15 keinoa prosessien kehittämiseen ja suorituskyvyn parantamiseen

Tässä blogitekstissä käydään läpi erilaisia menetelmiä prosessien kehittämiseen. Menetelmiä on maailma pullollaan, tässä niistä muutama. Blogitekstin alareunasta löydät lisämateriaalia prosessien kehittämiseen.

Prosessien kehittämismenetelmiä ja työkaluja – klikkaamalla alla olevaa otsikkoa pääset kyseisen aiheen kohdalle. ⬇️

• Prosessikuvaukset ja niiden hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä
• Avaimet onnistuneeseen prosessityöhön
• Mittarit ja niiden luominen
• Prosessien auditointi
• Laatukulttuurin kehittäminen
• Nykytilan arviointi kehittämiskohteiden löytämiseksi
• Lean-työkaluja prosessien kehittämiseen
• Arvovirtakuvaus – kuvauksen tekeminen ja hyödyntäminen
• Toiminnan standardoiminen
• Jatkuvan parantaminen – DMAIC- ja PDCA-mallit
• Six Sigma
• 5 S
• Tunnista ja eliminoi hukka
• Juurisyyanalyysityökaluja
• Kehittämiskohteiden toteutussuunnitelma
• Listaus prosessien kehittämisen työkaluista
• Lisämateriaalia

Prosessien kehittäminen alkaa toiminnan kuvaamisesta – prosessikuvauksista ja työtä ohjaavasta dokumentaatiosta

Jotta pystyt kehittämään toimintaa ja prosesseja, on sinun ymmärrettävä lähtötilanne, jotta voit mitata ja arvioida toimintanne kehittymistä. Alla kuvaesimerkki prosessin kypsyystason tunnistamiseen. 

Ilman toiminnan kuvaamista seuraavien kokonaisuuksien toteuttaminen ja kehittäminen on haasteellista:

• Jatkuvuuden hallinta ja jatkuva kehittyminen,
• ongelmien ratkaisu,
• riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen sekä niiden hallinta,
• toiminnan mittaaminen,
• laadunhallinta,
• kestävien päätöksien tekeminen ja
• perehdyttäminen.

Aloita toiminnan kuvaaminen prosesseista eli prosessikartasta ja prosessipuusta

Prosessikartan ja prosessipuun määrittelee organisaation johto. Prosessikartassa esitetään organisaation johdon tunnistamat ydin- ja tukiprosessit – eli määritellään kuvattavat prosessit ja niiden keskinäinen suhde toisiinsa. Kaikkia prosesseja ei tarvitse kuitenkaan kuvata, vaan olennaiset asiat voidaan myös ohjeistaa perinteisesti ohjeella.

Prosessikartan tekemisessä liikkeelle voi lähteä liiketoiminnalle ja asiakkaille keskeisistä prosesseista, esimerkiksi näin:

• Ydin- ja tukiprosessit tunnistetaan ensiksi, niistä rakennetaan prosessikartta.
• Ydin- ja tukiprosessien osaprosesseista rakennetaan prosessipuu.
• Alimman tason prosesseista piirretään ensin prosessikaaviot.

Älä tyydy pelkkiin prosessikuvauksiin – rikasta prosessikuvauksia näin:

✅ Kolmisivutekniikan laaja-alainen käyttö – yhdistä prosessikuvaukseen tarkempia ohjeistuksia ja yhteenveto sivu,
✅ työohjeistuksen ja malliasiakirjojen linkittäminen prosessikuvauksiin,
✅ prosessien riskien tunnistaminen,
✅ datan kerääminen raportoinnin avulla ja
✅ prosessimittareiden laadinta.

Kolmisivutekniikka on Arterin perustajajäsenien luoma tekniikka. Sillä tarkoitetaan prosessikuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista, sekä vaiheiden kuvaus -sivun, jossa voit avata tarkemmin prosessin työvaiheita.

