Tavoitteena sertifioitu toimintajärjestelmä

Kannattaako toimintajärjestelmä sertifioida? Sertifioinnissa, kuten kaikissa muissakin kehityshankkeissa, on plussia ja miinuksia. Hyvällä valmistautumisella ja pohjatyöllä sertifiointiprojektista on saatavilla laajamittaista hyötyä. Joitakin asioita on kuitenkin syytä pohtia organisaatiossa ennen sertifiointiprojektin aloittamista.

Sertifioidun toimintajärjestelmän rakentamisesta löytyvät seuraavat vaiheet:

1. Osaamisen hankkiminen
2. Toimintajärjestelmän rakentaminen
3. Esiauditointi
4. Toimintajärjestelmän kehittäminen
5. Sertifiointiauditointi

Mitä sertifikaatteja eri toimialat hakevat? ISO Survey -tutkimus kertoo sertifioitujen yritysten määrän maa- ja alakohtaisesti

Vuosittainen ISO Survey kertoo, kuinka paljon eri maihin ja mille toimialoille ISO-sertifikaatteja on myönnetty.

Pääset tutustumaan ISO Survey -tutkimuksiin tästä.

Mistä tarve sertifioinnille tulee?

Tarve sertifioinnille voi tulla organisaation sisältä, mutta tyypillisesti syynä on ulkoinen pakko tai paine. Asiakkaat saattavat vaatia organisaatiolta sertifioitua näyttöä laatu-, ympäristö- tai tietoturvajärjestelmästä.

Sertifikaatti voi olla myös edellytys kilpailutukseen osallistumiselle tai jonkin toimijan kanssa toimimiselle.

Sisäinen tarve sertifioinnille voi tulla yrityksen omistajilta tai organisaation ylimmältä johdolta. Joissakin tapauksissa tarve sertifiointiin voi lähteä myös henkilöstöstä.

Mitä eroa on standardilla ja sertifikaatilla?

Standardi sisältää joukon vaatimuksia, joita vasten yrityksen toimintaa peilataan. Yritys toimii standardin mukaisesti, mikäli se vastaa sen vaatimuksiin. Sertifikaatti taas on ulkopuolisen puolueettoman tahon todistus siitä, että yrityksen toiminta vastaa standardin vaatimuksia.

Organisaatio voi siis toimia standardin mukaisesti myös ilman sertifikaattia. Käytännössä tällaisissa tilanteissa usein kuitenkin oiotaan mutkia suoriksi, eikä organisaation toiminta oikeasti täysin vastaa standardin kaikkia vaatimuksia. Tästä syystä toiminta kannattaa sertifioida uskottavuuden takia.

Hankitaanko yksi vai useampi sertifikaatti?

Tyypilliset sertifioitavat ISO-standardit ovat ISO 9001 (laatu), ISO 14001 (ympäristö), ISO 27001 (tietoturva) ja ISO 45001 (työterveys ja -turvallisuus). Nämä standardit sisältävät yhtenevän rakenteen (high level structure, HLS).

Yhtenäinen rakenne mahdollistaa sen, että ensimmäisen sertifikaatin jälkeen voidaan seuraavien rakentamisen sanoa olevan astetta helpompaa. Tällöin useita vaatimuksia on jo lähtökohtaisesti täytetty ja esimerkiksi ympäristöjärjestelmän rakentaminen laatujärjestelmän kylkeen helpottuu huomattavasti. Toki tämä ei ole itsessään mikään syy hankkia ylimääräisiä, tarpeettomia sertifikaatteja (sillä hukka on hukkaa), mutta ilmiö on syytä kuitenkin huomioida järjestelmien rakentamista pohdittaessa.

Miten sertifioitu toimintajärjestelmä hankitaan?

Sertifioidun toimintajärjestelmän rakentaminen on monivaiheinen prosessi, joka voi myös vaihdella riippuen sertifioivasta tahosta sekä sertifioitavasta standardista. Prosessissa voidaan sanoa olevan seuraavat vaiheet:

1. Osaamisen hankkiminen
2. Toimintajärjestelmän rakentaminen
3. Esiauditointi
4. Toimintajärjestelmän kehittäminen
5. Sertifiointiauditointi

1. Osaamisen hankkiminen

Ensin organisaatioon tulee hankkia osaamista niin standardista kuin toimintajärjestelmistä. Tämä voi ilmetä esimerkiksi standardia ostamisena tai koulutuksena.

On syytä harkita ulkopuolisen konsultin käyttöä, erityisesti mikäli kyseessä on organisaatiolle uusi asia. Kokeneella asiantuntija-avulla voidaan välttää monet sudenkuopat.

