Tiedonhallintamalli valmis, mitä seuraavaksi? – Ota haltuun muutosvaikutusten arviointi

Tiedonhallintamallin ei ole tarkoitus olla pelkkä staattinen tilannekuva siitä, miltä tiedonhallinta näytti vuonna 2020, vaan mallin tulee olla elävä ja kehittyä organisaation kehitysten mukana. Tämän vuoksi tiedonhallintamalliin kuuluu kriittisesti käsite muutosvaikutusten arviointi. Arviointi tulisi lain mukaan toteuttaa ainakin, mikäli kyseessä on tietojärjestelmän käyttöönotto tai olennainen hallinnollinen uudistus.

Mitä on muutosvaikutusten arviointi?

Muutosvaikutusten arviointi on kokoelma keinoja, joiden avulla tiedonhallintamallissa olevat kuvaukset olisi tarkoitus pitää ajan tasalla, ja on myös tiedonhallintalain minimisisältöä tiedonhallintamallille.

Muutosvaikutusten arviointi on dokumentointia – ota 4 näkökulmaa haltuusi

Muutosvaikutusten arviointiin liittyvä Valtioneuvoston julkaisema suositus, jonka löydät täältä, jakaa arvioinnin neljään pääotsakkeeseen, joiden alla on tarkentavia kysymyksiä kustakin aihealueesta.

Nämä neljä näkökulmaa ovat:

1. tiedonhallinnan järjestäminen,
2. tietoturvallisuus,
3. tietojen käsittely ja hyödyntäminen
4. ja asianhallinta.

Näkökulmat muodostavat pohjan sille, miten muutoksen vaikutuksia tulisi arvioida. Valtioneuvoston suosituksessa on listattu apukysymyksiä muutoksen arviointiin, tietoa riskienhallintaan ja taloudellisten vaikutusten arviointiin liittyen.

Muutosvaikutusten arviointi on prosessi, joka sisältää eri vaiheita – alku, loppu ja muutoksen läpivienti

Tämä kysymyspatteristo ei kuitenkaan ole koko totuus, vaan muutokset tapahtuvat aina suuremmassa kontekstissa. Muutosvaikutusten arviointia tavallisesti edeltää muutostarpeiden tunnistamisen ja analysoinnin vaihe, eikä tule myöskään unohtaa muutoksen toteuttamista, koska sitähän pelkkä arviointi ei vielä ole.

Muutosvaikutusten arviointi jakautuu useaan vaiheeseen.

Sillä on selkeä ”aloitustriggeri”, kun taas lopetustriggeri on hieman epäselvempi. Loppuuko esimerkiksi teidän organisaationne muutosvaikutusten arviointi siihen, kun vaikutukset on arvioitu, vai kattaako prosessi myös muutosten läpiviennin?

Valtioneuvoston julkaiseman suosituksen mukaan muutosvaikutusten arvioinnissa:

Oleellista on se, että tuotos sisältää vähintään tiedonhallintalaissa säädetyt muutosvaikutusarvioinnin kohteet, perustelut ja taustan uudistukselle, uudistukseen liittyvät keskeiset havainnot ja lopputuloksen kuvauksen sekä karkealla
tasolla vaadittavat toimenpiteet ja niiden aikataulutuksen.” – Valtioneuvoston Suositus tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista.

Mitkä asiat luokitellaan muutoksiksi?

Organisaation muutokset voivat liittyä esimerkiksi toimintaympäristöön, tietojärjestelmiin tai liiketoimintaan:

• Lainsäädännön muuttuminen,
• kuntaliitos,
• tietojärjestelmämuutos,
• tietovarannon perustaminen
• ja hallinnollinen muutos.

Muutosvaikutusten arviointi on tiekartta

Muutosten yhteydessä voidaan myös tarkemmin analysoida sitä, mistä yksittäiset muutokset ylipäätään johtuvat ja mihin ne liittyvät.

Yleensä niiden olisi järkevää ajatella olevan linjassa joko organisaation strategian, lainsäädännöllisten uudistusten, tai parhaassa tapauksessa jopa molempien kanssa. Mistä syystä esimerkiksi tehtäisiin sellainen järjestelmähankinta, joka ei liity jonkun uuden lain täyttämiseen tai ole linjassa organisaation strategian kanssa?

Mistä syystä esimerkiksi tehtäisiin sellainen järjestelmähankinta, joka ei liity jonkun uuden lain täyttämiseen tai ole linjassa organisaation strategian kanssa?

Muutosvaikutusten arviointi on yhteyksiä – Jos tarkoituksena on muuttaa jotain järjestelmää, mitä tapahtuu prosesseille tai miten varmistetaan henkilötietojen keräämisen turvallisuus?

Tiedonhallintamallissa minimisisältöön kuuluu kuvattavien kappaleiden yhteyksien tunnistaminen. Ei kuvata vain tietojärjestelmiä, vaan kuvataan tietojärjestelmien yhteyksiä vaikkapa tietovarantoihin.

Näitä yhteyksiä olisi hyvä tunnistaa ja analysoida juurikin silloin, kun ollaan muutoksen äärellä, koska asiat yleensä tuppaavat olemaan verkottuneita ja vaikuttavan toinen toisiinsa.

Jos muutetaan järjestelmää, niin mitä tapahtuu niille prosesseille, joissa järjestelmää tarvitaan tai miten varmistetaan vaikkapa henkilötietojen keräämisen turvallisuus järjestelmän muuttuessa?

Miksi muutosvaikutusten arviointi on osa tiedonhallintalakia?

• Muutos on varmaa, siihen on varauduttava.
  Muutostapahtumia on listattu jo itse tiedonhallintalakiin. Tästä esimerkkinä katseluyhteyksien ja teknisten rajapintojen tarjoaminen tietyissä tiedonantovelvoitteissa. Myös organisaation strategia ja kehityshankkeet aiheuttavat muutoksia tietojärjestelmiin ja hallintoon.
• Riskien ennakoinnin ja muutosten ohjatun läpiviennin varmistamiseksi.
• Kuvauksen ajantasaisuuden varmistamiseksi: Tiedonhallintamalli ei ole vain staattinen 2020-tilannekuva.

Käytännön esimerkkejä muutosvaikutusten arvioinnista ARC-ohjelmistolla

• Tämän blogin alkupuolelta löytyvästä webinaaritallenteesta löydät käytännön esimerkkejä muutosvaikutusten arvioinnista ARC-ohjelmistoa hyödyntäen.
• Webinaarissa käydään läpi myös muutamia konkreettisia esimerkkejä, miten esimerkiksi ARC-ohjelmiston Roadmap-työkalua voidaan hyödyntää osana muutosvaikutusten arvioinnin prosessia.