Kolmisivutekniikan ansiosta sinun ei tarvitse mahduttaa prosessikaaviokuvaan kaikkea prosessin toteuttamiseen liittyvää tietoa. Nimensä mukaisesti kolmisivutekniikalla prosessista syntyy kolme sivua tietoa:

1. Yhteenveto,
2. prosessikaavio ja
3. vaiheiden kuvaus.

Avaimet onnistuneeseen prosessityöhön – muista ainakin nämä 5 kohtaa

1. Selkeytä prosessityön tavoite ja tarkoitus – Prosessityötä aloittaessa ja tehdessä tulee aina olla selkeät tavoitteet.
2. Osallista ja kouluta
3. Aloita prosessin kuvaaminen yksinkertaisesti, ja tarkenna tarvittaessa
4. Vastuuta, tue ja varmista prosessityön jalkautuminen – Prosessien tuominen osaksi organisaatiota on usein pitkä tie, joten on tärkeää nähdä, onko asetettuja tavoitteita saatu ratkaistua.
5. Tuo tulokset esille – Onnistumiset on tärkeää saada selkeästi näkyville. Kun onnistumiset saadaan näkyville, prosessien tuleminen osaksi organisaation jatkuvaa kehittymistä on todennäköisempää.

Prosessimittarit – se mitä mittaat kehittyy

Mittaamisella tarkoitetaan:

• Mittaamisen idea ei ole tuottaa tarkkoja, täsmällisiä tai virheettömiä tuloksia.
• Mittaamisen tarkoitus on vähentää päätösten epävarmuutta, eli vähentää virheitä.
• Mittauksen avulla pystyt tekemään entistä laadukkaampia päätöksiä.

Miten suunnitella ja määritellä prosessimittarit?

Pohdi: Mitä mitataan?

• • Mitä mittareita on valittu?
  • Mikä on mittauksen tarkoitus?

Pohdi: Miten mitataan?

• • Mitä tietoja kerätään?
  • Miten usein?
  • Miten tiedot kerätään?
  • Miten varmistetaan tietojen luotettavuus?

Pohdi: Miten tiedot käsitellään ja hyödynnetään?

• • Miten yhdistetään ja raportoidaan?
  • Miten esitetään ja käsitellään?
  • Ketä läsnä?
  • Kenelle ja miten tiedot jaetaan?
  • Mitä mittariin liittyvän tiedon hankinta maksaa?

Pohdi: Miten vastuut määritetään?

• • Kuka vastaa tietojen keruusta, käsittelystä ja raportoinnista?
  • Kuka vastaa tavoitteiden asettamisesta?
  • Kuka seuraa, että mittari ei aiheuta vääristynyttä käyttäytymistä?

Prosessien auditointi – selvitä auditoinnin avulla prosessien nykytilanne

Prosessien arviointi- yleiskysymyksiä omistajalle

• Kuka on prosessin omistaja?
• Keitä ovat prosessin sisäiset ja ulkoiset asiakkaat ja mitä ovat asiakkaiden vaatimukset?
• Mitä ovat prosessin päävaiheet ja miten kuvattu?
• Miten prosessin vaiheet on vastuutettu?
• Mitä ovat prosessin kriittiset laadunvalvontapisteet tuotteen / palvelun laadun kannalta? Mikä on olennaista?
• Mitä resursseja, taitoja, informaatiota ja työkaluja tässä prosessissa tarvitaan? Olennaisimmat?
• Mitä ovat prosessilta odotetut tavoitteet / tulokset ja millä mittareilla niitä seurataan? Missä ollaan nyt?
• Miten koko prosessia jatkuvasti kehitetään?

Löydä auditoitavan prosessin kriittiset ja tärkeät tehtävät – kysy ja selvitä

• Mitkä työvaiheet ovat erityisen tärkeitä?
• Mitkä asiat on ehdottomasti tehtävä oikein?
• Missä on suuri virheen mahdollisuus?
• Missä on palanut paljon aikaa ja rahaa?

Mihin asioihin kannattaa tarttua prosessien auditoinneissa?

• Työn kulku ja rationaalinen toimintatapa.
• Tiedon virta ja jäljitettävyys.
• Asiakkaan määrittely ja heidän tarpeiden täyttyminen.
• Kriittiset tekijät, laadunvarmistuspisteet, totuuden hetket, tarkastukset, testaukset, tarkastustila.
• Vastuut.
• Toimintatavat ja ohjeet.
• Tavoitteet, mittarit ja tulosten käsittely.
• Kehittämismenettely ja toiminnan kehittäminen.
• Palautteet.
• Yhteistoiminta ja rajapinnat.
• Tarvittavat resurssit, tilat, laitteet, osaaminen, tiedot, taidot, ohjelmisto.

