Blogi

Ymmärrä leanista ainakin vaihtelun merkitys

Julkaistu 13.12.2021 kirjoittaja Arter

Paikan valinta resurssi- ja virtaustehokkuuden väliltä on strateginen päätös

Kummassakin on puolensa riippuen tarpeesta ja halusta, mutta molempia ei voida saavuttaa täysin yhtä aikaa.

Emme voi saada palokuntaa, jonka kaikki resurssit olisivat jatkuvassa käytössä, mutta samaan aikaan he voisivat olla valmiudessa sammuttamaan tulipaloa. Täysi resurssien hyödyntäminen syö virtausta, siinä esiintyy pullonkauloja eikä ole mahdollisuutta reagoida luonnolliseen vaihteluun.

Täysi virtaustehokkuus taas vaatii, että resursseja on vapaana ja vaihteluun voidaan varautua. Leanin voidaan katsoa olevan toimintastrategia, joka korostaa virtaustehokkuutta resurssitehokkuuden sijaan.

Vaihtelu vaikuttaa resurssitehokkuuteen

Palataan taas palokuntaesimerkkiin: miksi sen toiminnan on oltava niin resurssitehotonta? Syynä on vaihtelu.

Palokunnan tarvetta on vaikea ennustaa, eli ei tiedetä, tuleeko huomenna yksi, kaksi vai useampi tulipalo. Tämän vuoksi on hyvin vaikea varata juuri oikea määrä resursseja tulipalojen varalta, vaan vaihteluun pitää varautua.

Läpimenoajan – palokunnan tapauksessa sen ajan, kun asiakas soittaa hätäkeskukseen siihen, että palo on saatu hallintaan tai sammutettua – näkökulmasta vaihtelu on vihollinen.

Ilman vaihtelua ei olisi jonoa, jolloin osaisimme aina varata oikean määrän palomiehiä.

Pienellä käyttöasteella vaihtelun merkitys on pieni

Silloin, kun resurssien käyttöaste on pieni, vaihtelun vaikutus on vain vähäinen.

Kun käyttöaste kasvaa, jonosta tulee vaikeasti ennustettava ja esimerkiksi palokunnan tapauksessa tulipalot ja onnettomuudet alkavat kasautua odottamaan palokunnan saapumista.

Sataprosenttisellakin resurssitehokkuudella voit saada lyhyen läpimenoajan, mutta se perustuu puhtaasti tuuriin. Ihmismieli toimii yleensä niin, että kaikki resurssit halutaan käyttöön sataprosenttisesti, koska muuten ajattelemme hukkaavamme resursseja. 👉 Tätä voidaan kutsua tehokkuusparadoksiksi.

Tällä kaavalla laskien voidaan laskea, että 80 % käyttöaste kasvattaa optimiaikaa nelinkertaisesti ja 90 % käyttöaste kasvattaa optimiaikaa jo yhdeksänkertaiseksi.

Käyttöasteen vaikutus ei kuitenkaan ole lineaarinen, vaan eksponentaalinen ja jos resurssien käyttöaste on yli 80 %, läpimenoaika kasvaa nopeasti.

Peukalosääntönä on, että älä nosta käyttöastetta yli 85 %. Ja jos kapasiteetti on sama kuin kysyntä, olet pulassa. Silloin organisaatiosi on palokunta, jolla on sammutustehtäviä enemmän kuin ehditte niitä sammuttamaan.