Toimintakuvaukset tiedonhallintamallissa 

Tiedonhallintamalli on organisaation tiedonhallinnon nykytilan kuvaus. Tiedonhallintamallin tarkoitus luo vaatimukset sen sisällölle. Toisin sanoen, tiedonhallintamallia tehdessä tulee ensin määritellä kenelle ja mihin tarkoitukseen sitä tehdään. 

Tiedonhallintalaki asettaa kuvaamiselle tiettyjä vaatimuksia ja reunaehtoja. Tiedonhallintalain mukaan tiedonhallintayksiköiden, eli tiedonhallintaa suorittavien organisaatioiden, tulee kuvata tiedonhallintamallissaan vähintään tietojärjestelmät, tietovarannot, tietoaineistot, tietoturvallisuustoimenpiteet ja toimintaprosessit. 

Toimintaprosesseilla tarkoitetaan prosesseja, joissa liikkuu tietoa

Toimintaprosessit ovat kuvauksia organisaatiot prosesseista, joissa liikkuu tietoa. Käytännössä tämä tarkoittaa tärkeimpien prosessien kuvaamista. Tärkeimpiä prosesseja ovat ainakin organisaation ydinprosessit ja todennäköisesti kuvauksiin on tarkoituksenmukaista sisällyttää myös tukiprosesseja ja johtamisen prosesseja. 

Ydinprosessit ovat organisaation keskeistä tekemistä – prosessit tuovat organisaatiolle kassavirtaa ja tuottavat asiakkaalle arvoa. Ydinprosessit mahdollistavat prosessien toteutumisen ja nimensä mukaisesti tukevat organisaation toimintaa. Johtamisenprosessit liittyvät toiminnan suunnitteluun, ohjaamiseen ja kehittämiseen. 

Mitä toimintaprosessista on hyvä tunnistaa ja kirjata ylös?

Tiedonhallintalaissa määritellään, että toimintaprosessien osalta tulee olla tunnistettu ja kirjattu seuraavat tiedot:

• kuvaava nimike prosessille,
• prosessista vastaava viranomainen,
• prosessin tarkoitus ja
• prosessin rajapinnat muihin prosesseihin. 

Tiedonhallintayksikkö voi itse määritellä, miten tiedonhallintamallia toteuttavat; ARC-ohjelmisto on Arterin ratkaisu tähän tehtävää ja sen avulla kaikki vaaditut saadaan täytettyä. Lisäksi organisaatio voi halutessaan täydentää kuvauksia muilla prosesseihin liittyvillä tiedoilla. Kun tietovarantojen osuutta tiedonhallintamallista täytetään, pitää huomioida myös näiden yhteys toimintaprosesseihin. 

Tiedonhallintamallissa voidaan hyödyntää olemassa olevia kuvauksia

Organisaatio ja niissä toimivat viranomaiset ovat mahdollisesti jo tehneet kuvausta, jota voidaan ainakin melkein suoraan hyödyntää tiedonhallintamallissa. Tiedonhallintayksiköt ovat kuvanneet todennäköisesti toimintaprosessejaan palvelukuvauksiin, laadunhallintaa varten, tietotilinpäätöksiin, arkistonmuodostussuunnitelmiin, tiedonohjaussuunnitelmiin, järjestelmien kuvauksiin, toimintaohjeisiin sekä kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin. 

Viranomaisten tehtävien ja niihin liittyvien palvelujen toteuttamisen seurauksena muodostuvat toimintaprosessit. Tiedonhallintalaissa toimintaprosessi määritellään olevan viranomaisen asiankäsittely- tai palveluprosessi. Kuvattavat toimintaprosessit kiinnittyvät joko viranomaisen tehtävään tai palveluun tai molempiin näistä.

Prosessien yhtenäinen kuvaustaso varmistaa yhdenmukaisen kokonaisuuden

Tiedonhallintayksikön on suositeltavaa päättää tiedonhallintamallin muodostamisen käynnistämisen yhteydessä, mikä on se kuvaustaso, jolla prosessit kuvataan tiedonhallintamalliin, jotta kuvaukset muodostaisivat yhdenmukaisen kokonaisuuden. Yksinkertaisimmillaan toimintaprosessien kuvaus on taulukko, josta ilmenee tiedonhallintalaissa säädetyt minimikuvauksen tiedot. 

Prosesseilla tarkoitetaan sitä, miten organisaatio tekee työnsä. Prosessien kuvauksessa voidaan hyödyntää esimerkiksi:

• prosessikarttaa,
• uimaratakaavioita,
• flow-kaavioita, 
• vuosikelloja prosessitaulukoita ja niin edelleen.

Kokonaisarkkitehtuurimielessä uimaratakaavio on jo varsin tarkan tason kuvausta, mutta se voi silti olla perusteltua tehdä, jos siitä on organisaatiolle hyötyä. 

ARC-ohjelmistosta apua tiedonhallintalain edellyttämään toiminnan kuvaamiseen ja kehittämiseen

ARC on kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalu. Se mahdollistaa organisaation rakenteiden ja niiden välisten yhteyksien kuvaamisen visuaalisesti. Muodostuvan kokonaiskuvan avulla liiketoiminnan muutosvaikutuksia voidaan arvioida ja ennakoida organisaatioissa ja yrityksissä. Näin päätöksenteosta tulee tietoperusteista ja laadukasta. Tutustu ARC-ohjelmistoon tarkemmin tästä. 

Lue lisää:

• Tiedonhallintalain pikaopas | ladattava materiaali
• Prosessien ja järjestelmien rooli tiedonhallintamallissa | blogi
• Miksi kuvata palveluita tiedonhallintamallissa? | blogi

Kokeile veloituksetta, kuinka ARC-ohjelmisto sopii organisaationne tarpeisiin tilaamalla demo alta!