Laatukulttuuri tukee prosessien kehittämistä – näin kehität organisaation laatukulttuuria

Laatukulttuuria kehittäviä toimintatapoja ovat muun muassa:

• Ylimmän johdon edustajien tulee jalkautua kentälle.
• Johtajien ja esihenkilöiden on osattava kysyä hyviä kysymyksiä ja kuunnella huolellisesti mitä henkilöstöllä on sanottavaa.
• Organisaatiossa on tunnistettava tapoja, joilla toteuttaa henkilöstön arkisten ongelmien ratkaisemiseen löytämiä ideoita ja ratkaisuja, sekä autettava henkilöstöä toteuttamaan henkilökohtaisesti omia kehitysideoitaan.
• Hyvästä työstä pitää kiittää julkisesti ja kahden kesken.
• Tavoitteiden saavuttamista tukevasta käyttäytymisestä tulee palkita sopivin keinoin.
• Organisaatiossa ja tiimeissä on otettava käyttöön visuaalisia tauluja, joiden avulla henkilöstö näkee ollaanko edistymässä ja taantumassa ja vahvistamassa erottautumista kilpailijoista.

Jatkuvan parantamisen kulttuurin muodostamisen menetelmiä:

• Ristiinkoulutus – henkilöstön monitaitoisuuden lisääminen.
• Selkeästi määritellyt tavoitteet.
• Työssä oppimisen edistäminen.
• Valmennus, mentorointi.
• Ongelmanratkaisutaitojen parantaminen.
• Ihmisten johtamisen kehittäminen- aktiivisuuden lisääminen toiminnan kehittämiseksi.
• Tiimityö, itseohjautuvuuden vahvistaminen.
• Tiedon jakaminen opitusta.
• Aloitejärjestelmän ripeys ja läpinäkyvyys.

Nykytilan analysointikohteita parannustarpeiden tunnistamiseksi

• Poista turhat työvaiheet, yksinkertaista prosessia.
• Yhdistä työvaiheita.
• Luo rinnakkaisia vaiheita.
• Tunnista hukan avulla parannuskohteita.
• Mieti työvaiheiden järjestystä, pitäisikö muuttaa?
• Pohdi, miten asia etenisi imuperiaatteella asiakastarpeen tahdissa.
• Laske asiatarpeen määrän / käytettävissä olevan työajan avulla verrokkiaika = tahtiaika ja sitä soveltaen pohdi, miten prosessi saadaan sen mukaiseen virtaukseen.
• Pienennä eräkokoja kohti yhden asian kerralla käsittelyä ja virtausta -> lisää virtaustehokkuutta.
• Paranna toiminnan laatua, katso asioita asiakkaan silmin.
• Lisää merkintöjä, paranna niiden selkeyttä ja visuaalisuutta.
• Lyhennä tuotteesta tai palvelusta toiseen vaihtoa.
• Vähennä turhaa liikkumista ja siirtoja – käytä 5S-rationalisointia.
• Mieti, missä pitää sopia vakiinnutetuista työtavoista vaihtelun ja virheiden vähentämiseksi.
• Poista turhia tarkastuksia ja hyväksyntöjä.
• Poista lisäarvoa tuottamattomat työvaiheet.
• Mieti työalueen layoutia: toisiko U-muoto sujuvuutta toimenpiteisiin? Entä aikataulutettut prosessitiimit.
• Pohdi, mitä prosessille pitää tehdä, jotta työt sujuisivat asiakastarvekysynnän tahdissa.
• Pitääkö laitteiden ja järjestelmien luotettavuutta ja käytettävyyttä kehittä.
• Mieti mittareita, joilla osoitat parannusten hyötyjä.

Lähde: Sari Torkkola; Lean asiantuntijatyön johtamisessa, 2015

Prosessin sujuvoittamiskeinoja lean-menetelmiä käyttäen

• Eliminoi työvaiheita ja tehtävien siirtoja henkilöiltä toisille.
• Eliminoi turhat hyväksynnät.
• Yhdistele työvaiheita.
• Muuta tehtävien järjestystä, rytmiä ja ajoitusta.
• Toteuta imuohjausta = tehdään vain, kun tarve ilmenee.
• Pienennä eräkokoa.
• Paranna laatua.
• Visualisoi tilannekuva.
• Eliminoi turha liike ja siirtäminen.
• Vakioi.
• Lopeta arvoa tuottamattomien tehtävien tekeminen.
• Perusta eri funktioista osa-aikaisia työsoluja.
• Tasoita työkuorma kysynnän tahdin avulla.
• Käytä tehtävien suoritusjärjestyksenä FIFO:a.

