Uusi laatupäällikkö – ota ainakin nämä asiat haltuusi

Laatupäällikkö on ammatti, johon Suomessa tarjottavat tutkinnot eivät suoraan valmista. On siis tyypillistä, että laatupäällikön työhön päädytään varsin erilaisilla taustoilla. Laatupäälliköiltä odotetaan:

• sisäistä sparrausta ja vaatimuksiin vastaamista,
• kehitystoimintaa ja dokumentaatiota,
• jatkuvuudenhallintaa ja riskiosaamista.

Laatupäällikön tehtäväkenttä on joka tapauksessa varsin samankaltainen riippumatta organisaatiosta, jonka laadunhallinnasta on vastuussa.

Oli oma koulutus- ja työhistoria millainen tahansa, on tiettyjä asioita, jotka kannattaa opetella viimeistään siinä vaiheessa, kun laatupäällikön hattua aletaan asettelemaan päähän.

1️⃣ Laadun ja oman toimialan keskeiset standardit

Standardit ja niiden vaatimukset ohjaavat monella tapaa laatupäällikön tehtäviä. Laatu on vaatimustenmukaisuutta, ja siksi laatupäällikön tehtävässä on tärkeää ymmärtää, mitä nämä eri vaatimukset ovat.

Opettele siis tuntemaan omaa alaasi koskevat vaatimukset ja standardit, jotta osaat vastata niihin.

Eikä siitäkään ole haittaa, jos osaat rakentaa ja ylläpitää standardin vaatimukset täyttävää hallintajärjestelmää.

Ja mikäli organisaatio haluaa todentaa laadukasta toimintaansa virallisella sertifioinnilla, kannattaa opetella myös sisäisten ja ulkoisten auditointien periaatteet, jotta selviätte niistä kunnialla.

👉Opi lisää laadunhallinnasta ja ISO-standardeista.

2️⃣ Organisaation ja toimintaympäristön tunteminen

Pakollisiin vaatimuksiin vastaamisen lisäksi, laatupäälliköllä on roolinsa ja vastuunsa myös:

• Toimintaympäristöstä ja sidosryhmiltä nousevien odotusten täyttämisessä.
• Hänen on hyvä huomioida työssään organisaation historiaa ja aiempaa laatukulttuurin tilaa.
• Lisäksi laatupäälliköllä pitäisi olla kirkkaana mielessä, minne ollaan menossa ja millaisia asioita organisaation strategia, missio ja visio määrittävät toiminnalle.

Kaikkien näiden asioiden tulisi näkyä myös laatutyössä.

Laatupäälliköltä vaaditaan siis laajaa kokonaiskuvan ymmärtämistä, ja siksi tehtävän alussa kannattaa lähteä uteliaana tutustumaan koko organisaatioon ja sen pelikenttään.

Opi lisää toimintaympäristön mallintamisesta: 

👉 Hyödynnä ekosysteemimallinnusta viitekehysten tulkinnassa
👉 Tulevaisuuden erinomaisuus tehdään ymmärtämällä ekosysteemin toimijoiden vaikutukset toisiinsa
👉 11 askelta ekosysteemin mallintamiseen ja riskien analysointi ekosysteemimallinnuksen avulla

3️⃣ Toiminnan kuvaaminen ja laadunhallinnan dokumentaatio

Laatupäällikkönä pääset varmasti kuvaamaan toiminnan prosesseja ja kehittämään niitä.

Lean-menetelmien tuntemisesta on kehitystyössä hyötyä, mutta voit hyvin aloittaa prosessien piirtämiseen ja eri notaatiovaihtoehtoihin tutustumisella. Näitä pääset taatusti opastamaan myös muille, jos et jostain syystä itse halua kuvata ja tulkita kaikkia organisaationne prosesseja itse.

Dokumentaation versiointi, katselmointikäytäntöjen luominen ja hyväksyntämenettelyjen hallinta tulevat varmasti tutuksi laadunhallinnan kehitystyössä. Kannattaa siis tutustua näihin aiheisiin.

Myös toiminnan mittaaminen ja erilaisten mittaristojen luominen ovat laatupäällikön avainosaamisia.

Apua ja vinkkejä toiminnan kuvaamiseen: 

👉 Prosessien kuvaamisen ensiaskeleet – Mitä tehdä ennen kuin aloitat kuvaamisen?
👉 Prosessien pikaopas – sisältää prosessien kuvausohjeen ja prosessien kehittämistekniikoita
👉 Onnistu käytännön prosessityössä

4️⃣ Laadun ilosanoman jakaminen

Jokainen laatupäällikkö on omanalaisensa evankelista, laadun ilosanoman saarnaaja ja laatukulttuurin luoja organisaatiossaan.

Standardit vaativat organisaation toiminnalta ainakin:

• johdon sitoutumista ja
• kirjattujen prosessien ja toiminnan noudattamista

ja  laatupäällikön vastuulle jää useimmiten näistä asioista viestiminen sisäisesti.

Kannattaa siis opetella kouluttamaan, sparraamaan ja neuvomaan muita ymmärtämään oma roolinsa organisaation laadunhallinnassa.

Tukea laatukulttuurin luomiseen ja kehittämiseen:

👉 Mistä organisaation tai yrityksen laatukulttuuri muodostuu?
👉 Vinkkejä laatukulttuurin luomiseen
👉 Näin viestit laadunhallinnasta selkeästi

5️⃣ Riskien- ja jatkuvuudenhallinta

Laadunvarmistaminen myös poikkeustilanteissa on useimmille laatupäälliköille tärkeä osa työnkuvaa. Prosessien pitää sujua myös poikkeustilanteissa, eikä kriisi saa aiheuttaa asiakkaan suuntaan näkyvää muutosta toiminnan laadussa.

Laatupäällikön pitää tietää, miten toiminnan laatu pidetään riittävällä tasolla, jos tuotannossa on resurssivaje tai jollain keskeisellä työntekijällä pidempi sairasloma. 

Riskien analysointi, minimointi ja kokonaan poistaminen ovat laadunhallinnassa tärkeitä.  Siksi laatupäällikön kannattaa ottaa riskien- ja jatkuvuuden hallinnan perusteet haltuun hyvissä ajoin.

Ota riskienhallinta haltuusi:

👉 Näin selvität, millä tasolla organisaation riskienhallinta on
👉 Riskienhallinnan perusteet
👉 Arvioi riskejä tehokkaasti – käytä asteikkoa
👉 Mistä on tehty organisaation vahva riskikulttuuri?

Laatupäällikkö, ethän unohda näitä asioita arjen tekemisessä

Niin ja sitten olisi toki vielä se operatiivinen laadunhallinta ja sen pyörittäminen.

Laatupäällikön arjessa on tärkeää:

• Kuunnella sidosryhmiä ja organisaatiota.
• Keskustella sidosryhmien, tiimien ja yksilöiden kanssa.
• Olla käytettävissä.
• Olla valmentaja ja kannustaja.
• Nostaa esiin onnistumisia.

Varaudu siis myös tähän todellisuuteen. 😊

Jalosta osaamistasi Arterin laadunhallintaan liittyvissä koulutuksissa

Monelle laatutyö on aika yksinäistä puurtamista ja tuulimyllyjä vastaan taistelua. Arterin Qualitas Fennica -koulutuksista saat vertaistukea ja mahdollisuuden edistää omien organisaatioiden laatutyötä.