Blogi
Tiedonhallintamalli – Rakennuksesta ylläpitoon ja kehitykseen
Alla webinaaritallenne, jossa Arterilla aiemmin konsulttina ja ARC-ohjelmiston tuoteomistajana työskennellyt Toni Vehmaanperä avaa:
- mitä tiedonhallintamalleihin liittyen on tapahtunut tähän mennessä, ja
- millaisilta saattaisivat näyttää seuraavat tiedonhallintalain täytäntöönpanon askeleet.
Tiedonhallintalain aikataulutuksesta
Tiedonhallintamallin ja asiakirjajulkisuuskuvauksen tulisi nyt olla ensimmäisessä iteraatiossaan. Tämä tarkoittaa, että olisi pitänyt muodostaa näkemys siitä,
- miten tietovarantoja jaotellaan ja nimetään organisaatiossa,
- mitä tietoa ne sisältävät, sekä
- minkä järjestelmien ja prosessien avulla niitä käsitellään.
Osassa organisaatioita ollaan tässä vaiheessa, osassa ei. Tiedonhallintamalli ei kuitenkaan käytännössä ikinä voi olla ”valmis”, koska sitä tulisi tapahtuvien muutosten osalta päivittää. Kaikista kriittisintä olisi muodostaa käsitys siitä, millaisia tietovarantoja organisaatiossa on, ja tämän jälkeen huolehtia niiden tietosisältöjen kuvaamisesta.
Asiakirjajulkisuuskuvauksista
Asiakirjajulkisuuskuvauksia voidaan mielestäni karkeasti tarkastella kahdella akselilla. Onko tietovarannot jaoteltu organisaatioyksiköiden mukaan vai päätehtäväluokkien (TOS) mukaan? Onko kuvaus tehty kattavasti vai havainnollisesti?
Esimerkkejä:
Joitakin esimerkkejä, mitä webinaarissakin nostin esiin, olivat Varkauden kaupunki, Helsingin kaupunki ja Itä-Suomen yliopisto. Tulkitsin näitä esimerkkejä aiemmin esittämälläni kahdella akselilla seuraavasti:
- Varkaus on organisaatioyksiköiden mukaan jaoteltu havainnollinen kuvaus.
- Helsinki on organisaatioyksiköiden mukaan jaoteltu kattava kuvaus.
- Itä-Suomen yliopisto on päätehtäväluokkien mukaan jaoteltu havainnollinen kuvaus.
Koen, että yksinkertaisinta ja hyödyllisintä on pyrkiä tekemään päätehtäväluokkien mukaan jaoteltu havainnollinen kuvaus. Miksi? Koska:
Päätehtäväluokat ovat selkeitä, lakiperusteisia ja yhteentoimivampia kuin organisaatiorakenne.
Havainnollisuus taas on kattavuutta parempi, koska kuvauksen pitäisi olla kansantajuinen ja auttaa esittämään tietopyyntö oikein. Pitkä lista ja monimutkainen terminologia hämmentävät tätä.
Yhteisistä linjauksista
Kuntaliitto on muodostamassa kuntien ja kuntayhtymien yhteistä suositusta tiedonhallintamallista. Työstä ei ole vielä tällä hetkellä muuta julkista, kuin esitysmateriaali, jossa esiintyy eri tasoisia luonnoskuvia. Lisätietoa tiedonhallinnasta voi lukea Kuntaliiton sivuilta.
Suosittelisin seuraamaan Kuntaliiton työtä. Yhteiset tiedonhallintamallin linjaukset ovat yleisesti ottaen olleet toivottuja, ja niiden puuttuminen on yksi suurimmista työn aloittamiseen liittyvistä haasteista.
Yhteisissä linjauksissa sen sijaan isoksi haasteeksi nousevat eri tavalla ratkaistut aiemmat kuvaukset. Esimerkiksi prosesseja on eri organisaatioissa kuvattu hyvin vaihtelevalla tavalla ja vaihteleviin käyttötarkoituksiin. Joissain paljon, joissain ei ollenkaan. Tietosuojaan liittyvää materiaalia näkee myös olevan jaoteltu lähes yhtä monella eri tavalla kuin on organisaatioita, joita asetus koskee.
Mihin organisaatioiden kannattaa panostaa seuraavaksi?
Laissa on toki tähän liittyen tarkka aikataulu, jota voi tarkastella, mutta kokosin tähän blogiin enemmän omia näkemyksiäni siitä, mikä voisi jatkossa olla hyödyllistä pohdittavaa tiedonhallintamallityöhön liittyen.
- Organisaatioissa kannattaa pohtia, mitä hyötyä tästä tiedonhallintamallista on, nyt kun se on kuvattu tai työtä on aloitettu.
Jos organisaatiossasi on jo aktiivinen kokonaisarkkitehtuuritoimi tai aktiivinen tietosuojaryhmä, olisi keskusteluun hyvä sisällyttää myös se, mitä hyödyllisiä analyysejä ja näkymiä tiedonhallintamallista voidaan muodostaa ja kenelle. - Toinen kiinnostava osuus ovat prosessit.
Ovatko tiedonhallintamallissa määritellyt prosessit linjassa mahdollisen laatutyön kanssa? Tai jos prosessikuvaukset ovat asiana uusi, voitaisiinko mallissa muodostettua ylätason prosessiymmärrystä hieman jalostaa? Pystyttäisiinkö prosesseja esimerkiksi hyödyntämään lähdetietona erilaisessa projektitoiminnassa?
Mitä ARC-ohjelmistossa tapahtuu tiedonhallintamalliin liittyen?
Tiedonhallintamallin osalta panostamme Arterilla lähinnä mallin parantelemiseen saamamme asiakaspalautteen ja uusien suositusten pohjalta. Tarkoituksena on jatkossa hyödyntää enemmän juurikin valmiisiin ja toteutettuihin tiedonhallintamalleihin sekä asiakirjajulkisuuskuvauksiin liittyviä parhaita käytänteitä ja erilaisia muita valmiiksi tarjottuja toteuttamiskelpoisia malleja ja pohjia.
Lain täytäntöönpanon osalta tietoturva on iso selkeä kokonaisuus, johon meidän on myös tulevaisuudessa enemmän otettava kantaa ARC-ohjelmistossa. Tällä hetkellä olemme tehneet erilaisia ylätason kaavioita siitä, miten toimenpiteitä nykyisten suositusten valossa voitaisiin toteuttaa, mutta pitkän tähtäimen tavoitteemme on, kuten tietosuojan kanssa, sulauttaa ja suunnitella myös tietoturva kiinteäksi osaksi mallia.
>> Tutustu lisää ARC-ohjelmistoon ja Arterin tiedonhallintamalliin.
Yhteenveto
Tiedonhallintamallityö ei ole todellakaan pysähtynyt vuodenvaihteeseen, eli siihen kun mallin olisi tullut olla valmis. Sen sijaan työssä päästään oikeastaan vasta nyt vauhtiin, erilaisten yhteiskäyttöisten materiaalien ja toinen toiselta -oppimisen kautta.
Vuosi 2020 tullaan todennäköisesti muistamaan jonain muuna, kuin tiedonhallintamallin vuotena, mutta oma arvonsa on kuitenkin myös sillä, että julkisella sektorilla on nyt yhteinen kieli ja yhteinen malli, jonka avulla voidaan jatkossa suunnitella yhteen toimivia arkkitehtuuriratkaisuja.
Suosittelen tutustumaan myös:
