Me kaikki teemme työtä elämässämme. Sellaista, josta maksetaan ja sellaista, joka hyödyttää meitä muilla tavoin. Oli työ minkä tahansa laista, meille on kannattavaa tehdä sitä tehokkaasti. Se, että voisit saada enemmän aikaan tekemällä vähemmän voi kuulostaa vähän liiankin hyvältä, jopa epäilyttävältä. Pienillä muutoksilla meistä jokainen voi kuitenkin kehittää toimintaansa.
Miksi toimintansa kehittämisen pohjaksi kannattaa valita juuri lean? Lean parantaa asiakaskokemusta ja lisää tehokkuutta. Se lisää työn mielekkyyttä. Lean keskittyy tuottamaan arvoa asiakkaalle. Kerrataan vielä aluksi leanin periaatteet.
Leanin perusidean voi tiivistää virtaustehokkuuden kasvattamiseen, hukan poistamiseen ja jatkuvaan parantamiseen.
Virtaustehokkuus tarkoittaa nopeutta, jolla yksiköt – kuten tuotteet tai asiakkaat – läpäisevät prosessin. Tähän läpimenoaikaan vaikuttaa merkittävästi prosessissa oleva keskeneräinen työ.
Hukka on toimintaa, joka ei tuota lisäarvoa asiakkaan näkökulmasta. Hukkatoimintoja, kuten varastointi, odottaminen ja virheiden korjaaminen, pyritään vähentämään sillä ne hidastavat virtausta ja syövät resursseja.
Jatkuva parantaminen on lean-filosofian ydinajatus, jota ilman toiminnalla on vääjäämättä taipumus alkaa rappeutua. Se ei ole tahallista, vaan se johtuu pienistä, jokapäiväisistä ongelmista, joita korjataan väliaikaisratkaisuilla. Toiminnan pikkuhiljaa rappeutuessa huomataan, etteivät prosessit enää toimi suunnitellusti ja niiden ylläpito vaatii kohtuutonta työmäärää.
Tilanne ei korjaannu kertaluontoisella kehitysprojektilla, sillä siitä alkaa taas uusi alamäki. Ainoa keino säilyttää laadukas toiminnan taso on tehdä jatkuvasti parannuksia. Samoin kuin omaa fyysistä kuntoa ylläpitääkseen on liikuttava säännöllisesti, myös prosessien kuntoa tulee kohottaa jatkuvilla parannuksilla.
Miten omaa työtään voi sitten liinata?
Arterin konkarikonsultin Jussi Moision sanoin: Lean Management on ”laiskuusperiaatteen noudattamista”. Toisin sanoen kaikki, mikä on järkevää tehdä, tehdään mahdollisimman pienellä energialla ja kerralla oikein. Silloin ei tarvitse ottaa ylimääräisiä askeleita eikä tarvitse korjata toisten tekemiä tai itse tehtyjä virheitä.
Ohje 1: Aloita työn tuunaus puhtaalta pöydältä
Sen sijaan, että tarttuisit leanin työkalupakista vasaraan ja lähtisit takomaan olemassa olevia prosesseja jälkikäteen leanin periaatteiden mukaisiksi, aloita työsi tuunaus puhtaalta pöydältä. Kuvittele olevasi ulkopuolinen konsultti, joka näkee tilanteesi ensimmäistä kertaa. Mitä hän ajattelisi työstäsi? Entä minkälaisiin purkkaviritelmiin hän kiinnittäisi huomionsa? Ulkopuolisen konsultin silmin lähde suunnittelemaan työtäsi puhtaalta pöydältä. Suunnittele mahdollisimman virtaviivainen prosessi, josta poistat arvoa tuottamattomat vaiheet ja jossa tuotettava tai palveltava yksikkö virtaa ripeästi ja mahdollisimman pienellä vaivalla. Pidä mielessä laiskuusperiaate.
Ohje 2: Hidasta päätöksentekoa, nopeuta toteutusta
Työn tekemiseen on löydettävä sopiva tempo. Hitaus maksaa. Toisaalta liiallinen nopeus väärässä kohtaa prosessia aiheuttaa kuluja.
Ensin hidasta päätöksentekoa. Jos ei malteta suunnitella, riski turhalle, päällekkäiselle tai myöhemmin korjausta vaativalle työlle on korkea. Kuten Suomessa on jo ajat tiedetty: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Älä siis häslää, vaan suunnittele ennen kuin teet.
Tämän jälkeen nopeuta toteutusta. Hidas prosessi on kaikkein kallein prosessi ja asiakas ei ole missään nimessä kiinnostunut maksamaan tehottomasta tuotannosta. Karsi siis turhat, arvoa tuottamattomat työvaiheet pois.
Ohje 3: Tee kerralla valmiiksi
Usein ajatellaan, että tekemällä montaa asiaa samanaikaisesti vähennetään yhteen asiaan kuluvaa aikaa. Totuus on kuitenkin se, että keskeneräisten töiden määrä prosessissa hidastaa koko prosessia, ja monen asian samanaikainen työstäminen johtaa suurempaan ajankäyttöön tuotosta kohti. Tämä johtuu siitä, että kaikenlainen multitäskäämiseen liittyvä säätäminen, kuten lisätyöt, uudelleenpriorisointi, lajittelu, etsiminen ja ennen kaikkea uudelleen aloittamisen hitaus syövät työaikaa.
Tehottomuuden lisäksi multitäskäämisellä on psykologinen veronsa, sillä poukkoilu kuormittaa aivoja. Toisaalta, kun prosessit ovat virtaviivaisia ja helppoja hahmottaa, ne auttavat saamaan asiat valmiiksi ja tuottamaan arvoa. Mitä enemmän saamme aikaan, sitä mielekkäämpänä koemme työmme.
Ohje 4: Tutki, mitä tapahtuu ja ota opiksi
Jos halutaan saada aikaan enemmän ja parempia tuloksia, on opittava, mikä toimii. Jos tekeminen on pelkkää räiskimistä, ei ole voida tietää, ollaanko todellisuudessa menty parempaan vai huonompaan suuntaan.
Ota siis käyttöön PDSA eli kokeilujen kehä ja tee sillä pieniä, yksinkertaisia kokeita. Kartoita lähtötilanne ja tee suunnitelma. Toteuta suunnitelmasi. Vertaa lopputulosta lähtötilanteeseen ja tämän perusteella päätä, kannattaako jatkaa tällä tiellä vaiko kokeilla jotain muuta. Kun aktiivisesti tutkit ja otat opiksesi, kehität toimintaasi.
Muistilista oman työn liinaamiseksi
- Mieti, mitkä ovat niitä asioita, jotka tuottavat arvoa asiakkaalle. Keskity niihin.
- Vältä turhaa työtä. Älä tuhlaa arvokasta aikaasi vaan ole laiska siellä, missä kuuluukin.
- Suunnittele rauhassa ja toteuta reippaasti.
- Älä multitaskaa, vaan keskity yhteen asiaan kerrallaan.
- Tee työsi kerralla valmiiksi.
