Blogi

6 askelta laadunhallinnan aloittamiseen

Julkaistu 11.10.2024 kirjoittaja Ella Lindroos

Jos olet vasta aloittamassa laadunhallintatyötä yrityksessäsi, tässä sinulle 6 keskeistä askelmerkkiä, joista laadunhallinnan kehittäminen kannattaa aloittaa.

1. Varmista johdon sitoutuminen

Laadunhallinta ei ole vain prosessien viilausta, tuotteen viimeistelyä tai laatupäällikön nimeämistä. Se alkaa ylimmän johdon sitoutumisesta. Ilman johdon tukea ja resurssien allokointia laadunhallinta jää helposti irralliseksi projektiksi, joka ei vaikuta yrityksen strategisiin tavoitteisiin.

3 vinkkiä, kuinka sitouttaa johtoa laadunhallintaan:

Aloita siitä, että yrityksessäsi on yhteinen ymmärrys siitä, mitä laadunhallinnalla tarkoitetaan. Varmista, että kaikilla työntekijöillä on selkeä käsitys laadun merkityksestä ja siitä, miten se liittyy heidän työtehtäviinsä ja yrityksen tavoitteisiin.
Järjestä koulutuksia yrityksesi henkilöstölle ja johdolle. Johdon koulutuksissa on tärkeää tuoda esiin laadunhallinnan strategiset hyödyt ja sen vaikutus liiketoiminnan menestykseen.
Hyödynnä numeroita perustellessasi laadunhallinnan tärkeyttä johdolle. Pohdi, millaisia konkreettisia hyötyjä laadunhallinta voi tuoda yritykselle – esimerkiksi vähentyneet reklamaatiot, tehokkaammat prosessit tai parantunut asiakastyytyväisyys. Voit käsitellä asiaa johtoryhmän kanssa esimerkiksi riskienhallinnan näkökulmasta, käsittelemällä esimerkiksi virheiden vähentämisen vaikutuksia tai jatkuvan parantamisen hyötyjä pitkällä aikavälillä.

2. Arvioi lähtötilanne

Ennen kuin yrityksessä lähdetään kehittämään uutta, on tärkeää tunnistaa, missä ollaan tällä hetkellä. Tämä tarkoittaa nykyisten toimintatapojen kartoittamista:

✅ selvitä organisaation nykytila,
✅ historia ja
✅ tavoitteet.

Lähtötilanne on järkevää arvioida, jotta yritykselläsi on yhteinen ymmärrys siitä, onko edessä lyhyt, keskipitkä vai maratoonin mittainen kehitysmatka.

3. Määrittele strategia laadunhallinnalle ja aseta tavoitteet

Seuraavaksi on hyvä laatia strategia ja konkreettiset tavoitteet laadunhallinnan kehittämiseksi.

Pohdi esimerkiksi näitä kysymyksiä tavoitteiden suunnittelussa:

Hyödynnetäänkö yrityksessäsi jotain valmista viitekehystä laadunhallintaan kuten ISO 9001 -standardia?
Tavoitteletteko toiminnan sertifiointia lähitulevaisuudessa? Jos tavoitellaan, mitä edellytyksiä sen suhteen tulee huomioida?
Tarvitseeko yrityksellesi rakentaa laatujärjestelmä vai luonnistuuko toiminnan dokumentointi, mittaaminen ja raportointi olemassa olevilla työkaluilla?
Millaista osaamista tai toimintamalleja yrityksessäsi tulee kehittää, jotta tavoitteisiin on mahdollista päästä?
Ketä kaikkia ja millaisessa roolissa työskenteleviä henkilöitä laatutyöhön tulee ainakin osallistaa?

Tavoitteiden on hyvä olla selkeitä, mitattavissa olevia ja ajallisesti rajattuja. Näin niiden toteutumista voidaan seurata ja arvioida.

4. Luo yhteinen ymmärrys laadusta

Osallista työyhteisö laatuajatteluun.

