Toimintajärjestelmä ja dokumentit osana läpinäkyvää viestintää

Toteuta onnistunutta viestintää toimintajärjestelmän ja dokumenttienhallinnan avulla

Pidin maaliskuussa 2021 webinaarin toimintajärjestelmästä ja dokumenteista osana läpinäkyvää viestintää. Tiivistin webinaarin opit tähän blogiin:

• Dokumentaation ja viestinnän välinen suhde.
• Mikä on toimintajärjestelmän rooli sisäisessä viestinnässä?
• IMS-toimintajärjestelmän mahdollisuudet sisäisen viestinnän kehittämisessä.

Voit katsoa webinaarin tallenteen alta.

Dokumentit ovat tärkeä osa organisaation sisäistä viestintää

Dokumenttien avulla organisaation on mahdollista lisätä oman toimintansa läpinäkyvyyttä.

Dokumentoinnin avulla organisaatio pitää huolen siitä, että kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus päästä perille siitä, mitä organisaatiossa tapahtuu. Tämä tukee yhtenäistä kokonaiskuvaa.

Yleensä tieto oman yksikön tai tiimin toiminnasta tulee hyvin perille erilaisten palaverien, sähköpostien ja keskusteluiden kautta. Sen sijaan muiden yksiköiden ja tiimien ajankohtaisesta tekemisestä voi olla vaikea saada tietoa, jolloin tiedon saatavuutta ei ole varmistettu ja tärkeä tieto ei tavoita kaikkia.

Mikä on toimintajärjestelmän rooli sisäisessä viestinnässä?

Webinaarissa painotin erityisesti kahta näkökulmaa toimintajärjestelmän roolista sisäisessä viestinnässä:

• läpinäkyvyys ja
• saatavuus.

Dokumentoimalla tietoa toimintajärjestelmään, organisaatio voi lisätä toiminnan läpinäkyvyyttä eri yksiköiden tai tiimien välillä, tai antaa ainakin mahdollisuuden tutustua siihen, mitä muualla organisaatiossa on kulloinkin meneillään.

Saatavuuden kannalta toimintajärjestelmä on myös keskeisessä roolissa, koska se on yleisesti koko organisaation käytössä. Toimintajärjestelmään voidaan viedä tärkeät dokumentit, joihin pääsy voidaan antaa ryhmittäin kenelle tahansa. Versiointi pitää lisäksi huolen siitä, että käyttäjä lukee aina vain viimeisintä tietoa.

Toimintajärjestelmän mahdollisuudet viestinnässä

Kuten todettu, dokumentit ovat tärkeä osa viestintää, koska ne mahdollistavat toiminnan läpinäkyvyyden varmistamisen, sekä luovat näkymän siihen, mitä muualla organisaatiossa tapahtuu. Vastaavasti viestintä voi myös lisätä toimintajärjestelmän käyttöä organisaatiossa. Kun tärkeä tieto ja ajantasaiset dokumentit sijaitsevat yhdessä paikassa, järjestelmän päivittäinen käyttö lisääntyy.

IMS-ohjelmisto on helppokäyttöinen ja pilvipalveluna toimiva toimintajärjestelmän alusta organisaation laadunhallinnan perustaksi. Järjestelmän Dokumentit-osion avulla organisaatio voi ylläpitää, versioida ja arkistoida asiakirjoja yhdessä paikassa. Säilytettävien dokumenttien lisäksi IMSiin voidaan myös esimerkiksi luoda ilmoituksia ja hälytyksiä tarvittaville vastuuhenkilöille, kun heihin liittyvä dokumentaatio muuttuu tai vaatii toimenpiteitä.