Lähde: Sari Torkkola; Lean asiantuntijatyön johtamisessa, 2015

Arvovirtakuvaus – näin teet sen

Arvovirtakuvaus on toimialariippumaton ja se sopii niin palveluiden kuin valmistavan teollisuuden prosessien kehittämiseen. Kuvauksen tarkoituksena on esittää visuaalisesti tiedon, tekemisen tai materiaalin kulun esimerkiksi palveluketjussa siitä hetkestä, kun asiakas tekee päätöksen, aina siihen asti kun asiakastarve on tätyetty.

Arvovirtakuvauksen tarkoituksena on löytää prosessista kehityskohteita, esimerkiksi tasaista virtausta estäviä pullonkauloja, joihin prosessitason kehitystoimenpiteet tulee kohdentaa.

Arvovirtakuvaus:

• Auttaa prosessin nykytilan ja tavoitetilan visualisoinnissa.
• Antaa yhteisen ymmärryksen koko kehittämistiimille.
• Kuvaa tietovirran ja materiaalivirran yhteydet.
• Paljastaa turhan työn eli hukan lähteen – ei ainoastaan hukkaa.
• Auttaa kehittämään kokonaisuuden kannalta merkittävimpiä ongelmakohtia è parantaa potilaan virtausta prosessin läpi.
• Vähentää osaoptimointia, katso kokonaisuutta ja mitä kannattaa.
• Kehittää, jotta potilaan virtaus ja odotusajat vähenevät.
• Rakentaa suunnitelman toiminnan kehittämiselle ja konkretisoi tavoitetilan.

Näin kuvaat prosessin arvovirtakuvauksen:

1. Tunnista todellinen asiakkaan arvo.
2. Rajaa tarkastelu sopivaan palveluun/tuotteeseen tai niiden kokonaisuuteen.
3. Lähde liikkeelle asiakkaan tarpeesta ja kulje koko ketju läpi päätyen takaisin asiakkaaseen, muista gemba-kävelyt!
   a) Kerää matkalla kaikki tiedot, joita vastaanotetaan ja lähetetään ja jotka ohjaavat ketjua.
   b) Kerää matkalla kaikki vaiheet ja roolit, jotka ”koskettavat” palveluun sen valmistumisen aikana.
4. Kuvaa ketju palvelusta tai tuotteesta aloittamalla se valmiista lopputuloksesta. Alla olevan BluePrint-mallissa lähdetään liikkeelle oikeasta yläkulmasta ja kierretään vastapäivään niin, että yläosassa kulkee tieto ja alaosassa tekeminen.
5. Selvitä vaihetietoja eli mittareita, joilla on vaikutusta asiakkaan palvelukokemukseen ja läpimenoaikaan muun muassa jaksoaika ja odotusaika.
6. Tee kuvauksen alareunaan ajankäyttöjana, jossa jako: arvoa tuottava vs. tuottamaton. Tällöin voidaan laskea kokonaisläpimenoaika sekä kokonaistehokkuus.

Viisi vinkkiä lean arvovirtakuvauksen tekemiseen

1. Tee aina ensin arvovirtakuvaus nykytilanteesta, mitään muuttamatta tai mitään lisäämättä.
2. Valmiista kuvauksesta voit lähteä tunnistamaan potentiaalisia kehityskohteita.
3. Käsin tai tietokoneelle tehtyyn kuvaukseen parannuskohteet merkitään kaizen-merkillä. Valkotaululle tai seinälle tehtyyn kuvaukseen merkitään yleensä haasteet ja potentiaaliset kehityskohteet punaisten lappujen avulla.
4. Tavoitteena on, että nykytilan ja tulevan välille saadaan selkeitä toimenpiteitä, joita voidaan lähteä viemään eteenpäin. Mitä konkreettisempi agenda saadaan tehtyä, sen nopeammin ja paremmin tulevaisuuden tavoitetila saavutetaan.
5. Muista, että tehtävä kuvaus on sivutuote, itse päätavoite on aina ymmärryksen lisääntyminen!