On tärkeää, että jokaisella työntekijällä on yhteinen käsitys siitä, mitä laatu yrityksessä tarkoittaa. Kun ymmärretään, miten oma työpanos liittyy laatuun ja yrityksen tavoitteisiin, päivittäisessä työssä voidaan tehdä parempia päätöksiä.

Laadunhallinnan näkökulmasta yrityksen on tärkeää tuntea oma liiketoimintaympäristö ja millaiset tekijät siihen vaikuttavat. Siksi yrityksen on järkevää käyttää aikaa siihen, että se dokumentoi sen, mitkä ovat yrityksen liiketoiminnan vaatimukset, jotka sen tulee täyttää aina ja mitkä asiat ovat sidosryhmien odotuksia ja toiveita:

✅ Toiminnan vaatimukset = asiat, jotka tulee täyttää aina. Vaatimukset voivat olla lakiin tai standardiin sidottuja velvoitteita: Sellaisia asioita, joista ei tingitä.
✅ Toiminnan odotukset ja toiveet = asiat, jotka on hyvä täyttää vaatimuksien lisäksi.

5. Kuvaa ja dokumentoi yrityksesi toiminta

Laadunhallinnassa toiminnan kuvaaminen ja dokumenttienhallinta ovat keskeisessä roolissa, sillä:

toiminnan dokumentoinnin avulla yritys voi todentaa toimivansa tietyllä tapaa,
toiminnan dokumentoinnin avulla yritys pystyy tunnistamaan mahdollisten poikkeamien syyt,
lisäksi toiminnan dokumentoinnin avulla yritys luo edellytykset liiketoiminnan mittaamiselle ja tietoon perustuvaan päätöksentekoon.

Liikeoiminnan dokumentointi ja kuvaaminen on esimerkiksi:

✅ yrityksen rakenteen, toimintaperiaatteiden ja vastuiden dokumentointia,
✅ prosessien kuvaamista,
✅ käsikirjojen laatimista,
✅ uhkien ja mahdollisuuksien systemaattista hallintaa,
✅ eri kokonaisuuksien visualisoimista kuten toimintaympäristön sekä
✅ toiminnan mittaamista ja raportointia.

Toiminnan dokumentoinnin avulla organisaatio pystyy tunnistamaan toimintaansa sisältyvät yksityiskohdat ja kokonaisuudet, jotka ovat merkityksellisiä asiakkaalle, henkilöstölle ja prosesseille tai taloudelle.

Toimintaa dokumentoidessasi suosittelemme huomioimaan ainakin nämä kolme seikkaa.

Osallista henkilökuntaa toiminnan dokumentointiin. Yhdessä dokumentoitu tieto tulee todennäköisemmin käyttöön ja vastuunjakaminen dokumentaation ylläpidosta on järkevää.
Varmista, että koko henkilökunnalla on pääsy toimintaa ohjaavaan ja ajantasalla olevaan dokumentaatioon, sillä vain helposti saatavilla oleva ja ajantasainen tieto tuottaa käyttäjilleen hyötyä.
Määrittäkää toiminnan dokumentoinnille yhteiset toimintatavat eli minne ja missä muodossa tietoa dokumentoidaan ja kuka vastaa minkäkin tiedon ajantasaisuudesta.

6. Mittaa toimintaa ja panosta jatkuvan parantamisen metodeihin

Laadunhallinta ei ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkuva prosessi.

Tavoitteiden toteutumista ja laadun kehittymistä on seurattava mittareiden ja raportointikäytäntöjen avulla. Kun mittaustuloksia analysoidaan säännöllisesti, nähdään, missä parannuksia on saavutettu ja mitkä alueet vaativat vielä työtä – se mitä mittaat, kehittyy.

Jatkuvan parantamisen kulttuuri varmistaa, että yrityksen toiminta kehittyy ja mukautuu asiakkaiden ja sidosryhmien muuttuviin tarpeisiin.