää niin vaatimustenmukaisuuden toteutumista, kuin yhdessä kohteiden kanssa aktivoi kehittämistarpeiden tunnistamista. Miten sisäinen auditointi voisi näkyä jatkuvan parantamisen ja lean-kehittämisen tukena?

Ollakseen tehokas tutkija, auditoija tarvitsee hyvän perehdytyksen organisaation toimintaan, asiakassegmentteihin ja heidän erilaisiin tarpeisiinsa, organisaation strategiaan, kriittisiin menestystekijöihin, prosessien olennaisiin piirteisiin, resursseihin, sekä organisaatiolle tärkeisiin osaamisedellytyksiin. Johdon tulisi prepata säännöllisesti auditointiryhmää, jotta auditoinneista saataisiin paras mahdollinen tulos irti.

Auditoijien osaamisvaatimukset

Uudistuneet johtamisjärjestelmästandardit laajensivat auditoijien osaamisvaatimuksia. Auditoijien osaamisvaatimukset ovat kasvaneet vuosikymmenien aikana merkittävästi.

Heidän tulee olla perillä muun muassa:

• organisaation toimintaympäristön haasteista,
• sidosryhmien muuttuvista tarpeista,
• johtajuuden ihmiselementeistä,
• henkilöstön osallistamisesta ja aktivoinnista jatkuvaan parantamiseen,
• strategian ja tavoitteiden yhdensuuntaisuudesta operatiivisessa toiminnassa,
• riskienhallinnan periaatteiden tuntemisesta,
• elinkaarinäkökulmasta edes karkeassa mielessä,
• ulkoisten resurssien hyödyntämisen kriittisistä seikoista (toimittajat, ostetut palvelut, ulkoistetut prosessit…),
• kerätyn tiedon analysoinnin ja hyödyntämisen periaatteista sekä
• johdon katselmuksen ja strategiatyön yhteenliittymisestä.

Auditointiryhmissä tarvitaan esimerkiksi:

• tietotekniikan,
• tilastollisten menetelmien periaatteiden,
• riskienhallinnan,
• lean-menetelmien,
• mittarien määrittelyn,
• projektitoiminnan kehitystrendien sekä
• johtamisjärjestelmästandardien tuntemusta.

Tällainen osaaminen ei kehity itsestään, vaan siihen tarvitaan aktiivista panosta johdolta, HR:ltä sekä motivaatiota ja innostusta itse auditoijilta.

Oman kokemuksen pohjalta uskallan väittää, että tällä alueella auditoijien sisäisessä valmentamisessa ovat suurimmat puutteet olleet yli 30 vuoden ajan. Oman työnsä ammattilaiset eivät innostu auditointeihin panostamisesta ellei heille anneta siihen eväitä, aikaa ja näkyvää tukea ja kannustusta.

Auditointiin kohdistuvat riskitekijät

Riskienhallinta koskee myös sisäistä auditointia kuin myös toimittaja-auditointeja. Auditointeihin kohdistuu esimerkiksi seuraavanlaisia riskejä:

• Auditoijat eivät tunne organisaation toiminnan kannalta olennaisia menestystekijöitä.
• Muutosvoimia, joissa organisaatio elää.
• Auditointiin valmistautuminen jää keveäksi kiireessä.
• Johdolta ei saada näkemyksiä mitä kannattaa tutkia standardien perusvaatimusten lisäksi.
• Auditoijien osaamisen kehittämiseen ei laiteta resursseja.
• Auditoinnin näytteenotto – keitä haastatellaan, mitä esimerkkejä tai polkuja tutkitaan, miten havainnoidaan  jää pintapuoliseksi.
• Palaute auditoinnissa kuulluille jää ohueksi.
• Raportin selkeyteen ja havaintojen priorisointiin ei ehditä kiinnittää huomiota.

Sisäinen auditointi jatkuvan parantamisen ja Lean-kehittämisen tukena

Auditoijilla on mainio tilaisuus liikkuessaan henkilöstön parissa havainnoida miten johtajuus, kehittämiskulttuuri, Lean-johtajuus ja -metodiikka toimii arjessa. Lean-ajattelu yhdistettynä prosessiajatteluun antaa liiankin runsaasti näkökulmaa auditointitutkimuksiin.

Sisäinen auditointi voisi hyvillä kysymyksillä ja keskusteluilla piilokouluttaa Lean-johtajuuden piirteitä ja henkilöstön ongelmanratkaisuajattelua osana jokaista auditointia. Pitkäaikaisella sitkeällä työllä myös auditointien kautta jatkuvan parantamisen kulttuuria voitaisiin istuttaa organisaatioon ja edistää tuloskuntoa ja työhyvinvointia.

Tutustu koulutuksiimme

Järjestämme säännölisesti aiheesta 3-päiväisen sisäisen auditoijan pätevöintivalmennuksen, jossa osallistujat saavat tuoreinta tietoa auditoinnin menetelmistä, suorittavat auditointiharjoituksen, josta he saavat palautteen ja osallistuvat tenttiin, josta myös saavat palautteen vastauksistaan. Tutustu kolmipäiväiseen Sisäisen auditoijan pätevöittävä syvävalmennus -koulutukseen tästä ja varaa oma paikkasi!

Suosittelen sinulle:

👉 Sisäisen auditoinnin perusteet -pikaopas | pikaopas
👉 Kuinka onnistua auditoinnin toteutuksessa?| blogi
👉 Lean-valmiuksien audiointi | blogi