Standardoitu työ

Standardoitu työ tarkoittaa, että prosessit ja ohjeet ovat hyvin selvästi määritelty ja viestitty riittävän yksityiskohtaisesti, jotta turha vaihtelu ja väärinkäsitykset minimoidaan työtä tehtäessä.

Tavoitteena on, että tuotteen tai palvelun suorituksessa asiat tehdään mahdollisimman yhtenäisesti kunnes prosessia taas jossain kohtaa muutetaan paremmaksi.

Standardoituun työhön liittyy:

• Tahtiaika,
• tarkka työvaiheiden järjestys, jotka suoritetaan tahtiajassa sekä
• vakioitu ja minimoitu varasto materiaalia työn suorittamiseksi.

Tahtiaika

Tahtiajan avulla ja tuntemalla todelliset työvaiheisiin kuluvat ajat, voidaan laskea montako henkilöä tarvitaan, että työvaiheet pystyään hoitamaan tahtiajan sisällä kaikissa työvaiheissa käytettävissä olevan nettoajan puitteissa.

Tahtiaika antaa optimaalisen ajankäytön palvelun kysynnän ja käytössä olevan nettoajan suhteen = käytettävissä oleva aika jaettuna kysynnällä = eli esimerkiksi 6 tuntia / 12 tilauksella = 30 minuuttia / tapaus. Samalla tahtiaika paljastaa todellisen työvaiheisiin kuluvan jaksoajan tilanteen, jos jaksoaika on yli tahtiajan, tällöin ko työvaiheen eteen alkaa kerääntyä jonoa.

Tahtiajan avulla voit järjestellä työtä ja vähentää hukkaa:

• tulisiko työvaiheiden sisältöä muuttaa,
• voitteko yhdistää jotain työvaiheita ja
• voitteko jakaa tahtiajan ylittäviä työvaiheita useammalle suorittajalle.

Jatkuvan parantamisen mekanismit – DMAIC ja PDCA

DMAIC = Define, Measure, Analyze, Improve, Control

DMAIC-menetelmää voidaan käyttää yleisenä systemaattisena ongelmanratkaisun menetelmänä ilman kytköstä järeisiin Six Sigma projekteihin. DMAIC-menetelmää voit soveltaa esimerkiksi näin:

PDCA = Plan-Do-Check-Act-malli

Plan-Do-Check-Act-mallilla tarkoitetaan jatkuvaa prosessia ja keskeisiä menettelyitä, joilla tuetaan toiminnan suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja toiminnan arviointia sekä johtopäätösten tekemistä. 

Mallin on kehittänyt W. Edwards Deming. häntä pidetään laatujohtamisen isänä.

Jatkuvan parantamisen syklin, eli PDCA-mallin (Plan-do-Check-Act) kautta tarkasteltuna voit kehittää toimintaanne seuraavanlaisesti:

• Plan = Suunnittele – Määritä ja päätä toimintatavat (prosessit) ja tavoitteitteet. Organisoi toiminta ja varaa resurssit. Tunnista ja hallitse riskit sekä mahdollisuudet.
• Do = Toteuta – Toimi, kuten on sovittu (ydinprosessit) ja johda toimintaa kohti tavoitteita (johtamisen prosessit). Tue ydintoimintaa (tukiprosessit).
• Check = Mittaa, arvioi ja analysoi – Seuraa, mittaa ja toteuta arviointeja (sisäinen auditointi), johdon katselmukset, seuraa toiminnan ja tulosten välistä yhteyttä.
• Act = Paranna ja kehitä – Varmista tavoitteiden ja päämäärien saavuttaminen, kehitä prosesseja, toimintatapoja ja hallitse muutoksia.

Six Sigma – vaatii tilastollista analyysia ongelmien juurisyistä, projektin kesto muutamia kuukausia ja lopputuloksena läpimurtavia parannuksia laadussa

Motorolalta lähtöisin oleva Six Sigma-menetelmä pyrkii minimoimaan prosesseissa ilmenevien poikkeamien ja virheiden vaikutusta laatuun. Prosessien kehittämiseen prosessien vaihtelun ja virheiden vähentämiseen liittyvissä Six Sigma -projekteissa käytetään yleensä DMAIC-menetelmää.

