Mitä tapahtuu, jos vaatimustenmukaisuudesta lipsuu?

Vaatimustenmukaisuudesta huolehtiminen on liiketoiminnan elinehto. Ilman systemaattista lähestymistapaa vaatimustenhallintaan yritykset altistuvat riskeille, jotka voivat vaikuttaa liiketoiminnan jatkuvuuteen.

Mitä vaatimustenmukaisuus tarkoittaa?

Vaatimustenmukaisuus tarkoittaa sitä, että organisaatio, tuote, palvelu tai prosessi noudattaa sille asetettuja vaatimuksia. Näitä vaatimuksia voivat asettaa esimerkiksi viranomaiset, alan standardointiorganisaatiot, asiakkaat ja muut sidosryhmät.

Vaatimustenmukaisuudessa organisaation on hyödyllistä tunnistaa, mitkä ovat sen toiminnan vaatimukset, jotka sen tulee täyttää aina ja mitkä asiat ovat sidosryhmien odotuksia ja toiveita. Näin toiminnan kehittämistä voi esimerkiksi priorisoida. 

✅ Toiminnan vaatimukset = asiat, jotka tulee täyttää aina. Vaatimukset voivat olla lakiin tai standardiin sidottuja velvoitteita: Sellaisia asioita, joista ei tingitä.
✅ Toiminnan odotukset ja toiveet = asiat, jotka on hyvä täyttää vaatimuksien lisäksi.

Vaatimusten tunnistamisen lisäksi yrityksen on kyettävä varmistamaan, että toiminta, tuotteet ja palvelut vastaavat vaatimuksia. Tässä kokonaisuudessa apua tarjoaa toiminnan dokumentointi ja laadunhallinta.

Alla neljä erilaista esimerkkiä, joissa vaatimustenmukaisuuteen ei ole suhtauduttu systemaattisesti laadunhalllinnan avulla.

1. Pieni teknologiayritys – asiakaslupaukset vaarassa

Kuvitellaan pieni teknologiayritys, joka kehittää ohjelmistoratkaisuja asiakkailleen. Alussa asiat sujuvat hyvin, ja yritys pystyy toimittamaan laadukkaita tuotteita nopeasti. Kun yrityksen asiakasmäärät kasvavat ja tuotteet monimutkaistuvat, ilman systemaattista laadunhallintaa virheet alkavat lisääntyä. Virheet saattavat jäädä huomaamatta ennen toimitusta, mikä johtaa asiakaspalautteisiin ja korjausten viivästymisiin.

Mitä tapahtuu?

Ilman laadunhallintaa yritys ei pysty tunnistamaan ja korjaamaan toistuvia ongelmia. Tämä voi johtaa siihen, että asiakkaat menettävät luottamuksensa yrityksen tuotteisiin ja palveluihin. Lopulta kilpailijat, joilla on paremmin hallitut prosessit, voivat syrjäyttää yrityksen markkinoilta. Asiakkaiden menettämisen lisäksi yritys käyttää yhä enemmän resursseja virheiden korjaamiseen, mikä nostaa kustannuksia ja heikentää kannattavuutta.

2. Keskisuuri yritys, joka toimii valmistavassa teollisuudessa – tuotantoprosessien hajanaisuus

Keskikokoinen valmistavassa teollisuudessa toimiva yritys tuottaa komponenteja isommille teollisuuden toimijoille ja on kasvanut nopeasti viime vuosina. Koska tuotannon laatu on ollut vaihtelevaa, yritys on saanut osakseen asiakasvalituksia. Valmistusprosessit eivät ole standardoituja, ja eri tuotantolinjoilla noudatetaan erilaisia käytäntöjä, mikä johtaa epätasaiseen tuotteen laatuun. Myös kilpailutuksiin osallistuminen on hajanaista, sillä yritykseltä puuttuu asiakkaiden vaatima ISO 9001 -standardi.

Mitä tapahtuu?