2. Toimintajärjestelmän rakentaminen

Seuraavaksi organisaation tulee rakentaa toimintajärjestelmän ensimmäinen versio. Tämä on laaja kokonaisuus, jota en kuvaa tässä blogikirjoituksessa tarkemmin.

Hyvänä pohjana toimintajärjestelmälle toimii esimerkiksi Arterin IMS-ohjelmisto, jonka osiot ottavat huomioon toimintajärjestelmän keskeisimmät vaatimukset.

Tässä vaiheessa kannattaa viedä asioita eteenpäin rohkeasti ja olla liikaa välittämättä siitä, onko lopputulos täydellistä vai ei. Tärkeintä on saada toimintajärjestelmän konkreettisia osia rakennettua.

3. Esiauditointi

Kun toimintajärjestelmä alkaa olla hyvällä mallilla, kannattaa suorittaa ns. esiauditointi. Useat sertifiointilaitokset tarjoavat mahdollisuutta tällaisen tai sen voi tehdä myös itse. Suosittelen kuitenkin hyödyntämään sertifiointilaitoksen palveluita. Niistä saa todennäköisemmin parempaa ja hyödyllisempää palautetta, kuin itse tehdystä harjoituksesta.

4. Toimintajärjestelmän kehittäminen

Esiauditoinnin lopputuloksena tunnistetaan ne asiat, jotka vielä vaativat työtä ennen varsinaista auditointia. Seuraava tehtävä onkin laittaa nuo asiat kuntoon. Tässä vaiheessa toimintajärjestelmän raakileesta alkaa muodostua toimiva kokonaisuus. Ensimmäiset sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset pidetään todennäköisesti tässä vaiheessa.

5. Sertifiointiauditointi

Lopulta koittaa varsinainen sertifiointiauditointi. Totuuden hetki projektista vastaavalle henkilölle. Sertifiointiauditointiin kannattaa lähteä sillä ajatuksella, että joitakin poikkeamia joka tapauksessa tulee. Mikäli ensimmäisessä sertifiointiauditoinnissa ei löydy yhtään poikkeamaa, on organisaatio joko tehnyt ylilaatua tai auditoija ei ole tehtäviensä tasalla.

Hyvin toteutetussa projektissa tyypillinen lopputulos on se, että organisaatio saa sertifikaatin sekä joitakin kuukausia aikaa laittaa kuntoon muutama pienempi poikkeama. Tämän jälkeen tehdään vielä seuranta-auditointi, jonka jälkeen organisaatiolla on sertifioitu toimintajärjestelmä, joka elää sertifioituna ja on jatkuvan parantamisen kohteena.

Miten kannattaa lähteä liikkeelle?

Ensimmäinen askel on tiedon hankkiminen. Tähän me Arterilla tarjoamme apua monin tavoin. Olemme ISO-standardien erityisasiantuntijoita ja autamme mielellämme organisaatiotanne projektissa alkuun.

Mistä hankkia toimintajärjestelmä? Aloita kokeilemalla IMS-ohjelmistoa ilmaiseksi 14 päivän ajan – tilaa demo

IMS-ohjelmisto on SaaS-palvelu, jonka tuotekehitys ja palvelimet sijaitsevat Suomessa. IMS-ohjelmisto soveltuu esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän tai toimintajärjestelmän rakentamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen. Ohjelmiston on helppokäyttöinen ja koko henkilökunnan työkalu.

IMS-ohjelmisto koostuu osioista, joita esimerkiksi ISO-standardit ja SHQS-laatuohjelma edellyttävät organisaation toiminnalta. IMS-ohjelmisto koostuu:

• Prosessit-osiosta, jonka avulla kuvaat ja kehität prosesseja.
• Dokumentit-osiosta, jonka avulla hallinnoit ja ylläpidät toimintaa ohjaavaa dokumentaatiota.
• Käsikirjat-osiosta, jonka avulla luot ja ylläpidät käsikirjoja.
• Raportit-osiosta, jonka avulla keräät esimerkiksi palautteita, läheltäpititilanteita ja poikkeamia.
• Mittarit-osiosta, jonka avulla muutat raporttien avulla kerätyn tiedon toiminnan mittareiksi.
• Riskit-osioista, jonka avulla toteutat systemaattista riskien- ja mahdollisuuksien hallintaa.

👇 Voit myös aloittaa siitä, että lataat alta itsellesi Laatu- tai toimintajärjestelmän rakentajan pikaoppaan.