Tavoitteena 100 % oikein – tätä on kokonaisvaltainen laadunhallinta

Laadunhallinta ei ole pelkkää tuotteiden tai palveluiden laatua – se on kokonaisvaltainen ja johdonmukainen tapa ohjata organisaation toimintaa kohti kestäviä tuloksia – ihannetilannetta, jossa kaikki menee 100% oikein.

Mitä laadunhallinta on?

Laadunhallinta on systemaattista tekemistä, jonka tavoitteena on varmistaa, että yrityksen tuotteet, palvelut ja toiminnot täyttävät sille asetetut vaatimukset.

Organisaation pitää siis pystyä vastaamaan toiminnoillaan sidosryhmien ja muuttuvan toimintaympäristön tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa.

Laadunhallinnan 7 perusperiaatetta – joko hyödynnät niitä?

Laadunhallinta rakentuu muutamien perusperiaatteiden varaan:

1. prosessilähtöiseen toimintatapaan,
2. jatkuvaan parantamiseen,
3. toiminnan dokumentointiin,
4. johdon sitoutumiseen ja ihmisten täysipainoiseen osallistumiseen,
5. asiakaslähtöisyyteen,
6. näyttöihin perustuvaan päätöksen tekoon ja
7. riskiperusteiseen ajattelutapaan.

Nämä kokonaisuudet toistuvat esimerkiksi kansainvälisesti tunnetuimmassa laadunhallinnan viitekehyksessä ISO 9001 -standardissa.

Näitä periaatteita seuraamalla yrityksillä on edellytykset saavuttaa kestävää ja pitkäikäistä liiketoimintaa.

1. Prosessilähtöinen toimintatapa – kohti läpinäkyvää, tehokasta ja yhdenmukaista tekemistä

• Laadunhallinnan perustana on prosessilähtöinen toimintatapa, jossa jokainen vaihe liiketoiminnassa ymmärretään osana suurempaa kokonaisuutta.
• Prosessien kartoittaminen ja selkeä määrittely auttavat organisaatiota tunnistamaan sekä parantamaan työtapojaan – vakioimaan ja kehittämään toimintaansa.
• Prosessilähtöisyys tuo mukanaan järjestelmällisyyttä, sillä dokumentoidut ja johdonmukaisesti noudatetut prosessit vähentävät virheiden määrää, vapauttavat aikaa luovuudelle ja luovat pohjan laadukkaalle toiminnalle.
• Prosessilähtöisyyden avulla yritys luo edellytykset läpinäkyvälle, tehokkaille ja yhdenmukaisille toimintamalleille, joiden avulla kaikki tietävät roolinsa ja vastuunsa.
• ➡️ Aloita prosessilähtöisen toimintatavan hyödyntäminen prosessien kuvaamisella.

2. Jatkuva parantaminen – kilpailukyvyn säilyttäminen pitkällä aikavälillä

• Jatkuvan parantamisen periaate on laadunhallinnan keskiössä, ja se näkyy erityisesti jatkuvasti kehittyvissä toimintatavoissa, joiden avulla organisaatio mukautuu ja kehittyy muuttuvien vaatimusten edessä.
• Jatkuvan parantamisen tavoitteena on löytää tapoja kehittää prosesseja, palveluita ja tuotteita vastaamaan asiakkaiden tarpeita entistä paremmin. Parannukset voivat tarkoittaa niin pieniä prosessiparannuksia kuin suuria kehitysohjelmiakin.
• Jatkuvan parantamisen avulla yritys luo omat menetelmänsä sille, miten se säilyttää kilpailukykynsä pitkällä aikavälillä.
• ➡️ Aloita jatkuvan parantamisen periaatteen hyödyntäminen tutustumalla PDCA-malliin.

3. Toiminnan dokumentointi – laadunhallinnan selkäranka

• Toiminnan dokumentointi on laadunhallinnan kivijalka, sillä selkeä ja systemaattinen toiminnan kirjaaminen helpottaa prosessien seurantaa, auditointeja ja kehitystyötä. Mikäli toimintaa ei ole dokumentoitu, on haasteellista osoittaa vaatimusten mukainen toiminta sekä toiminnan kehittyminen.
• Dokumentointi auttaa myös tiedon siirtämisessä henkilöstön välillä ja varmistaa, että toiminta säilyy laadukkaana myös muutostilanteissa.
• Toiminnan dokumentointi on myös edellytys näyttöihin perustuvalle päätöksenteolle.
• ➡️ Aloita toiminnan dokumentointi dokumentoimalla ainakin organisaationne rakenne, toimintaperiaatteet ja vastuut. Toiminnan dokumentointia on myös prosessien kuvaaminen, käsikirjojen laatiminen, eri kokonaisuuksien visualisoiminen ja toiminnan mittaaminen sekä raportointi.