Menetelmässä sovelletaan tilastotieteen keinoja prosessin ongelmien mittaamisessa ja ratkaisemisessa. Tarkoituksena on, että valikoitujen kehityskohteiden takana on oikeaa dataa. Leanissa tavoitellaan jatkuvia pieniä parannuksia, kun taas Six Sigman tavoitteena on saavuttaa ”läpimurtavia” parannuksia laadussa.

Six Sigma lähestyy prosessikehitystä hieman eri näkökulmasta kuin lean. Prosessien virtaustehokkuus muodostuu siis hukan ja vaihtelua aiheuttavien häiriötekijöiden poistamisesta, joista Six Sigma keskittyy jälkimmäiseen. Yhdistämällä mukaan leanin, huomio kiinnittyy myös virtaustehokkuuteen ja prosessin kehitys on kokonaisvaltaisempaa. Ideaalitilanteessa prosessikehityksessä käytetään molempia menetelmiä.

Six Sigma -projektin päätarkoitus on ratkaista tietty ongelma ja edesauttaa siten organisaation liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Six Sigma -projekteja olisi käynnistettävä vain silloin, kun johonkin ongelmaan ei tiedetä ratkaisua. (Lähde ISO 13053-1, Prosessin kehittämisen kvantitatiiviset menetelmät. Six Sigma. Osa 1: DMAIC-menetelmä.)

5S on lean-työkalu järjestämiseen ja työtehon lisäämiseen

Alla esimerkki 5S-toimintamallin hyödyntämisestä tiedostojen ylläpidossa:

1. Sorteeraus – Järjestä tiedostot: Käy kansiot läpi ja poista turhat tiedostot.
2. Systematisointi – Lajittele jäljelle jääneet tiedostot: Luo kansiorakenne ja tiedostojen nimeämiskäytäntö omien tarpeiden mukaan.
3. Siivous – Siivoa ja standardisoi: Kehitäjärjestelmä, joka tukee uusia käytänteitä ja tee sen ylläpidosta osa päivittäistä rutiinia.
4. Standardisointi – Standardisoi: Kehitäjärjestelmä, joka tukee uusia käytänteitä ja tee sen ylläpidosta osa päivittäistä rutiinia.
5. Sitouttaminen – Sitoudu uuteen järjestelmään ja opeta sen käyttö myös työkavereillesi, jotta hyvät käytänteet leviävät.

Tunnista ja eliminoi hukka

Hukaksi kutsutaan sellaisia osia prosesseissa, jotka eivät tuota asiakkaalle suoraa eikä välillistä arvoa, mutta kuluttavat organisaation tai yrityksen resursseja.

7 +1 hukkaa:

• Ylituotanto esim. varmuudeksi tekeminen.
• Odotus esim. seuraavan työvaiheen valmistuminen, varaosioen puuttuminen.
• Kuljetus esim. tavaroiden siirtely.
• Yliprosessointi esim. päällekkäinen työ, tuplatarkistus.
• Varastointi esim. yli suuret tarvike varastot.
• Liike esim. henkilökunnan siirtyminen paikasta toiseen.
• Virheet esim. väärä palvelu.
• Käyttämättömät resurssit esim. henkilöstön osaaminen.

Näin poistat hukkaa

1. Tunnista hukkailmiöitä.
2. Priorisoi mitkä niistä eniten tuhlaavat resursseja.
3. Kerää tarvittaessa lisätietoja.
4. Pohdi juurisyyt mistä ko hukkailmiö johtuu ja
5. poista se parannustoimenpiteillä.

Tunnistettu hukka = ongelma, jonka juurisyyt tunnistetaan juurisyyt ja poistetaan.

