Toimintajärjestelmän rakentaminen sosiaali- ja terveysalalla

Mikä on toimintajärjestelmä?

Toimintajärjestelmä on organisaation tapa toteuttaa perustehtäväänsä. Sillä on olemassa monta eri nimeä ja organisaatiosta riippuen järjestelmästä voidaan puhua esimerkiksi talon tapoina tai pelikirjan mukaisena tekemisenä. Toimintajärjestelmä voidaan nähdä joukkona yhdessä sovittuja toimintatapoja, joiden mukaan toimimalla halutut tulokset saavutetaan.

Kaikki asiat, joita organisaatiossa on ohjeistettu, linjattu ja kuvattu voidaan nähdä toimintajärjestelmän osina. Tällä pyritään toiminnan standardointiin ja yhtenäistämiseen. Konkreettisesti organisaation toimintajärjestelmä koostuu erilaisesta dokumentaatiosta, kuten prosessikuvauksista ja ohjeista, sekä dokumentaation vaatimusten mukaisesta toiminnasta.

Toimintajärjestelmän rooli korostuu sosiaali- ja terveysalalla

Sosiaali- ja terveysalalla toimintajärjestelmän merkitys on korostunut, sillä sen avulla kuvataan ne ehkäisevät, korjaavat, hoitavat ja kuntouttavat palvelut, joiden tavoitteena on asiakkaiden hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen.

Tästä syystä toimintajärjestelmän rakentaminen ja ylläpitäminen on ajankohtaista jokaiselle sosiaali- ja terveyspalveluita tuottavalle organisaatiolle.

Toimintajärjestelmän rakentaminen lähtee nykyaikaisesta prosessien kuvaamisesta

Usein toimintajärjestelmän rakentamisen haasteina koetaan ajankäytölliset haasteet, järjestelmän käyttöönotto henkilöstötasolla, sekä itsenäisen työn vaiheet.

Toimintajärjestelmän rakentamisen kokonaisuus lähtee liikkeelle prosesseista ja niiden kuvaamisesta. Tärkeää on kuvata toiminnan nykytilaa realistisesti, jotta tulevaa toimintaa voidaan myös kehittää oikealla tavalla eteenpäin.

Edistyneimmät organisaatiot käyttävät toimintajärjestelmän dokumentaation hallintaan siihen tarkoitettua ohjelmistoa, kuten IMS-ohjelmistoa, jonka toiminnallisuudet auttavat päivittäisessä laatutyössä.

Prosessihierarkian voi esittää prosessipuun avulla – esimerkit prosessihierarkiasta sekä prosessikaaviosta

Lue lisää prosessien kuvaamisesta ja siitä, mitä sinun kannattaa pohtia ennen  kuin aloitat prosessien kuvaamisen:

👉 Prosessien kuvaamisen ensiaskeleet.

Prosessien ja palveluiden kuvaamisen erot

• Palvelukuvaus kertoo lopputuloksesta eli mitä palvelu sisältää:
  • Palvelukuvaus kuvaa lopputulosta, jonka tilaaja on päättänyt hankkia ja jonka toimittaja on luvannut toimittaa. Siksi onkin tärkeää, että molemmilla osapuolilla on yhteneväinen käsitys palvelun sisällöstä.
• Palveluprosessi kertoo miten palvelu tuotetaan:
  • Palveluprosessi kuvaa sitä, miten palvelu tuotetaan vaihe vaiheelta. Palveluprosessi painottaa siis palvelun tekemistä.

IMS selainpohjaisena pilvipalveluna varmistaa, että henkilöstön tarvitsemat työohjeet ja toimintatavat ovat kaikkien saatavilla

Kun dokumentaatio on saatavilla yhdessä paikassa, toiminnan kehittäminen pysyy systemaattisella tavalla koko organisaation käsissä ja järjestelmän käyttöönotto henkilöstötasolla helpottuu.

Toimintajärjestelmän avulla luot edellytykset toiminnan jatkuvalle kehittämiselle IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksien avulla:

• Prosesseja ja tavoitteiden toteutumista voidaan mitata visuaalisella mittaristolla.
• Käsikirjat kokoavat toiminnan ”punaisen langan” yhteen, keräämällä mm. prosessit, palautteet, dokumentit, linkit ja mittarit yhteen paikkaan.
• IMS-ohjelmiston riskienhallinta-osio mahdollistaa riskien ja mahdollisuuksien tunnistamisen ja niiden hallinnan.
• Dokumentaatiota, kuten työohjeistuksia, tulee lisäksi päivittää säännöllisesti vastaamaan ajankohtaista tilannetta.

Työohjeistuksien elinkaaren hallinnan vaiheita IMS-ohjelmistossa ovat:

• Työ-ohjeen luominen
• Hyväksyminen
• Versionhallinta

Seuraa kehitystä raporteilla

Toiminnan jatkuvan parantamisen tueksi on tärkeää, että palautteet kirjataan ylös vakiomuotoisena, niiden etenemistä seurataan ja niiden pohjalta tehdään toimenpiteitä.

IMS-ohjelmisto sisältää yksinkertaisen tavan kirjata havaintoja, poikkeamia, palautteita sekä tavan hallinnoida sisäisiä auditointeja.

Suosittelen sinun tutustumaan myös näihin sisältöihin:

👉 Miksi toimintajärjestelmä kannattaa hankkia? | blog
👉 Tavoitteena sertifioitu toimintajärjestelmä | blogi
👉 Toimintajärjestelmän rakentajan pikaopas