Ylläpidä ennakointia ja jatkuvuuden varmistamista myös kriisin aikana

Ennakointi auttaa laadunhallinnassa ja riskienhallinta puolestaan luo jatkuvuutta. Tämä perussääntö pätee, kun halutaan rakentaa ja ylläpitää vastuullista ja pitkäkestoista liiketoimintaa. Se pätee myös nyt, kun joudutaan tekemään nopeita päätöksiä ja muutoksia. Arterin asiakkaissa on paljon organisaatioita, joiden perustehtävään kuuluu pitää huolta valmiudesta toimia vaikeissa ja yllättävissäkin tilanteissa. Mitä heidän osaamisestaan ja prosesseista me muut voisimme oppia on:

• Hyvään laadun- ja riskienhallintaan kuuluu aina valmius muuttaa toimintaa muuttuneeseen tilanteeseen vastaamalla.
• Tämä on mahdollista silloin kun meillä on yhteinen ja ajantasainen ymmärrys toiminnan nykytilasta,
• sekä riittävästi osaamista ja kokemusta muutosten läpiviennistä.

Muutos tapahtuu hallitusti, matkimalla tai hallitsemattomasti

Olen nähnyt esimerkillisiä toteutuksia siitä, miten asiakkaat, henkilöstö ja muut sidosryhmät ovat segmentoitu. Miten sidosryhmien odotuksia ja näkemyksiä on kerätty ja hyödynnetty, sekä miten eri ryhmien näkemyksiä on huomioitu johtamisen ja toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä.

Olen nähnyt myös erittäin hyviä kuvauksia ja analyysejä siitä, miten organisaatio on riskienhallinnan näkökulmasta määrittänyt asioita, joita sen pitää oman toimintansa jatkuvuuden vuoksi huomioida ja seurata. Siellä ovat vuorotelleet talouskriisit, ympäristöriskit ja kestävän kehityksen mahdollisuudet vähän siitä riippuen minkälaisiin skenaarioihin tai swotteihin on luotettu.

Harvalla on kuitenkaan aidosti mietitty tilannetta, jossa nyt olemme. Pandemia, mikä ennen näkemättömällä tavalla laittaa yritykset ja muut organisaatiot arvioimaan toimintaansa ja tekemään muutoksia tuotanto-, palvelu-, johtamis- ja tukiprosesseihinsa. Osa tekee sen hallitusti, osa matkimalla mitä muut tekevät ja osa täysin hallitsemattomasti, koska olemassa olevat prosessit ja johtamiskäytännöt eivät riittävällä tavalla tue tilannetta, jossa pitää tehdä päätöksiä nopeasti.

Hallitse ajattelu- ja toimintakyky myös kriisin aikana 

Onpa organisaation tapa toimia tällä hetkellä joku edellä mainituista tai jotain muuta, se ei poista sitä, että pandemia on todellinen uhka toiminnalle. Erityisesti yrityksille tilanne voi olla riski, josta ei enää selvitä.

Toivon, että koronan aiheuttama yleinen yhteiskunnallinen häiriötila jäisi mahdollisimman lyhyeksi ja siitä noustaisiin nopeasti yhdessä. Sen verran pitkältä se kuitenkin vaikuttaa, että emme voi jäädä seurailijan rooliin missään työssä. Kriisi ei saa viedä kykyä ajatella ja toimia keneltäkään terveenä pysyvältä.

Usein kuultu kommentti kehittämiseen liittyen on ollut se, että kunpa olisi aikaa istua alas ja kuvata prosessi rauhassa, päivittää ne työohjeet tai keskustella toisen prosessinomistajan kanssa miten rajapintoja voisi kehittää. Jatkuva kiire vaikuttaa siihen, ettei ehdi paneutua asiaan kunnolla – nyt aikaa lienee enemmän kehitystyölle.

Anna uusille ajatuksille ja oivalluksille tilaa

Kun aika käy pitkäksi ja turhautuminen alkaa, uusia ajatuksia ja oivalluksia syntyy. Jos olet tässä tilanteessa tämän pandemian aiheuttaman kriisin aikana, anna uusille ajatuksille tilaa. Tämä on ollut vuosisadan leanaushanke monelle. Tosin leanissa ei oikeasti puhuta siitä, miten nopeasti oiotaan mutkat suoriksi, vaan siitä miten asiat saadaan virtaamaan hallitusti.

Se on kuitenkin selvää, että osa nopeasti muutetuista toimintatavoista jää elämään myös koronan jälkeen siksi, että paineistetussa tilassa on tullut viedyksi käytäntöön uusia toimivia työskentelytapoja. Jotkut pakon sanelemista muutoksista jäävät eksperimenteiksi, joista voidaan todeta, että kokeiltu on.

Ennakointia ja jatkuvuuden varmistamista pitää jatkaa ja vahvistaa kaikkialla, sen koronakriisi on ainakin meille jo nyt opettanut.  

Lue lisää:

• Harppaa 3 askeleella kohti leaninpaa työskentelytapaa | blogi
• Muutosjohtaminen – mitä, miten ja miksi? | blogi

Lataa alta Lean arvovirtakuvaus -pikaopas käyttöösi

Haluatko oppia ymmärtämään ja totetuttamaan yhtä leanin perustyökaluista – arvovirtakuvausta? Arvovirtakuvauksen tarkoituksena on löytää prosessista kehityskohteita, esimerkiksi tasaista virtausta estäviä pullonkauloja, joihin prosessitason kehitystoimenpiteet tulisi kohdentaa. Oppaan avulla opit:

• Mitä arvovirtakuvauksella tarkoitetaan?
• Mitä hyötyä arvovirtakuvauksen toteuttamisesta on?
• Kuinka arvovirta voidaan kuvata?
• Arvovirtakuvauksissa käytettävät symbolit ja niiden käyttö