Näin onnistut dokumenttien hallinnassa

Dokumenttien hallinta laatu- tai toimintajärjestelmässä on prosessi, jossa dokumentteja hallitaan siten, että tietoa voidaan luoda, jakaa, järjestää ja tallentaa tehokkaasti. Minkälainen on tehokas dokumenttienhallinnan prosessi? Siihen vastaamme tässä blogissa. 

Mitä kaikkea on järkevää dokumentoida?

Alla olevien kysymyksien avulla voit pohtia kaipaako asia tai kokonaisuus dokumentointia. Mikäli vastaat yhteenkin kohtaan kyllä, suosittelemme asian dokumentointia.

• Vaatiiko jokin standardi tai asetus asian dokumentoinnin?
• Onko dokumentointi työyhteisön kannalta tärkeää?
• Lukeeko joku syntyvän dokumentin? Milloin ja missä tilanteessa?
• Aiheuttaako dokumentoinnin puute työyhteisössä epävarmuutta tai sähläystä?
• Onko dokumentointiin kuluva aika kohtuullinen siitä saataviin hyötyihin nähden?

Millaista dokumentaatiota organisaatiossa on järkevää tuottaa?

• Prosessien avulla kuvaat yrityksen tärkeimmät toiminnot.
• Raportoinnin avulla voit dokumentoida poikkeamien ja läheltäpititilanteiden tunnistamisen ja käsittelyn, ulkoiset ja sisäiset auditoinnit yms.
• Käsikirjojen avulla koostat ohjeistukset organisaation toimintatavoista.
• Dokumentaatiolla tarkoitetaan erilaisia asiakirjoja liittyen organisaation tai tiimien toimintaan. Dokumentaatiota ovat esimerkiksi Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostot.
• Mittaristo – toiminnan mittaamisen avulla luot tietoperusteisen pohjan toimenpidepäätöksille. Sitä mitä mittaat, kehittyy.
• Riskienhallintaan liittyvän dokumentaation avulla kehität systemaattista riskien ja mahdollisuuksien hallintaa.
• Vaikeasti ymmärrettävän tiedon visualisoiminen helposti ymmärrettävään muotoon. Kuten esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin avulla organisaation toimintojen ja järjestelmien välisten riippuvuus- ja vaikutussuhteiden visualisoiminen tai organisaation ekosysteemin mallintaminen.

Näin rakennat organisaatiolle yhtenäisen dokumenttien hallinnan – 7 vaihetta

1. Määrittele toimintajärjestelmäänne liittyvät dokumentit ja tiedot.
2. Päätä, millä järjestelmillä kyseiset dokumentit ja tiedot hallitaan.
3. Luo järjestelmään dokumenttipuu eli kansiorakenne ja määrittele tiedon käyttäjäoikeudet.
4. Määrittele eri dokumenttityyppien elinkaari.
5. Määrittele dokumenttien yhteinen nimeämiskäytäntö.
6. Määrittele tarvittavat dokumenttien valmiit haut tiedon löytämisen helpottamiseksi.
7. Laadi dokumenttien hallinnan ohje, jotta käytännöt pysyvät yhtenäisinä.

Esimerkit dokumentin elinkaaresta sekä dokumenttien hallinta -ohjeistuksen sisällöstä

Kiinnitä huomiota dokumenttipuun rakenteeseen

Dokumenttipuu on yhtä kuin toimintajärjestelmän tiedostojen kansiorakenne. Dokumenttipuun suunnitteluun on hyvä käyttää aikaa, jotta siitä saadaan helppokäyttöinen ja tiedonhallintaa helpottava työkalu.

Dokumenttipuun suunnitteluun liittyykin erityisesti kaksi elementtiä: tiedon löydettävyys ja käyttöoikeuksien hallinta. Näillä kahdella voi eri organisaatioissa olla eri painoarvo. Kannattaa siis pohtia:

• Millä rakenteella tiedot löytyvät helposti?
• Mikä rakenne auttaa hallitsemaan dokumenttien käyttöoikeuksia tarkoituksenmukaisesti?

Esimerkkejä dokumenttipuun rakenteesta:

Dokumenttipuu organisaation mukaan

Dokumenttipuu prosessien mukaan

Dokumenttipuu dokumenttityyppien mukaan

Käsikirja toimii punaisena lankana, kokoamalla tietoa helposti löydettävään muotoon

Organisaatioon, toimintajärjestelmään tai sen osaan liittyvä käsikirja auttaa työntekijöitä, sekä mahdollisesti myös asiakkaita ja yhteistyökumppaneita ymmärtämään, miten toimitaan.

Käsikirja siis toisin sanoen kuvaa organisaation toimintaa, ohjausta ja kehittämistä, jota muu ohjeistus ja prosessikuvaukset täydentävät. Sen rakenne ja kuvattavat asiat voivat muodostua esimerkiksi ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 -standardien, EFQM-mallin tai jonkun muun viitekehyksen mukaan.

Näin lähdet liikkeelle käsikirjan laatimisessa

1. Määrittele ensin käsikirjojen kokonaisuus.
2. Valitse käytettävä viitekehys.
3. Määrittele käsikirjan käyttötarkoitus.
4. Hahmottele rakenne ja sisällysluettelo.
5. Laadi käsikirjan runko toimintajärjestelmään.
6. Jaa eri kappaleiden kuvausvastuut organisaatiossa asiantuntijuuden mukaisesti.
7. Jaa myös sisältöosioiden tarkastus- ja hyväksymisvastuut.
8. Hahmottele käsikirjan sisältö pääpiirteissään, ja löydä ”oma tapa” kuvata asioita.
9. Kirjoita käsikirjan teksti auki ja tee tarvittavat linkitykset järjestelmään.
10. Lukekaa ja katselmoikaa ristiin käsikirjan kuvauksia.

5 vinkkiä käsikirjan kirjoittamiseen

1. Kirjoita niin paljon kuin tarvitsee, mutta niin vähän kuin kehtaat.
2. Kirjoita mahdollisimman yksinkertaisesti ja lyhyesti.
3. Älä kirjoita ”laatulatinaa” tai markkinointikieltä.
4. Älä pyri täydellisyyteen.
5. Älä dokumentoi yksin.

👉 Onnistu laatukäsikirjan laatimisessa – ota vinkit talteen tästä. 

Laatujärjestelmä kokoaa dokumenttien hallinnan yhteen paikkaan

Usein organisaation tieto on pirstaloitunutta ja siiloutunutta, esimerkiksi eri järjestelmiin. Yhtenäisen ja selkeän dokumenttien hallinnan oppiminen organisaatiossa on kriittistä toiminnan tasalaatuisuuden ja jatkuvan kehittämisen mahdollistamiseksi.

Laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmän yleisimmät dokumentit ovat erilaiset työohjeet, prosessikaaviot, poikkeamat ja käsikirjat.

Varmista tehokas ja selkeä dokumenttien hallinta toimintajärjestelmän avulla

IMS-ohjelmisto on kotimainen ja helppokäyttöinen toimintajärjestelmän alusta, jonka avulla keräät toimintaanne ohjaavan ja ajankohtaisen dokumentaation yhteen paikkaan kaikkien saataville. Tilaamalla demon, pääset kokeilemaan ohjelmistoa itse ja halutessasi asiantuntijamme kertoo sinulle, kuinka toimintajärjestelmä helpottaisi yrityksenne arkea.

Suosittelen tutustumaan myös:

👉 Aikasyöppö kuriin – dokumentit hallintaan | blogi + webinaari
👉 Toimintajärjestelmä ja dokumentit osana läpinäkyvää viestintää | blogi + webinaari