4. Johdon sitoutuminen ja ihmisten täysipainoinen osallistuminen

• Laadunhallinnassa erityisen tärkeää roolia näyttelee johdon sitoutuminen. Johto toimii esimerkkinä, he asettavat suunnan tekemiselle, varaavat tarvittavat resurssit, rohkaisevat ja kannustavat ja mahdollistavat tavoitteiden saavuttamisen.
• Johdon sitoutumisen lisäksi koko henkilöstö on saatava mukaan ja organisaation tulee tavoitella yhteistä laatukulttuuria, jossa tavoitteet on ymmärretty, vastuut ja päätösvaltuudet määritetty ja henkilöstöä kannustetaan ja koulutetaan tavoitteiden mukaisesti.
• ➡️ Varmista, että laadunhallinta on osa yrityksen strategiaa ja siihen on varattu resursseja.

5. Riskiperusteinen ajattelutapa – ennakointia, varautumista ja mahdollisuuksien tunnistamista

• Riskiperusteinen ajattelutapa on tapa, jolla pyritään tunnistamaan ja varautumaan ennalta mahdollisiin häiriötekijöihin ja tunnistamaan liiketoiminnan mahdollisuuksia. Systemaattisen riskienhallinnan avulla organisaatio voi arvioida, mitkä riskit uhkaavat tavoitteiden saavuttamista ja miten niihin voidaan parhaiten varautua.
• Riskienhallinta ei tarkoita pelkkää varautumista epäonnistumisiin, vaan se on osa proaktiivista suunnittelua ja laadun ylläpitoa sekä mahdollisuuksien tunnistamista.
• Riskiperusteinen ajattelutapa ohjaa organisaatiota kohti kestävää toimintaa, jossa liiketoiminnan häiriöt voidaan ennakoida ja minimoida.
• ➡️ Voit aloittaa siitä, että varmistat että yrityksessäsi riskienhallinta kuuluu jonkun roolin vastuulle. Riskienhallintaa määrittelevät toimintatavat ja periaatteet on myös syytä dokumentoida esimerkiksi käsikirjan ja prosessikuvauksien muotoon. Lisäksi tunnistetut riskit ja mahdollisuudet on järkevää dokumentoida jonnekkin, ainakin sen osalta miten niitä tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan, seurataan ja raportoidaan.

6. Asiakaslähtöisyys ja suhteiden hallinta

• Laadunhallinnan keskeisiin periaatteisiin kuuluu asiakaslähtöisyys. Asiakaslähtöisyys tarkoittaa sitä, että organisaatio ymmärtää ja täyttää asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset.
• Asiakaslähtöisessä toiminnassa yritys tunnistaa, millaisessa toimintaympäristössä se toimii ja millaisia vaatimuksia ja odotuksia sen toimintaan kohdistuu. Lisäksi yritys osaa tunnistaa, mikä on olennaista sen asiakkaille ja sidosryhmille, ja mukauttaa toimintansa sen mukaan.
• Tämä edellyttää jatkuvaa vuoropuhelua sidosryhmien kanssa sekä reagointikykyä asiakkaiden palautteeseen ja muuttuneisiin tarpeisiin sekä toimintaympäristön jatkuvaa seuraamista. Ja ymmärrystä siitä, mitkä asiat ovat toimintaan kohdistuvia vaatimuksia eli niitä asioita, joista ei tingitä ja mitkä ovat odotuksia eli sellaisia asioita, jotka olisi hyvä täyttää.
• Organisaation käyttämät toimittajat, kumppanit ja muut sidosryhmät vaikuttavat organisaation onnistumiseen ja tuloksiin. Onnistuminen on todennäköisempää kun yhteistyösuhteita vaalitaan suunnitelmallisesti ja toimintaa kehitetään yhdessä eteenpäin.
• ➡️ Prosessien kuvaaminen on yksi tapa lisätä asiakaslähtöisyyttä organisaatioon. Kun prosessit on kuvattu, toimintaa on helpompaa kehittää asiakaslähtöisesti, sillä prosessikuvauksien avulla pystytte tunnistamaan prosesseista kohtia, jotka eivät tuota asiakkaalle hyötyä.

7. Näyttöihin perustuva päätöksenteko – kestäviä päätöksiä

• Näyttöihin perustuvan päätöksenteon tavoitteena on, että kaikki päätökset tehdään luotettavan tiedon perusteella.
• Data-analyysit, asiakaspalautteet, sisäisten ja ulkoisten auditointien havainnot, toiminnan raportointi ja mittaaminen sekä erilaiset markkinatutkimukset ovat esimerkkejä tiedonlähteistä, joiden avulla voidaan luoda kattava kuva organisaation nykytilasta ja kehitystarpeista.
• Näyttöön perustuvan päätöksenteon avulla yritys voi varmistaa, että jokainen kehitysaskel perustuu tietoon eikä pelkkään arvioon tai oletukseen.
• ➡️ Toiminnan dokumentoinnin eli liiketoiminnan kuvaamisen, raportoinnin ja mittaamisen avulla organisaatiollasi on mahdollisuus hyödyntää tietoa päätöksen tukena. Sen lisäksi organisaation on helpompi osoittaa toteen muutoksien tuottamat hyödyt esimerkiksi toiminnan mittareiden tai raportoinnin avulla kuin tilanteessa, jossa liiketoimintaa ei mitata tai systemaattiset raportointikäytännön puuttuvat.