Blogi
Strategian jalkauttamisen vaiheet
Blogi
Julkaistu 05.09.2019 kirjoittaja Arter
Strategia on selkeä. Se on kirkastettu ja tiivistetty muutaman sanan tai lauseen loistavaksi sloganiksi, joka viestii täydellisesti sen missä haluamme olla muutaman vuoden päästä. Missio huokuu organisaation identiteettiä eikä visiosta puutu kunnianhimoa ja näkemystä. Näiden muotoiluun on osallistettu monipuolisesti henkilöstöä ja muita sidosryhmiä. Hienoa! Olemme valmiita ja seuraavan kerran strategiaa voidaankin sitten päivittää muutaman vuoden päästä. Ei.
Strategian ylätason tavoitteet ja korulauseet ovat tärkeitä, sillä ne luovat yhteistä ymmärrystä organisaation toivotusta tulevaisuudesta. Ne eivät kuitenkaan vielä sellaisenaan toteuta itseään, vaan nämä asiat pitää tuoda konkreettisen tekemisen tasolle. Strategia pitää siis jalkauttaa organisaatioon.
Visio-tasolta päivittäisen rutiinin muuttamiseen on kuitenkin paljon matkaa. Miten siis sitoa missiot ja visiot osaksi jokapäiväistä tekemistä? Tähän ratkaisu on strategian palastelu pienempiin osiin: Ylätason strategia on organisaation jaetty näkemys ja suunnitelma, jolla pyritään saavuttamaan tulevaisuudessa halutut päämäärät. Päämäärät voidaan jakaa pienempiin osatavoitteisiin. Tavoitteiden toteuttamiseksi tarvitaan taas kehityshankkeita, joiden kesto voi vaihdella viikoista jopa vuosiin. Hankkeiden sisällä on tyypillisesti erilaisia projekteja ja tarkempia toimenpiteitä sekä projektien vaiheita.
Käydään nämä vaiheet vielä kohta kohdalta ja kuntaorganisaatiota esimerkkinä käyttäen läpi.
Päämäärä on jotain, mitä kohti ollaan menossa ja mitä halutaan saavuttaa pidemmällä aikavälillä. Se on kuitenkin yleensä niin suuri, ettei sen saavuttamiseen riitä vain yksi kehityshanke tai organisaation toiminto. Päämäärä on jokin konkreettinen asia tai kehitys, jonka organisaatio kokee tavoittelemisen arvoiseksi ja tärkeäksi. Sen pitää olla linjassa organisaation perustehtävän, arvojen ja muotoillun strategian kanssa.
Kasvatetaan kunnan vetovoimaa eli tehdään siitä houkuttelevampi paikka asua ja tehdä töitä. Tämä on tyypillinen päämäärä pienehkössä kunnassa, joka muuten uhkaa jäädä muuttotappiopaikkakunnaksi. Ilman tarkempia toimialakohtaisia tavoitteita ei tässä päämärässä päästä puusta pitkälle.
Tavoitteiden asettaminen on päämäärästä seuraava vaihe strategian jalkauttamisessa. Tavoitteen pitää olla saavutettavissa yhden hankkeen tai useamman hankkeen avulla ja muotoiltu niin, että on mahdollista todeta, onko tavoite toteutunut tai jäänyt toteutumatta.
Vetovoimaiseen kuntaan tarvitaan mahdollisuudet laadukkaaseen vapaa-ajan viettoon. Strategian yhtenä tavoitteena voikin olla kuntalaisille mieleisten harrastusmahdollisuuksien tarjoaminen. Tavoitteena voisi olla myös Suomen liikunnallisin kunta, mutta valintoja on tehtävä, jotta päästään viemään kehityshankkeita oikeaan suuntaan. Kuntalaisille mieleisiä harrastusmahdollisuuksia on mahdollista kartoittaa monin keinoin.
Kehityshankkeet ovat tavoitteiden toteuttamisen työvälineitä. Niillä on aina oltava selkeä alku ja loppu, vaikka aikataulu usein joustaakin jossain vaiheessa. Hyvässä hankkeistamismallissa hankkeille suunnitellaan lisäksi päätöksentekoportteja, joissa arvioidaan niiden tilannetta ja onnistumisen edellytyksiä yhdessä sovitun kriteeristön pohjalta. Voi olla, että näiden pohjalta jotkut hankkeet hylätään kannattamattomina.
Ensimmäinen kehityshanke, kun halutaan tarjota kuntalaisille mieleisiä harrastusmahdollisuuksia, on näiden kartoittaminen ja realististen toteutusvaihtoehtojen karsiminen. Tämän jälkeen voidaan näistä toteuttaa parhaat vaihtoehdot seuraavina laajempina kehityshankkeina.
Projekti on selkeä tiettyyn lopputulokseen tähtäävä hankkeen osakokonaisuus. Sille määritellään erikseen resurssit, aikataulu, vastuuhenkilöt ja tarkempi projektisuunnitelma. Samaan hankkeeseen liittyviä projekteja voi olla monia yhtä aikaa käynnissä rinnakkaisina projekteina. Vaihtoehtoisesti hanke voidaan jakaa toisiaan seuraaviin osaprojekteihin.
Kuntalaisten harrastusmieltymysten selvittäminen on esimerkkikunnan tavoitteen kannalta olennainen projekti. Se voidaan toteuttaa lähettämällä joukolle kysely aiheesta ja avaamalla avoin lomake ehdotuksille kunnan verkkosivuilla.
Projekti voidaan jakaa edelleen vaiheisiin tai toimenpiteisiin. Toimenpiteet ovat itsenäisiä työsuorituksia, joilla projektia edistetään.
Kyselyn toteuttaminen on konkreettinen toimenpide, jolla kuntalaisten mieltymyksiä voidaan selvittää. Toinen projektiin liittyvä selkeä toimenpide on tulosten analysointi ja raportointi. Vasta näiden vaiheiden jälkeen voidaan lähteä määrittämää seuraavaa kehityshanketta, jonka avulla päästään kohti kuntalaisille mieleisten harrastusmahdollisuuksien tarjoamisen tavoitetta.
Pienemmistä palasista syntyvä strategian toteuttamisen kokonaisuus on mahdollista visualisoida ymmärrettävään muotoon ja selkeisiin askeliin. Hyvä työkalu tähän on Roadmap tai tiekartta, jonka avulla asioiden välisten kytkökset saadaan osoitettua koko henkilöstölle. Näin kaikki näkevät kuinka tämän hetken kehitystyöllä on selkeä linkki ja tuki tulevaisuuden tahtotilan toteutuksessa. Arterin ARC-ohjelmiston Roadmap-osiosta voit lukea lisää tästä blogitekstistä.
Strategian toteuttamiseen tulee väistämättä lukuisia rönsyjä, jotka eivät ole kaikille olennaisia. Jokaisen tiimin, osaston tai yksilön pitää olla selvillä omasta tehtävästään strategian toimeenpanossa, jotta yhteisiin tavoitteisiin voidaan päästä.
Mieleisten harrastusmahdollisuuksien tarjoaminen on liikuntatoimen ja kulttuuritoimen yhteinen kehityshanke, jonka yksityiskohtia ei sosiaalihuollon toimijoiden ole tarpeellista tietää. Heillä on aivan omat hankkeensa yhteisen kunnan vetovoimaisuuden kasvattamisen tavoitteen saavuttamiseen.
