Tehokas tiedonhallinta kokonaisarkkitehtuurissa

Tehokas tiedonhallinta mahdollistaa organisaation operatiivisen tehokkuuden kehittymisen ja kilpailuedun saavuttamisen. Julkishallinnon organisaatioille tiedonhallinnan kuvaaminen on lakisääteinen velvoite. Jotta tiedonhallintaa voidaan kehittää, tulee ensin ymmärtää sen nykytilaa. Tässä blogissa tarkastellaan tarkemmin sitä, miten arkkitehtuurikuvaukset auttavat todentamaan organisaatioiden tiedonhallintaa.

Tiedonhallinta on osa kokonaisarkkitehtuuria

Tiedonhallinta ei välttämättä ole ensimmäinen asia, joka tulee mieleen, kun puhutaan kokonaisarkkitehtuurista. Kokonaisarkkitehtuuria leimaa vahvasti toiminta- ja järjestelmäkeskeisyys, sillä niistä löytyy muissa yhteyksissä toteutettua dokumentaatiota kuten laadunhallinnan ja järjestelmäjohtamisen osa-alueilla.

Ajatus tiedonhallinnasta yhdistyy helposti tieto- tai data-arkkitehtuurin osa-alueeseen, joka sisältyy kaikkiin tunnetuimpiin arkkitehtuurin viitekehyksiin. Tiedonhallinta arkkitehtuurissa ei kuitenkaan ole sama asia kuin tietoarkkitehtuurin kuvaaminen.

Tiedonhallinta näkyy todellisuudessa kokonaisarkkitehtuurin kaikissa osa-alueissa:

• toiminta,
• järjestelmä,
• tieto ja teknologia.

Tämä johtuu siitä, että organisaatioiden toiminta on nykypäivänä erittäin tietokeskeistä.

Tiedonhallinnassa on kyse tiedon elinkaaren toteutumisesta

Tiedonhallinnassa on ennen kaikkea kyse tiedon elinkaaren toteutumisesta tehokkaasti.

Elinkaaren alkupäästä löytyy tiedon hankinta. Tietoa organisaatiot voivat lähtökohtaisesti luoda kolmella tavalla:

• hankkimalla sitä muilta toimijoilta,
• keräämällä sitä itse
• tai yhdistelemällä olemassa olevaa tietoa uudeksi tiedoksi.

Arkkitehtuurissa tämä tiedon hankinta -vaihe tulee kuvatuksi tietojen lähteen kuvauksilla. Tiedonlähde on edellä mainituissa tilanteissa usein jokin organisaation prosessi esimerkiksi analytiikka, rekrytointi tai ulkoinen tietolähde, kuten ulkoinen tietovaranto tai palveluntarjoaja.

Tiedon hankinnan jälkeen tiedot varastoituvat organisaation määrittämiin fyysisiin tietovarantoihin. Fyysiset tietovarannot kuvaavat sitä, mihin tieto on tarkoitus fyysisesti tallentaa.

Digimuotoiset tietovarannot sijaitsevat joko omilla tai toimittajien palvelimilla. Manuaaliset tiedot sijaitsevat esimerkiksi manuaalisissa arkistoissa. Loogisella tasolla tiedot kuuluvat myös loogisiin tietovarantoihin, kuten rekistereihin, joissa määritellään tarkemmin kerättävän tiedon käsittelytavat. Nämä kuvaukset auttavat tiedon saatavuuden määrittelyissä.

Kerättyä tietoa organisoidaan ja hyödynnetään erilaisissa prosesseissa käyttäen tietojärjestelmiä. Lisäksi tietoa liikutellaan automaattisesti tietojärjestelmien väliin rakennetuissa integraatioissa. Myös tämä integraationäkökulma on mahdollista ottaa huomioon prosessien ja järjestelmien kuvauksissa.

Lopulta tiedot arkistoidaan tai poistetaan. Tämän vaiheen kuvaksia määritellään usein rekistereissä tai arkistoinnille/poistamiselle saattaa olla olemassa oma prosessi.

Aloita organisaation toiminnan määrittämisestä ja siirry sen jälkeen toiminnan tietotarpeisin

Hyvänä vinkkinä todettakoon, että tiedonhallinnan dokumentointia ei kannata aloittaa elinkaaren alusta. Tiedon lähdettä on erittäin vaikea määrittää tiedoille, joita ei ole vielä dokumentoitu.

Asiaa kannattaa lähestyä tiedon hyödyntämisen vaiheesta. Eli määritellään ensin organisaation toiminta ja tämän jälkeen toiminnan tietotarpeet. Tällä lähestymisellä tietojen dokumentointi alkaa olennaisista kokonaisuuksista.

Tämä lähestymistapa mahdollistaa samalla sen, että tiedonhallinnan käytäntöjä voidaan samalla määritellä ja kehittää. Määrittelyt liittyvät siihen, mihin kyseisiä tietoja tulee tallentaa, mistä tiedot saadaan, minkä järjestelmän kautta tietoa tulee tarkastella ja miten tiedot lopulta arkistoidaan tai poistetaan.

Jos asiaa lähestyisi toisesta suunnasta, esimerkiksi tietovarantojen näkökulmasta, tulisi helposti kartoitettua myös tietoja, jotka eivät ole toiminnan kannalta keskeisiä.

Tavoitetilana tiedon tehokas ja turvallinen kulkeminen koko sen elinkaaren ajan

Kokonaisarkkitehtuurin kaikki osa-alueet osoittavat osaltaan sitä, miten tiedonhallinta on organisaatiossa toteutettu. Arkkitehtuurin nykytilaa tulisi pystyä tarkastelemaan siitä näkökulmasta, miten rakenteet tukevat tiedon tehokasta ja turvallista kulkemista läpi sen elinkaaren.

Organisaation toiminnan kannalta tärkeille tiedoille tulee pystyä määrittämään lähteet, kohteet, varastointitavat ja elinkaaren päätös. Tiedonhallinta voidaan kutsua tehokkaaksi, kun tietojen luottamuksellisuus, saatavuus ja eheys pystytään toteuttamaan organisaation rakenteissa mahdollisimman tehokkaasti.

Saatavuus tarkoittaa sitä, että tieto on hyödynnettävissä haluttuna aikana. Eheys tarkoittaa tiedon ajantasaisuutta ja yhtäpitävyyttä alkuperäisen tiedon kanssa ja luottamuksellisuus sitä, ettei kukaan sivullinen pääse käsiksi tietoihin.

Päällekkäisyydet tiedoissa, tietovarannoissa, tietojärjestelmissä, sekä epäselvät käytännöt tiedonhallinnan määrittelyissä, syövät tiedonhallinnan tehokkuutta. Nykypäivän toiminta toteutetaan myös suurelta osin digitaalisesti hyödyntäen tietojärjestelmiä, joten tietojen tallentaminen manuaaliseen muotoon aiheuttaa aina tiedoille saatavuusongelman.

Päällekkäisyyksiä ja huonoja käytäntöjä tulisi järjestelmällisesti purkaa omasta arkkitehtuurista, jotta toiminnan tavoitteet saadaan tehokkaasti saavutettua.

Lue lisää:

• Kokonaisarkkitehtuurin pikaopas | ladattava materiaali
• Tiedonhallintalain pikaopas | ladattava materiaali
• Kokonaisarkkitehtuurin hyödyt organisaatiolle – Kaikki kokonaisarkkitehtuurista | blogi