IMS-ohjelmistoon luodun toimintajärjestelmän mahdollisuuksia viestinnän ja sen läpinäkyvyyden parantamiseen ovat:

• IMSissä säilytettävät dokumentit
  • Johdon katselmukset: viestiminen johdon tekemisistä ja suunnitelmista, kuten suunta, suunnitelma, strategia jne.
  • Palaverimuistiot ja tietoa muiden tiimien tai yksiköiden tekemisestä: prosessirajapinnat, muiden toiminta
  • Kuukausikokousmateriaalit: yleisnäkymä yrityksen tilanteesta
  • Perehdyttämismateriaali: parhaan tiedon siirtyminen uusille työntekijöille
  • Toiminnan kehittäminen ja siitä viestiminen sekä dokumentointi
• Ilmoitus sähköpostilla tai IMS-viestillä dokumentaatiosta
• Tieto dokumentaation vanhentumisesta
• Uuden dokumentin julkaisu
• Automaattiset hälytykset hyväksymisistä ja tarkastuksista

Esimerkkejä IMS-toimintajärjestelmän ominaisuuksista viestinnän kehittämisen tukena

Webinaarin aikana tutustuimme myös muutamiin IMS-ohjelmiston ominaisuuksiin, jotka tukevat viestinnän lisäämistä. Niitä ovat

1. Tiedotettavat ryhmät
2. Sisällön jakaminen
3. Viestit-osio

1. Tiedotettavat ryhmät

Yksi toimintajärjestelmän mielenkiintoisimmista ominaisuuksista on mahdollisuus tiedotettavien ryhmien lisäämiseen. Tiedotettavat ryhmät sopivat dokumenttien julkaisuun liittyvässä viestinnässä kuitenkin vain tapauksiin, jolloin tiettyyn kansioon liittyvistä dokumenteista halutaan tiedottaa samaa ryhmää aina, kun uusi dokumentti julkaistaan. Käytännössä tämä toimii seuraavasti:

1. Ota käyttöön tiedotettavien ryhmä: Ylläpito -> Järjestelmän asetukset -> Dokumentit

2. Aseta sähköpostihälytykset päälle: Ylläpito -> Tapahtumien kirjausasetukset -> Dokumentit

3. Luo tiedotettavat ryhmät tai katso onko muissa ryhmissä jo olemassa tarvittavat henkilöt.

4. Lisää seuraavaksi oikeudet tarvittaville ryhmille valituissa kansioissa tai dokumenteissa.

Vinkkinä:

Jos esimerkiksi johdon katselmuksista halutaan tiedottaa kaikkia, voidaan lisätä tiedotettavaksi ”Katsojaryhmä”, johon yleensä kuuluu lähes koko organisaatio.

2. Sisällön jakaminen

Toinen ja yleisemmin käytetty tapa viestiä uusista tai päivitetyistä dokumenteista on kuitenkin tiedottaa tarpeen mukaan eri henkilöitä.

Tällöin paras tapa jakaa tietoa dokumentista, on jakaa linkki dokumenttiin sähköpostilla tietyille henkilöille. Linkin dokumenttiin saa valitsemalla dokumentin kohdalla kolmesta pisteestä ”sisällön jakaminen”. Toiminnon avulla on mahdollista jakaa linkki dokumentin sivulle, jolloin henkilö pääsee sitä kautta tarkastelemaan kyseistä sivua IMSissä.

3. Viestit-osion hyödyntäminen

Kolmantena vaihtoehtona IMS-dokumentaation viestinnän lisäämiseksi, kävin webinaarissa läpi järjestelmän ”Viestit”-osion. Toiminnon avulla on mahdollista laittaa viestejä toimintajärjestelmässä tapahtuvista muutoksista huomattavasti laajemmin kuin erillisellä sähköpostilla.

Tätä toimintoa ei kuitenkaan kannata kuormittaa liikaa, koska ajan mittaan järjestelmän viesteihin ei välttämättä enää reagoida, mikäli niitä tulee sähköpostiin liikaa.

Suosittelen tutustumaan myös näihin sisältöihin:

👉 Aikasyöppö kuriin – dokumentit hallintaan | blogi + webinaari
👉 IMS-ohjelmiston dokumentit-osion hallittu rakentaminen | blogi
👉 Näin viestit laadunhallinnasta selkeästi | blogi + webinaari