Työkaluja juurisyyanalyysiin – 5 x miksi, kalanruoto ja logic tree

5 x miksi – esimerkki

Potilaan väärä jalka amputoitiin. 5 x miksi -menetelmän avulla haluttiin selvittää miksi näin tapahtui:

1. Miksi: Potilas antoi kirjaajalle suostumuksensa ehdotetulle amputaatiolle leikkausta edeltävänä iltana (kirjaaja ei ollut osallinen leikkauksessa).
2. Miksi: Amputaatiokohta oli merkattu kuulakärkikynällä (väärä jalka).
3. Miksi: Kirjaaja ei tiennyt sairaalan käytäntöä merkitä amputaatiokohta ihokynällä ja paljastaa kehon osa kokonaisuudessaan lääkärille.
4. Miksi: Osastolla ei ollit perehdyttämiskäytänteitä uusille työntekijöille.
5. Miksi: Koska “sellaista ei ollut koskaan pyydetty”.

Kalanruoto

Kalanruoto on yksi käytännöllinen tapa tunnistaa mitkä seikat aiheuttavat prosessin ongelman. Pohdi mitä seikkoja valitset pääruodoiksi prosessin toimintaympäristöstä.

Logic tree – Tutki merkittävien pintasyiden taustoja

Esimerkki: Kukaan ei johda tai se joka johtaa ei johda, rönsyilyä

Tunnista ja pisteytä syiden aiheuttajia ja tutki sitten eniten pisteitä saaneiden pintasyiden aiheuttajia eli juurisyitä. Ja mieti sen jälkeen, miten juurisyyt poistetaan eli miten ongelman toistuminen estetään.

Kehittämiskohteiden toteutussuunnitelma

Aloita prosessien kehittäminen tänään ja hyödynnä alla olevaa taulukkoa oman toimintasi suunnittelussa.

Listaus prosessien kehittämisen työkaluista

• Prosessiarkkitehtuurien luominen ja prosessien kuvausmallit.
• Eri roolien vastuualueiden kirkastaminen – esimerkiksi linjan esihenkilö, prosessin omistaja ja johto.
• Prosessin työnkulun analysointimenetelmät (ajankäyttö, resurssit, kustannukset jne).
• Prosessien auditointi.
• Prosessien itsearviointi.
• Tavoitteiden jalkautusmenetelmät prosesseille ja osaprosesseille aina henkilöille asti.
• Prosessien ennakoivat ja seurausmittarit.
• Prosessien OEE – tunnusluvut.
• Prosessien ennakoivan kunnossapidon menetelmät.
• Prosessien parannuskohteiden priorisointimenetelmät.
• Arvovirtakuvaus (data ja tuotannon ohjaus täydentävät prosessivaiheita).
• Tahtiaika-analyysi (millä vauhdilla tuotteita tai palveluja pitää valmistua kysynnän tahdittamana).
• Valvontapisteet, kriittiset kohdat, vaadittava valvonta.
• Turvallisuusvaatimukset eri prosessivaiheissa.
• Ympäristövaikutukset eri prosessin vaiheissa.
• Parhaat, yhdessä laaditut prosessivaiheiden käytännöt – standardoitu työ.
• Asioiden ja materiaalien virtauksen sujuvoittaminen.
• Automaation laajentaminen.
• Laadun tuottaminen kerralla oikein joka vaiheessa.
• Jatkuvan parantamisen mekanismit, PDCA, DMAIC.
• Juurisyyanalyysitekniikat.
• Ongelmanratkaisutaidot, tekniikat ja käytäntöön soveltaminen.
• Vaihtelun ja vaihtelun lähteiden ymmärtäminen à vaihtelun vähentäminen.
• Vika- ja vaikutusanalyysi.
• Tilastollinen prosessin valvonta.
• Tilastollisten laatutyökalujen käyttö.
• Tilastolliset analyysit syy – seurausmuuttujien kesken.
• QFD – asiakkaan äänen jalkauttaminen tuotteille, prosesseille.
• Valmistettavuuden suunnittelu.
• 5S työympäristön analyysi ja kohentaminen.
• Työympäristön visualisointi.
• 9 hukan tunnistaminen, syiden selvittäminen ja korjaavat toimenpiteet.
• Asetusten vaihtoaikojen lyhentäminen.
• Keskeneräisen työn vähentäminen.
• Asiakaspalautteen ja reklamaatioiden käsittely, korjaavat toimenpiteet.

Lisämateriaalit:

👉 Näin saavutat tuloksia prosessityössä
👉 Toiminnan kehittäminen alkaa dokumentaation hallinnasta ja toiminnan kuvaamisesta
👉 Prosessijohtaminen | ladattava artikkeli