Ilman systemaattista laadunhallintaa ja jatkuvaa parantamista toimintaan kohdistuu riskejä, esimerkiksi tuotteen tasalaatuisuuden osalta. Asiakastyytyväisyys heikkenee, ja reklamaatioiden ja takuuvaatimusten määrä kasvaa. Jos asiakkaille päätyy viallisia tuotteita, yritys voi joutua kalliisiin tuotteen takaisinvetoihin, jotka vaarantavat myös sen maineen. Pitkällä aikavälillä yritys saattaa menettää markkinaosuutta ja kärsiä liikevaihdon laskusta.

 3. Suuri kansainvälinen yritys – sääntelyn laiminlyönti

Suuryritys, joka toimii kansainvälisillä markkinoilla, kohtaa tiukkoja sääntelyvaatimuksia eri maissa. Yritys on päättänyt olla investoimatta laadunhallintaan, koska sääntelyyn sopeutuminen on tuntunut työläältä ja kalliilta. He ovat keskittyneet lyhyen aikavälin voittoihin sekä helppoihin ratkaisuihin, ja jättäneet huomioimatta jatkuvan parantamisen, säännölliset auditoinnit ja prosessien dokumentoinnin.

Mitä tapahtuu?

Ilman toiminnan dokumentointia yritys ei pysty hallitsemaan ja todentamaan vaatimustenmukaista toimintaansa. Tämä voi johtaa siihen, että viranomaiset puuttuvat yrityksen toimintaan. Lisäksi vajavainen toiminnan dokumentointi voi johtaa tuotteiden tai palveluiden turvallisuus-/laatuongelmiin, yrityksen maineen heikkenemiseen ja se voi menettää pitkäaikaisia asiakkaitaan.

4. Pieni konsultointiyritys – kilpajuoksu ajankäytöstä

Pienessä konsultointiyrityksessä laadunhallintaa ei ole nähty tärkeänä, koska yritys on tottunut toimimaan nopeasti ja ketterästi. Kuitenkin, ilman systemaattista liiketoiminnan parantamista yrityksessä, projektit venyvät ja ongelmatilanteet toistuvat, mikä kuormittaa henkilöstöä. Samat haasteet toistuvat projektista toiseen.

Mitä tapahtuu?

Ilman parannuksia työn laatu kärsii, ja asiakkaat voivat alkaa vaatia enemmän lisätyötä. Tämä johtaa resurssien epäsuotuisaan käyttöön, henkilöstön uupumukseen, ja asiakasprojektien venymiseen – toisin sanoen kulujen kasvamiseen. Lopulta asiakkaat siirtyvät muihin toimittajiin, jotka pystyvät toimittamaan projektit laadukkaammin ja tehokkaammin.

Reaktiivinen suhtautuminen vaatimustenhallintaan ei riitä

Systemaattinen laadunhallinta ei ole vain vaatimustenmukaisuudesta huolehtimista tai operatiivinen pakko, se on liiketoiminnan elinehto, joka auttaa yrityksiä kehittämään asiakastyytyväisyyttä, säästämään resursseja ja säilyttämään kilpailukykynsä.

• Pienissä yrityksissä laadunhallinta auttaa taklaamaan kasvun kompastuskiviä, ja
• suuryrityksissä laadunhallinta on keino varmistaa, että yritys noudattaa vaatimuksia ja hallitsee prosessejaan tehokkaasti.
• Lisäksi laadunhallinta auttaa yritystä kehittämään toimintaansa jatkuvasti, jolloin pienetkin edistysaskeleet ovat merkityksellisiä kun toimintaa tarkastelee pitkällä aikavälillä.

Haluatko lukea lisää vaatimustenmukaisuudesta? Suosittelen sinulle näitä blogeja:

👉 Miten olla vaatimusten mukainen nyt ja tulevaisuudessa? | blogi
👉 Miksi vaatimusten hallinnassa reaktiivisuus ei enää riitä? | blogi
👉 Mitä jatkuva parantaminen on käytännössä? | blogi