Vaatimusten hallinnassa reaktiivinen suhtautuminen ei enää riitä

Vaatimusten hallinta on elintärkeää liiketoiminnan jatkuvuudelle

Yrityksen tulevaisuuden kannalta on ratkaisevaa, että se panostaa systemaattiseen ja ennakoivaan tekemiseen. Tämä antaa yritykselle mahdollisuuden keskittyä siihen, mikä on tärkeintä – menestymiseen muuttuvassa maailmassa.

Yritysten toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti. Kiristyvät vaatimukset eivät ole katoamassa mihinkään, päinvastoin. Tulevaisuudessa yritysten on varauduttava siihen, että niiden toimintaa säädellään yhä tarkemmin.

Sääntely, lainsäädäntö ja erilaiset vaatimukset kasvavat ja monimutkaistuvat jatkuvasti, ja samalla sidosryhmien odotukset yritysten ja organisaatioiden toimintaa kohtaan ovat korkeammalla kuin koskaan.

Tässä maailmassa menestyminen vaatii yrityksiltä enemmän kuin pelkkää tuotteiden ja palveluiden kehittämistä – vaatimusten ja regulaation hallinnasta on tullut keskeinen tekijä liiketoiminnan jatkuvuuden ja kilpailukyvyn säilyttämisessä.

 1. Kasvavat vaatimukset vaativat systemaattista liiketoiminnan hallintaa – reaktiivinen suhtautuminen ei riitä

Monet yritykset ovat tottuneet sopeutumaan uusiin säädöksiin ja lakeihin, mutta tänä päivänä sääntelykenttä on laaja, jossa pelkkä reaktiivinen suhtautuminen ei enää riitä.

GDPR:n kaltaiset tietosuojasäännökset, ympäristövastuuseen liittyvät standardit ja yritysvastuuraportoinnin vaatimukset ovat esimerkkejä sääntelyn osa-alueista, jotka vaikuttavat suoraan liiketoimintaan.

Ilman systemaattista lähestymistä liiketoiminnan johtamiseen, yrityksillä on riski jäädä vaatimusten ja regulaation jalkoihin.

2. Mistä sopivia työkaluja johtamiseen ja vaatimusten hallintaan?

Laadunhallinta tarjoaa yrityksille rakenteelliset työkalut, jotka auttavat varmistamaan liiketoiminnan jatkuvuuden ja strategian mukaisuuden.

Laadunhallinta- tai johtamisjärjestelmät, auttavat tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä, parantamaan prosesseja ja liiketoimintaa jatkuvan parantamisen periaatteiden mukaisesti sekä varmistamaan tuotteiden tai palveluiden vaatimustenmukaisuuden.

Esimerkiksi teollisuudessa standardisoidut laadunvalvontamenetelmät voivat estää tuotannossa tapahtuvat kalliit virheet, kun taas pienemmissä yrityksissä laadunhallinta voi auttaa rakentamaan asiakasluottamusta.

Laadunhallinta- tai johtamisjärjestelmä toimii yrityksen selkärankana. Se ei vain varmista, että vaatimukset ja säädökset täytetään, vaan auttaa myös ennakoimaan ja valmistautumaan muutoksiin sekä varmistaa toiminnan strategian mukaisuuden.

Laatu- ja johtamisjärjestelmä auttaa organisaatiota myös viestinnässä, sillä järjestelmien yhtenä tavoitteena on kerätä kaikki työtäohjaava tieto yhteen paikkaan koko henkilöstön saataville lisäten samalla toiminnan läpinäkyvyyttä.

3. Miten vastuullisuus linkittyy laadunhallintaan?

Yritykset, jotka ottavat vastuullisuuden ja toimintansa läpinäkyvyyden vakavasti, menestyvät pitkällä aikavälillä. Sidosryhmät – mukaan lukien asiakkaat, sijoittajat ja työntekijät – odottavat yrityksiltä kestävää toimintaa, joka huomioi ympäristövaikutukset, sosiaalisen vastuun ja hyvän hallintotavan.

Vastuullisuustyössä pääsee pitkälle jo sen avulla, että yritys tunnistaa lähtötilanteensa eli dokumentoi ja kuvaa toimintansa.

Yritykset, joissa toimintaa on jo laadunhallinnan puitteissa dokumentoitu, saattavat saada hyvinkin ison etumatkan vastuullisuustyössä verrattuna yrityksiin, joissa toimintaa ei juurikaan ole kuvattu tai toimintaperiaatteita määritelty.

4. Miten vaatimusten hallinta vaikuttaa yrityksen tulevaisuuteen ja kilpailukykyyn?

Jatkuvasti kiristyvät vaatimukset eivät ole katoamassa mihinkään, päinvastoin. Tulevaisuudessa yritysten on varauduttava siihen, että niiden toimintaa säädellään yhä tarkemmin. Samalla henkilöstöä tulisi ohjeistaa ja sitouttaa yhtenäisiin toimintaperiaatteisiin ja -tapoihin.

Jos liiketoimintaa ei ole dokumentoitu, yrityksen rakennetta tai prosesseja ei ole kuvattu, tai mikäli yhteinen ymmärrys toimintaympäristön vaatimuksista puuttuu, miten yritys voi kehittää liiketoimintaansa systemaattisesti?

Laadunhallinnan tarjoaa työkaluja muun muassa johtamiseen, toiminnan dokumentointiin, raportointikäytäntöihin, systemaattiseen riskienhallintaan, jatkuvaan parantamiseen ja tietoon perustuvaan päätöksen tekoon – niihin asioihin, joiden avulla yrityksen tulevaisuuteen voidaan vaikuttaa.

Joko yrityksessäsi hyödynnetään laadunhallintaa?

Jos yrityksesi ei ole vielä ottanut laadunhallintaa osaksi strategista toimintasuunnitelmaansa, nyt on korkea aika.

Laadunhallinta ei ole vain ylimääräinen taakka, se on keino helpottaa johtamista ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus.

Haluatko lukea lisää vaatimustenmukaisuudesta tai laadunhallinnasta? Suosittelen sinulle näitä blogeja:

👉 Miten olla vaatimusten mukainen nyt ja tulevaisuudessa? | blogi
👉 Toimintajärjestelmä ei ole päämäärä vaan ratkaisu  | blogi
👉 Mikä on johdon rooli laadunhallinnassa? | blogi